2025-07 Автор: Кубик.

Електронний журнал обліку особового складу

4 грудня 2024 року Міністерство оборони України оприлюднило новину про публікацію наказу №687 від 14.10.2024 року "Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України". Цим законом вводиться форма Електронного журналу обліку особового складу, далі скорочено ЕЖООС. І хоча запропонований електронний журнал є лише набором таблиць Excel, цей крок є важливим на шляху до цифровізації обліку особового складу. Наказ повністю легалізував право використовувати Excel для обліку особового складу і наказав військовим частинам почати вести облік в формі Excel і припинити ведення частини паперових книг/журналів з 01.09.2025 року до впровадження спеціального програмного забезпечення.

МОУ надає додаток 1 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України Електронний журнал. Зразок, який надає Міністерство для практичного використання, не придатний і для того, щоб налагодити облік, а не створити собі додатковий звіт, його треба суттєво доопрацювати.
У цій статті надається шаблон, який майже на 100% відповідає визначеним вимогам Закону, але при цьому нормалізований з точки зору структури даних, не передбачає повторного введення одних і тих самих даних, дає можливість вести у зручному вигляді штатно-посадовий, персональний і статистичний облік, використовує сучасні можливості Excel і може стати дійсно, якщо не єдиним, то основним інструментом обліку особового складу в підрозділі. Завдяки реалізації додаткових аркушів переміщення і зміни статусу військовослужбовців, з'являється можливість працювати з інформацією кільком відповідальним особам, після чого лише обмінюватися повідомленнями лише про зміни. Це буде зручно для військових частин із великою кількістю військовослужбовців.

Через те, що файл містить дійсно велику кількість формул, під час введення даних і під час звичайного аналізу обов'язково потрібно відключати автоматичне обчислення формул.
Шаблон буде розвиватися, а на телеграм-каналі УПА, я публікуватиму оновлення та поради щодо того, як ним користуватися і вести облік.

Давайте розглянемо основні принципи обліку в ЕЖООС на цьому зразку.

Технічні моменти, позначення, припущення.

1. Зелений колір аркушів. Аркуш відповідає вимогам наказу МОУ, проте на аркуші ООС є відхилення в порядку колонок - це зроблено навмисно для зручності подання та аналізу інформації. Нагадую: основна мета цього файлу - ведення реального обліку та забезпечення необхідною аналітикою, а не просто заповнення визначеної форми. Як зробити з цього файлу визначену форму буде наведено окремо. Головне - у вас вже будуть усі необхідні дані, які потрібні.
2. Жовтий колір аркуша або колонки - це додаткова інформація, яка не передбачена додатком 1, але введена для забезпечення якісного обліку. Оранжевий колір колонки означає службову колонку, яка призначена для зв'язку між аркушами або оптимізації розрахунків.
3. Світло-жовтим кольором підсвічено колонки, в яких містяться формули (крім аркушу ШПО) і які обчислюються автоматично. Світло-помаранчевим кольором підсвічено колонки, значення в яких потрібно обирати з переліку. Списки переліку налаштовуються на аркуші Налаштування і можуть змінюватися індивідуально відповідно до потреб вашого обліку.
4. Колонка ІПН в усіх аркушах підсвічується зеленим кольором і виділяється жирним шрифтом, якщо контрольна сума коду є правильною. ІПН є ключом, поле обов’язкове для заповнення на всіх аркушах, крім аркуша Тимчасово прибулі.
5. Всі тестові дані, які наведені в прикладі, згенеровані випадковим чином. Будь-які збіги - абсолютно випадкові. Номери ВОС також навмисно згенеровані і не відповідають назвам посад.
6. Усі таблиці побудовані на так званих "смарт-таблицях" Excel. Головна перевага смарт-таблиць - це можливість контролювати і змінювати формули в усій колонці, а при додаванні рядків усі формули, форматування тощо автоматично поширюються на новий рядок. Більше інформації про роботу зі "смарт-таблицями" за посиланням на сайті підтримки Microsoft.
7. Усі аркуші захищені від редагування, пароль порожній. Редагувати дозволено все, крім форматування клітинок - це зроблено для захисту форматування, яке реалізовано через механізм умовного форматування. Завжди працюйте в такому режимі: знімайте захист тільки тоді, коли вам потрібно додати рядки в смарт-таблицю. При роботі на захищеному аркуші зі смарт-таблицею існує обмеження: при додаванні нових рядків, таблиця не розширюється автоматично, як на незахищеному аркуші, і додавати рядки може бути не зручно. Тому перед додаванням нових рядків просто знімайте захист аркуша, а після завершення додавання рядків - знову його ставте. Це актуально для аркушів ООС, Переміщення, Статуси.

Аркуш Штатно-посадовий облік (ШПО)

Зазвичай щось схоже і зараз ведеться в кожному підрозділі та частині, і головна відмінність наведеного шаблону ЕЖООС полягає в тому, що цей аркуш буде заповнюватись автоматично. Тобто забудьте про те, що людей потрібно копіювати з одного рядка в іншій - це відбуватиметься автоматично. Ручне заповнення цього аркуша буде потрібно тільки в моменти, коли до вашого штату будут приходити зміни, і виникне потреба додати нові посади або видалити існуючі.

Колонки "Підрозділ" і "Статус" не передбачені додатком, але вони обов'язкові, оскільки за їхніми даними підраховуюється інформація для статистичного обліку на аркуші Статистика.

Аркуш облік особового складу (ООС)

Цей аркуш містить основну інформацію по персональний облік військовослужбовця. Частина інформації вводиться вручну, частина збирається з інших аркушів. Реалізовано дві версії обліку: спрощену та повну. У спрощеній версії номер (індекс) посади і статус військовослужбовця для табеля вносяться безпосередньо на цьому аркуші. У повній версії ведуться додатково два аркуші для ведення історії переміщень і змін статусу, які дозволяють повноцінно організувати роботу відділу персоналу і стройової частини, реєструвати та накопичувати всі зміни. Повний варіант рекомендован до ведення військовим частинам, окремим батальйонам, де є відповідні служби, і облік розділений між декількома відповідальними особами, що дозволяє кожному вносити лише свою частину інформації, а потім об'єднувати її в головному файлі. Спрощена версія простіша у використанні, її буде достатньо для обліку на рівні роти - вона дозволить відслідковувати поточний стан підрозділу і не ускладнювати облік.

Аркуш посади

Ключовий елемент ЕЖООС і важливе нововведення. Якщо раніше додавання або видалення посад по суті дорівнювало тому, що потрібно було завезти нову книгу, в яку переписували все, за винятком змін, тепер це просто додавання нових рядків у таблицю або відмітка рядків, які стали неактуальними. У наведеному шаблоні аркуш посади повністю відповідає вимогам, також в нього додані стовпчики, які відображають інформацію про підрозділ. Не уявляю, чому їх не має в зразку від МОУ.
Індекс посади має бути унікальний і не повинен змінюватись. Це важливо, бо ЕЖООС зберігає історію посад, і коли посада видаляється, вона залишається як історія в цій таблиці та в послужному списку військового, який її займав. Посади, які виведені зі штату, візуально показані як закреслені.

Відносьтесь до індекса як просто до коду, який не несе жодного смислового значення. Звісно, непогано закласти в індекс якусь логіку: наприклад, надавати посадам в межах підрозділу номери, які починаються однаково, а далі відображати номер посади всередині підрозділу, збільшувати їх, наприклад, з кроком 10, щоб мати можливість вставляти й після сортування вони ставали в ієрархію. Однак вести це в Excel може бути складно, особливо у великих структурах. Залежно від розміру підрозділу візьміть запас по кількості символів і не починайте номер з нулів, як наведено в прикладі МОУ (000100). Якщо у вас шестизначні номери, раджу починати нумерацію з номера 200000, якщо восьмизначні - 20000000 і т.п. Слід пам'ятати, що індекси посадам присвоюються на рівні військової частини, тому лінійні підрозділи мають отримати від свого верхнього штабу свій перелік посад із вже заповненими номерами, які треба вказати на цьому аркуші.

Аркуш статистика

На цьому аркуші збирається статистична інформація по підрозділу. Форма, яка реалізована, зроблена відповідно до вимог Закону. Її можно змінити згідно ваших потреб, або зробити аналогічний аркуш і реалізувати такі форми, які вам потрібні. Цей аркуш - результат обліку, тому його можно відображати так, як зручно командирам і начальникам штабів, за потреби налаштовувати аналогічні статистичні форми.

Опис і особливості роботи інших аркушів Виключені, Тимчасово вибувші\прибувші, Табель, Переміщення, Статуси будуть розглянуті в наступній статті по веденню електронного журналу. Рекомендації, як почати облік на телеграм-каналі УПА.

Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі УПА ("Українська паперова армія"). Обговорення і питання в групі в Signal за посиланням. Використання і підтримка безкоштовна для СОУ. Буду вдячний за Ваш добровільний донат на банку або відгук у формі зворотнього зв'язку.

Чи була Вам корисна інформація? Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋

Історія версій:

15.07.2025 Версія 1.4 Повна (Поточна): upaezhoos14.zip
Повна версія шаблону для ведення електронного журналу особового складу.
Для роботи з файлом потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.