2025-07 Автор: Кубик.

Електронний журнал обліку особового складу

04.12.2024 Міністерство оборони України оприлюднило новину про публікацію наказу №687 від 14.10.2024 "Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України". Цим наказом введена форма Електронного журналу обліку особового складу, далі скорочено ЕЖООС. Запропонований електронний журнал є лише набором таблиць Excel, але це вже є важливий крок на шляху до цифровізації обліку особового складу. Наказ узаконив право використовувати Excel для обліку особового складу і наказав військовим частинам почати вести облік в формі Excel і припинити ведення частини паперових книг/журналів по обліку особового складу з 01.09.2025 року до впровадження спеціального програмного забезпечення.

МОУ надає додаток 1 до інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України Електронний журнал. Зразок, який надає Міністерство для практичного використання, треба доопрацювати, щоб дійсно налагодити облік. У цій статті надається шаблон, який відповідає визначеним вимогам наказу, але при цьому нормалізований з точки зору структури даних, запобігає повторному вводу одних і тих самих даних, дає можливість вести у зручному вигляді штатно-посадовий, персональний і статистичний облік військовослужбовців, використовує сучасні можливості Excel і може стати, якщо не єдиним, то основним інструментом обліку особового складу в підрозділі і частині. Завдяки реалізації додаткових аркушів переміщення і зміни статусу військовослужбовців, з'являється можливість працювати з інформацією кільком відповідальним особам, після чого лише обмінюватися повідомленнями про зміни. Це буде зручно для військових частин із великою кількістю військовослужбовців, коли обліком займається декілька осіб і гостро стає питання одночасної роботи.

Шаблон буде розвиватися, а на телеграм-каналі Українська непаперова, публікуватиму оновлення та поради щодо того, як ним користуватися і вести облік.

Розглянемо основні принципи обліку в ЕЖООС на прикладі. Посилання, щоб завантажити приклад-шаблон в кінці статті.

Технічні моменти, позначення, припущення.

1. Зелений колір аркушів. Аркуш відповідає вимогам наказу МОУ.
2. Жовтий колір аркуша або колонки - це додаткова інформація, яка не передбачена додатком 1, але введена для забезпечення більш розширеного обліку. Оранжевий колір колонки означає службову колонку, яка призначена для зв'язку між аркушами або оптимізації розрахунків.
3. Світло-жовтим кольором підсвічено колонки, в яких містяться формули (крім аркушу ШПО) і які обчислюються автоматично. Світло-помаранчевим кольором підсвічено колонки, значення в яких потрібно обирати з переліку. Списки переліку налаштовуються на аркуші Налаштування і можуть змінюватися індивідуально відповідно до потреб обліку частини.
4. Колонка ІПН в усіх аркушах підсвічується зеленим кольором і виділяється жирним шрифтом, якщо контрольна сума коду є правильною. ІПН є ключом, поле обов’язкове для заповнення на всіх аркушах, крім аркуша Тимчасово прибулі.
5. На аркуші ООС є відхилення в порядку колонок - це зроблено навмисно для зручності подання та аналізу інформації. Нагадую: основна мета цього файлу - ведення реального обліку та забезпечення необхідною аналітикою, а не просто заповнення визначеної форми. Щоб зробити з цього файлу прикладу строго визначену формулу є декілька варіантів, про це окремо, головне - у вас вже будуть усі необхідні дані, які потрібні
6. Всі тестові дані, які наведені в прикладі, згенеровані випадковим чином. Будь-які збіги - випадкові. Номери ВОС також згенеровані і не відповідають назвам посад.
7. Усі таблиці побудовані на так званих "смарт-таблицях" Excel. Головна перевага смарт-таблиць - це можливість контролювати і змінювати формули в усій колонці, а при додаванні рядків усі формули, форматування тощо автоматично поширюються на новий рядок. Більше інформації про роботу зі "смарт-таблицями" за посиланням на сайті підтримки Microsoft.
8. Через те, що файл містить велику кількість формул, під час введення даних і під час звичайного аналізу краще відключати автоматичне обчислення формул в Ексель, особливо при великій кількісті(від декількох тисяч) особового складу.
9. Усі аркуші захищені від редагування, пароль порожній. Редагувати дозволено все, крім форматування клітинок - це зроблено для захисту форматування, яке реалізовано через механізм умовного форматування. Працюйте в такому режимі: знімайте захист, коли вам потрібно додати рядки в смарт-таблицю. При роботі на захищеному аркуші зі смарт-таблицею існує обмеження: при додаванні нових рядків, таблиця не розширюється автоматично, як на незахищеному аркуші, і додавати рядки може бути не зручно. Тому перед додаванням нових рядків просто знімайте захист аркуша, а після завершення додавання рядків - знову його ставте.

Аркуш Штатно-посадовий облік (ШПО)

Зазвичай щось схоже і зараз ведеться в кожному підрозділі та частині, і головна відмінність наведеного шаблону ЕЖООС полягає в тому, що цей аркуш буде заповнюватись автоматично. Тобто забудьте про те, що людей потрібно копіювати з одного рядка в іншій - це відбуватиметься автоматично. Ручне заповнення цього аркуша буде потрібно тільки в моменти, коли до вашого штату будут приходити зміни, і виникне потреба додати нові посади або видалити існуючі.

Колонки "Підрозділ" і "Статус" не передбачені додатком, але вони обов'язкові, оскільки за їхніми даними підраховуюється інформація для статистичного обліку на аркуші Статистика.

Аркуш облік особового складу (ООС)

Цей аркуш містить основну інформацію про персональний облік військовослужбовця. Частина інформації вводиться вручну, частина збирається з інших аркушів. Реалізовано дві версії обліку: спрощену та повну. У спрощеній версії номер (індекс) посади і статус військовослужбовця для табеля вносяться безпосередньо на цьому аркуші. У повній версії ведуться додатково два аркуші для ведення історії переміщень і змін статусу, які дозволяють повноцінно організувати роботу відділу персоналу і стройової частини, реєструвати та накопичувати всі зміни. Повний варіант рекомендован до ведення військовим частинам, окремим батальйонам, де є відповідні служби, і облік розділений між декількома відповідальними особами, що дозволяє кожному вносити лише свою частину інформації, а потім об'єднувати її в головному файлі. Спрощена версія простіша у використанні, її буде достатньо для обліку на рівні роти - вона дозволить відслідковувати поточний стан підрозділу і не ускладнювати облік.

Аркуш посади

Ключовий елемент ЕЖООС і важливе нововведення. Якщо раніше додавання або видалення посад по суті дорівнювало тому, що потрібно було завезти нову книгу, в яку все переписати і додати зміни, тепер це просто додавання нових рядків у таблицю або відмітка рядків, які стали неактуальними. У наведеному шаблоні аркуш посади відповідає вимогам, також в нього додані стовпчики, які відображають інформацію про підрозділ. Не розумію, чому їх не має в зразку від МОУ.
Індекс посади має бути унікальний і не повинен змінюватись. Це важливо, бо ЕЖООС зберігає історію посад, і коли посада видаляється, вона залишається як історія в цій таблиці та в послужному списку військового, який її займав. Посади, які виведені зі штату, візуально показані як закреслені.

Відносьтесь до індекса як просто до коду, який не несе жодного смислового значення. Звісно, непогано закласти в індекс якусь логіку: наприклад, надавати посадам в межах підрозділу номери, які починаються однаково, а далі відображати номер посади всередині підрозділу, збільшувати їх, наприклад, з кроком 10, щоб мати можливість вставляти й після сортування вони ставали в ієрархію. Однак вести це в Excel може бути складно, особливо у великих структурах. Залежно від розміру підрозділу візьміть запас по кількості символів і не починайте номер з нулів, як наведено в прикладі МОУ (000100). Якщо у вас шестизначні номери, раджу починати нумерацію з номера 200000, якщо восьмизначні - 20000000 і т.п. Слід пам'ятати, що індекси посадам присвоюються на рівні військової частини, тому лінійні підрозділи мають отримати від свого верхнього штабу свій перелік посад із вже заповненими номерами.

Аркуш статистика

На цьому аркуші збирається статистична інформація по підрозділу. Форма, яка реалізована, зроблена відповідно до вимог наказу. Її можно змінити згідно ваших потреб, або зробити аналогічний аркуш і реалізувати такі форми, які вам потрібні. Цей аркуш - результат обліку, тому його можно відображати так, як зручно командирам і начальникам штабів, за потреби налаштовувати аналогічні статистичні форми.

В другій частині статті опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель.

Про проект "Непаперова армія".
Інформація, щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі. Обговорення і питання в групі в Signal за посиланням. Використання і підтримка безкоштовна для СОУ. Зворотній зв'язок дуже важливий, залишайте Ваші відгуки або задавайте питання в формі зворотнього зв'язку.

Чи була Вам корисна інформація? Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋

Історія версій:

Для роботи з файлом ЕЖООС потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.

10.08.2025 Версія 1.6 Повна і Спрощена (Поточна) upa_ezhoos_1_6.zip: Скачати
Повна версія, зміни:

• Аркуш ООС.
  • Переміщення колонка звідки прибув і контроль дублів по посаді переміщенні на аркуш ООС.
  • Якщо дубль колонка 430 індекс посади підсвічується червоним текстом.
  • Колонки поточна посада і останній тип наказу перенесені в середину аркушу для більш зручного відображення і додані на аркуш виключені.
  • Колонка Статус підсвічена зеленим.
  • Додани колонки Дата з, Дата по, Коментар для сумісності з скороченою версією.
• Аркуш Виключені. Аналогічно аркушу ООС для сумісності при копіюванні.
• Аркуш табель
  • Оптимізована підсвітка, при зміні статусу день в якому статус змінився підсвічується. Що дозволяє відфільтрувати і побачити зміни які відбулись за день.

Спрощена версія.

• Аналогічно повній версії.
• Аркуш ООС. Формули замінені на можливість редагування статусів.
• Видалено аркуш "Статуси"

29.07.2025 Версія 1.5 Повна (Поточна) upa_ezhoos_1_5.zip: Скачати

• Оптимізована робота з переміщенням. На аркуші переміщення вказуються тільки накази по переміщенню особового складу, виведенню в або поверненню з розпорядження. Прибуття відображається безпосередньо на аркуші ООС при реєстрації людини.
• Додана можливість обирати декілька типів наказів переведення в розпорядження. Перелік видів наказів перенесено в список, який можно налаштовувати згідно потреб.
• На аркуші Виключені нумерація колонок приведена у відповідність до форми визначеної наказом.
• На аркуш Посади додана колонка ГО, для фіксації грошового окладу.

15.07.2025 Версія 1.4 Повна (Поточна) upa_ezhoos_1_4.zip: Скачати
Повна версія шаблону для ведення електронного журналу особового складу.
Для роботи з файлом потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.