Дата: 2025-07(Оновлено: 2026-01) Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Автоматизований електронний журнал обліку особового складу

Нормативна база, щодо ведення обліку особового складу

Знідно наказу №687 від 14.10.2024 "Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України" введена форма Електронного журналу обліку особового складу, далі скорочено ЕЖООС. По суті сукупність таблиць Excel визначеної структури, але це важливий крок до хоч якоїсь цифровізації обліку особового складу. Наказом узаконенюється використання Excel для обліку і надається чітка команда військовим частинам почати вести облік особового складу в Excel і припинити ведення більшості паперових книг і журналів обліку особового складу з 01.09.2025 року до впровадження спеціального програмного забезпечення.

МОУ надає Додаток 1 до інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України Електронний журнал. Зразок, який надає Міністерство для практичного використання, треба доопрацювати, щоб було зручно і якісно.
В наведених матеріалах надається доопрацьований, автоматизований шаблон і інструкції до нього. Шаблон відповідає вимогам наказу, але при цьому нормалізований з точки зору структури даних, запобігає повторному вводу одних і тих самих даних, дає можливість повноцінно вести штатно-посадовий, персональний і статистичний облік військовослужбовців. В шаблоні використані сучасні можливості Excel і зроблено все, щоб ЕЖООС міг стати, якщо не єдиним, то основним інструментом обліку особового складу в військовій частині і її підрозділах. Завдяки реалізації додаткових аркушів Переміщення і Статуси військовослужбовців, є можливість працювати з інформацією кільком відповідальним особам, після чого лише обмінюватися повідомленнями про зміни. Це буде зручно для військових частин із великою кількістю військовослужбовців, коли обліком займається декілька осіб і гостро стає питання одночасної роботи.

В статтях детально розглянуто принципи ведення електронного журналу обліку особового складу з урахуванням доопрацювань версії ЕЖООС від Кубик. На Youtube каналі "Школа штабної культури" вийшов короткий відеоогляд, що таке ЕЖООС і порівння версії ЕЖООС від Кубик з регламентованою версією Міністерства оборони України.

Аркуш Штатно-посадовий облік (ШПО)

Зазвичай щось схоже і зараз ведеться в кожному підрозділі та частині, і головна відмінність наведеного шаблону полягає в тому, що цей аркуш буде заповнюватись автоматично. Тобто забудьте про те, що людей потрібно копіювати з одного рядка в іншій - це буде відбуватися автоматично.

Колонки "Підрозділ" і "Статус" не передбачені додатком, але вони обов'язкові, оскільки за їхніми даними підраховуюється інформація для статистичного обліку на аркуші Статистика, ну і взагалі як же без них.

Аркуш облік особового складу (ООС)

Цей аркуш містить основну інформацію про персональний облік військовослужбовця. Частина інформації вводиться вручну, частина збирається з інших аркушів.
Коли людина потрапляє в підрозділ вона додається в список і знаходиться в списку до виключення зі списку. На аркуші такош додані додаткові колонки відносно офіційного журналу, для того щоб забезпечити якісний облік. Також на аркуш формулами збирається інформація з інших аркушів, таких як переміщення, звання, статуси, посади, контракти і не треба декілька разві вказувати номери наказів чи дат прийняття посад, це вказується один раз на акруші, який відповідає за цю інформацію. Для зручності всі клітинки які мають формули і заповнюються автоматично підсвічуються жовтим кольором.

Аркуш посади

Ключовий елемент ЕЖООС і важливе нововведення яке дозволяє організувати повноцінно збереження історії посад, а значить і історії переміщень військовослужбовця між посадами і це тепер можна буде відслідкувати не тільки через архів наказів, а прям тут в ЕЖООС. У наведеному шаблоні аркуш посади відповідає вимогам, на аркуш додані стовпчики, які відображають інформацію про підрозділ. Не розумію, чому їх не має в зразку від МОУ. З версії 2.0 додано додатковий аркуш і таблиці, які забезпечують відображення і ведення ієрархічної структури підрозділу і автоматичне формування повних назв посад, але про це окремо далі.
Ключове поле аркушу - Індекс посади він має бути унікальний і не повинен змінюватись. Це важливо, бо ЕЖООС зберігає історію посад, і коли посада видаляється, вона залишається, як історія в цій таблиці та в послужному списку військового, який її займав. Посади, які виведені зі штату, візуально показані як закреслені.

Відносьтесь до індекса як просто до коду, який не несе смислового значення. Звісно, було б корисно закласти в нього логіку: наприклад, надавати посадам в межах підрозділу номери, які починаються однаково, а далі відображати номер посади всередині підрозділу і т.п. Але вести це в Excel вручну складно, плюс відбуваються зміни, тому заморочуватися не варто.
Єдине, що раджу зробити, це закодувати в новій нумерації поточну на момент переходу. Тобто якщо у вас були номери наприклад від 1 до 1547, зробить їх в ЕЖООС від 100001 до 101547, а нові зміни почніть з 105001 або з 110000 або взагалі з 200001. Ну і ще запасну роту або якісь інші особливі підрозділи які знаходяться на окремому штаті виділить з якогось службового префіксу наприклад 911001 або щось таке.
Залежно від розміру підрозділу візьміть запас по кількості символів і не починайте номер з нулів, як наведено в прикладі МОУ (000100) робить одразу 100100. Слід пам'ятати, що індекси посадам присвоюються на рівні військової частини, тому лінійні підрозділи мають отримати від свого верхнього штабу свій перелік посад із вже заповненими номерами. В наступних статтях, про це буде розказано більш детально.

Аркуш статистика

На цьому аркуші збирається статистична інформація по підрозділу. Форма, яка реалізована, зроблена схожою до зразка, але ця форма не є регламентованою. Її можна і треба змінювати згідно ваших потреб. По суті цей аркуш - відображає ваш БЧС і статистику, яка потрібна вашим командирам. Робить, як вам потрібно і зручно для формування той купи звітів, яку ви надаєте. В наведеному прикладі беріть зразки формул як витягувати різну чисельність з аркушів ШПО і ООС, можна робити масивними формулами, можно по класиці, працює однаково, тут вже хто на що гаразд.

Статті і рекомендації по веденню ЕЖООС від Кубик:

video_libraryВідеоогляд наданого приклада на нашому Youtube каналі:

Частина 2. Опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель

Версія ЕЖООС від Кубик 2.0. Довідник підрозділи і автоматичне формування повних назв посад.

Частина 3. Початкове заповнення даних і перехід на ЕЖООС від Кубик

Частина 4. Формування офіційної версії ЕЖООС згідно вимог МОУ

Розрахунок стажу військовослужбовців. Рекомендація і приклад як вести облік періодів служби військовослужбовців і автоматизація розрахунку вислуги років.

Технічні особливості і позначення в ЕЖООС від Кубик.

1. Зелений колір аркушів. Аркуш відповідає вимогам наказу МОУ.
2. Жовтий колір аркуша або колонки - це додаткова інформація, яка не передбачена додатком 1, але введена для забезпечення більш розширеного обліку. Оранжевий колір колонки означає службову колонку, яка призначена для зв'язку між аркушами або оптимізації розрахунків.
3. Світло-жовтим кольором підсвічено колонки, в яких містяться формули (крім аркушу ШПО) і які обчислюються автоматично. Світло-помаранчевим кольором підсвічено колонки, значення в яких потрібно обирати з переліку. Списки переліку налаштовуються на аркуші Налаштування і можуть змінюватися індивідуально відповідно до потреб обліку частини.
4. Колонка ІПН в усіх аркушах підсвічується зеленим кольором і виділяється жирним шрифтом, якщо контрольна сума коду є правильною. ІПН є ключом, поле обов’язкове для заповнення на всіх аркушах, крім аркуша Тимчасово прибулі.
5. Всі тестові дані, які наведені в прикладі, згенеровані випадковим чином. Будь-які збіги - випадкові. Номери ВОС також згенеровані і не відповідають назвам посад.
6. Усі таблиці побудовані на так званих "смарт-таблицях" Excel. Головна перевага смарт-таблиць - це можливість контролювати і змінювати формули в усій колонці, а при додаванні рядків усі формули, форматування тощо автоматично поширюються на новий рядок. Більше інформації про роботу зі "смарт-таблицями" за посиланням на сайті підтримки Microsoft.
7. Через те, що файл містить велику кількість формул, під час введення даних і під час звичайного аналізу краще відключати автоматичне обчислення формул в Ексель, важливо при великій кількісті(від декількох тисяч) особового складу.
8. Усі аркуші захищені від редагування, пароль порожній. Редагувати дозволено все, крім форматування клітинок - це зроблено для захисту форматування, яке реалізовано через механізм умовного форматування. Працюйте в такому режимі: знімайте захист, коли вам потрібно додати рядки в смарт-таблицю. При роботі на захищеному аркуші зі смарт-таблицею існує обмеження: при додаванні нових рядків, таблиця не розширюється автоматично, як на незахищеному аркуші. Тому перед додаванням нових рядків просто знімайте захист аркуша, а після завершення додавання рядків - знову його ставте. Якщо аркуш не захищено, при копіюванні через буфер із зовнішніх таблиць, або між аркушами обов'язково вставляйте дані з буферу як значення, щоб не порушувати умовне форматування.

Для роботи з файлом ЕЖООС від Кубик потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.

Довідка і історія змін за посиланням.

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

Для отримання актуальної версії шаблону Excel надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, посилання для скачування буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.

Також посилання можно отримати в автоматичному режимі, якщо зробити донат "На Українську непаперову".

Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.

Чи була Вам корисна інформація?

Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋