Дата: 2025-07(Оновлено: 2026-01) Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Автоматизований електронний журнал обліку особового складу

Нормативна база, щодо ведення обліку особового складу

04.12.2024 Міністерство оборони України оприлюднило новину про публікацію наказу №687 від 14.10.2024 "Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України". Наказом введена форма Електронного журналу обліку особового складу, далі скорочено ЕЖООС, по суті набор таблиць Excel визначеної структури, але це важливий крок до цифровізації обліку особового складу. Наказ узаконив право використовувати Excel для обліку і наказав військовим частинам почати вести облік в Excel і припинити ведення частини паперових книг/журналів по обліку особового складу з 01.09.2025 року до впровадження спеціального програмного забезпечення.

МОУ надає додаток 1 до інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України Електронний журнал. Зразок, який надає Міністерство для практичного використання, треба доопрацювати, щоб дійсно вести облік в такому форматі. В наведених матеріалах надається доопрацьований, автоматизований шаблон і інструкції до нього. Шаблон відповідає вимогам наказу, але при цьому нормалізований з точки зору структури даних, запобігає повторному вводу одних і тих самих даних, дає можливість вести у зручному вигляді штатно-посадовий, персональний і статистичний облік військовослужбовців. В шаблоні використані сучасні можливості Excel і зроблено все, щоб ЕЖООС міг стати, якщо не єдиним, то основним інструментом обліку особового складу в підрозділі і частині. Завдяки реалізації додаткових аркушів переміщення і зміни статусу військовослужбовців, з'являється можливість працювати з інформацією кільком відповідальним особам, після чого лише обмінюватися повідомленнями про зміни. Це буде зручно для військових частин із великою кількістю військовослужбовців, коли обліком займається декілька осіб і гостро стає питання одночасної роботи.

В статтях детально розглянуто принципи ведення електронного журналу обліку особового складу з урахуванням доопрацювань версії ЕЖООС від Кубик. На Youtube каналі "Школа штабної культури" доступен короткий відеоогляд, що таке ЕЖООС і порівння версії ЕЖООС від Кубик з регламентованою версією Міністерства оборони України.

Аркуш Штатно-посадовий облік (ШПО)

Зазвичай щось схоже і зараз ведеться в кожному підрозділі та частині, і головна відмінність наведеного шаблону ЕЖООС полягає в тому, що цей аркуш буде заповнюватись автоматично. Тобто забудьте про те, що людей потрібно копіювати з одного рядка в іншій - це відбуватиметься автоматично. Ручне заповнення цього аркуша буде потрібно тільки в моменти, коли до вашого штату будут приходити зміни, і виникне потреба додати нові посади або видалити існуючі.

Колонки "Підрозділ" і "Статус" не передбачені додатком, але вони обов'язкові, оскільки за їхніми даними підраховуюється інформація для статистичного обліку на аркуші Статистика.

Аркуш облік особового складу (ООС)

Цей аркуш містить основну інформацію про персональний облік військовослужбовця. Частина інформації вводиться вручну, частина збирається з інших аркушів. Реалізовано дві версії обліку: спрощену та повну. У спрощеній версії номер (індекс) посади і статус військовослужбовця для табеля вносяться безпосередньо на цьому аркуші. У повній версії ведуться додатково два аркуші для ведення історії переміщень і змін статусу, які дозволяють повноцінно організувати роботу відділу персоналу і стройової частини, реєструвати та накопичувати всі зміни. Повний варіант рекомендован до ведення військовим частинам, окремим батальйонам, де є відповідні служби, і облік розділений між декількома відповідальними особами, що дозволяє кожному вносити лише свою частину інформації, а потім об'єднувати її в головному файлі. Спрощена версія простіша у використанні, її буде достатньо для обліку на рівні роти - вона дозволить відслідковувати поточний стан підрозділу і не ускладнювати облік.

Аркуш посади

Ключовий елемент ЕЖООС і важливе нововведення. Якщо раніше додавання або видалення посад по суті дорівнювало тому, що потрібно було завезти нову книгу, в яку все переписати і додати зміни, тепер це просто додавання нових рядків у таблицю або відмітка рядків, які стали неактуальними. У наведеному шаблоні аркуш посади відповідає вимогам, також в нього додані стовпчики, які відображають інформацію про підрозділ. Не розумію, чому їх не має в зразку від МОУ.
Індекс посади має бути унікальний і не повинен змінюватись. Це важливо, бо ЕЖООС зберігає історію посад, і коли посада видаляється, вона залишається як історія в цій таблиці та в послужному списку військового, який її займав. Посади, які виведені зі штату, візуально показані як закреслені.

Відносьтесь до індекса як просто до коду, який не несе жодного смислового значення. Звісно, непогано закласти в індекс якусь логіку: наприклад, надавати посадам в межах підрозділу номери, які починаються однаково, а далі відображати номер посади всередині підрозділу, збільшувати їх, наприклад, з кроком 10, щоб мати можливість вставляти й після сортування вони ставали в ієрархію. Однак вести це в Excel може бути складно, особливо у великих структурах. Залежно від розміру підрозділу візьміть запас по кількості символів і не починайте номер з нулів, як наведено в прикладі МОУ (000100). Якщо у вас шестизначні номери, раджу починати нумерацію з номера 200000, якщо восьмизначні - 20000000 і т.п. Слід пам'ятати, що індекси посадам присвоюються на рівні військової частини, тому лінійні підрозділи мають отримати від свого верхнього штабу свій перелік посад із вже заповненими номерами.

Аркуш статистика

На цьому аркуші збирається статистична інформація по підрозділу. Форма, яка реалізована, зроблена відповідно до вимог наказу. Її можно змінити згідно ваших потреб, або зробити аналогічний аркуш і реалізувати такі форми, які вам потрібні. Цей аркуш - результат обліку, тому його можно відображати так, як зручно командирам і начальникам штабів, за потреби налаштовувати аналогічні статистичні форми.

Читайте всі статті і рекомендації по веденню ЕЖООС від Кубик:

Частина 2. Опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель

Версія ЕЖООС від Кубик 2.0. Довідник підрозділи і автоматичне формування повних назв посад.

Частина 3. Початкове заповнення даних і перехід на ЕЖООС від Кубик

Частина 4. Формування офіційної версії ЕЖООС згідно вимог МОУ

Розрахунок стажу військовослужбовців. Рекомендація і приклад як вести облік періодів служби військовослужбовців і автоматизація розрахунку вислуги років.

Технічні особливості і позначення в ЕЖООС від Кубик.

1. Зелений колір аркушів. Аркуш відповідає вимогам наказу МОУ.
2. Жовтий колір аркуша або колонки - це додаткова інформація, яка не передбачена додатком 1, але введена для забезпечення більш розширеного обліку. Оранжевий колір колонки означає службову колонку, яка призначена для зв'язку між аркушами або оптимізації розрахунків.
3. Світло-жовтим кольором підсвічено колонки, в яких містяться формули (крім аркушу ШПО) і які обчислюються автоматично. Світло-помаранчевим кольором підсвічено колонки, значення в яких потрібно обирати з переліку. Списки переліку налаштовуються на аркуші Налаштування і можуть змінюватися індивідуально відповідно до потреб обліку частини.
4. Колонка ІПН в усіх аркушах підсвічується зеленим кольором і виділяється жирним шрифтом, якщо контрольна сума коду є правильною. ІПН є ключом, поле обов’язкове для заповнення на всіх аркушах, крім аркуша Тимчасово прибулі.
5. Всі тестові дані, які наведені в прикладі, згенеровані випадковим чином. Будь-які збіги - випадкові. Номери ВОС також згенеровані і не відповідають назвам посад.
6. Усі таблиці побудовані на так званих "смарт-таблицях" Excel. Головна перевага смарт-таблиць - це можливість контролювати і змінювати формули в усій колонці, а при додаванні рядків усі формули, форматування тощо автоматично поширюються на новий рядок. Більше інформації про роботу зі "смарт-таблицями" за посиланням на сайті підтримки Microsoft.
7. Через те, що файл містить велику кількість формул, під час введення даних і під час звичайного аналізу краще відключати автоматичне обчислення формул в Ексель, важливо при великій кількісті(від декількох тисяч) особового складу.
8. Усі аркуші захищені від редагування, пароль порожній. Редагувати дозволено все, крім форматування клітинок - це зроблено для захисту форматування, яке реалізовано через механізм умовного форматування. Працюйте в такому режимі: знімайте захист, коли вам потрібно додати рядки в смарт-таблицю. При роботі на захищеному аркуші зі смарт-таблицею існує обмеження: при додаванні нових рядків, таблиця не розширюється автоматично, як на незахищеному аркуші. Тому перед додаванням нових рядків просто знімайте захист аркуша, а після завершення додавання рядків - знову його ставте. Якщо аркуш не захищено, при копіюванні через буфер із зовнішніх таблиць, або між аркушами обов'язково вставляйте дані з буферу як значення, щоб не порушувати умовне форматування.

Для роботи з файлом ЕЖООС від Кубик потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

Для отримання шаблону надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, посилання для скачування буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.

Також посилання можно отримати в автоматичному режимі, якщо зробити донат "На Українську непаперову". Посилання буде доступно одразу.

Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.

Чи була Вам корисна інформація? Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋

Історія версій:

18.01.2026 Версія 2.3

1.Новий функціонал
1.1. Доопрацьовани механізми роботи з оргштатними змінами: Аркуш Посади, Аркуш ШПО: Додан Стовбчик 298 Діюча посада, визначає чи діє посада станом на робочу дату;
1.2. Доопрацьовано механізми роботи з ТВО. Аркуш ТВО, на якому треба заповнити на яку посаду кого призначено тимчасово виконувати обов'язкки. На аркуші ШПО в посадах по яким призначено ТВО в колонці ПІБ виводиться два прізвища і коментар хто ТВО. Клітиники ПІБ, Статус, Наявність і ТВО підсвічуються кольором. В колонці ІПН як і раніше вказан ІПН тільки однієї особи яка зараз на посаді.
1.3. Оптимізовано умовне форматування аркуша ШПО для відображення недіючих посад і ТВО:
-Підсвітка недіючих посад рожевим;
-Підсвітка відсутніх де призначено ТВО помаранчевим.
-Голубим кольором підсвічується тільки стовбчики з 220(Підрозділ) по 2(Тариф). Підсвітка означає, що це перша посада в підрозділі. Визначається по службовій колонці 779 Зміна підрозділу. Фільтром по цій колонці легко відібрати перші командирські посади по всіх підрозділах.
1.4. Повністю перероблено аркуш Статистика.
-Додан 1 рядок для керування які статуси попадають в який розділ статистики, для гнучності;
-Формули підрахунку кількості для розділів Список, В наявності і Відсутні - рахуються по аркушу ООС. Колонки Штат, наявність по статусам по аркушу ШПО.
-Додан контроль, який у випадку не відповідності між аркушами підсвічує в статистиці помилки червоним. Помилка виникає наприклад коли на 1 посаду призначено одразу декілька військовослужбовців, або якщо не врахували якійсь статус в таблицю;
-Додани групи колонок кількість Вакантів і Укомплектованість;
-Формули реалізовані - як массивні, що дозволяє максимально гнучко додавати видаляти рядки без потреби редагування формул. Усі формули прописані в рядку "Всього за штатом".

2. Оптимізація покращення функціоналу
2.1 Аркуш ООС
-колонка 222 Посада виводиться повна назва посади
-додано колонки 214 Посада діє, 210 Категорія посади; 112 ВОСКОД для зручності відбору данних на аркуші ООС, значення колонок заповнюються автоматично з аркушу Посади.
2.2 Швидкість роботи аркушу Стаж. Аркуш Стаж, колонки Періоди служби і Періоди УБД заповнюються тільки якщо в налаштуваннях константа рахувати історію посад і періодів служби встановлена в Так.
2.3 Аркуш налаштування:
2.3.1 В таблиці Статуси колонка Код сортування перенесена в кінець для оптимізації формул які визначають наявність. Оптимізована формула в колонці 251 Наявності на аркушах ООС, Статуси
2.3.2 В таблицю Звання додані офіцерські і сержантскі звання ВМС, вищі офіцерські звання, недостаючі офіцерські звання юстиції, медичної, капеланської служби. В таблицю звань додана примітка, код звання за класифікацією НАТО і код для зручності сортування. На аркушах ООС і Посади оптимізована формула в колонках 211 та 210 Категорія звання для пошуку категорії звання.

3. Виправлені помилки:
3.1 Аркуш ООС: Виправлена формула в стовбчику 109 Крайня посада, у випадку звільнення не з розпорядження в колонку попадала передостання посада, а не остання.

4. Оновлен офіційний файл.
4.1 Скопійован з усіма змінами аркуш Статистики з основного файлу.

14.12.2025 Версія 2.2

1. Додана можливість ведення обліку стажу військовослужбовців. Стаж може вестись в окремому файлі. Додан до архіву з релізом ЕЖООС.
   Аркуш Стаж: перелік військовослужбовців для яких обраховується стаж. Зроблено окремим аркушем для того щоб не перевантажувати аркуш ООС великою кількістю додаткових стовпчиків;
   Аркуш СтажБаза: база періодів для обрахунку стажу;
   Аркуш СтажРозрахунок: аркуш який дозволяє сформувати регламентовано форму розрахунку по 1 військовослужбовцю.
2. Виправлені помилки:

• Аркуш Статистика назви колонок місцезнаходження виправлені згідно скорочень статусів.
• Аркуш Посади стовпчики 112 та 112_1 видалено випадаючий список."

01.12.2025 Версія 2.1

1. Аркуш Табель:
   -Стовбчик Особистий номер перейменовано в ІПН
2. Аркуш ООС:
   -Виправлена помилка випадаючих списків в стовпчиках 21_1 Види документів і 25_1 ТЦК.
3. В архіві з прикладом шаблону надано макрос для автозаповнення табелю і інструкція для його підключення.

09.11.2025 Версія 2.0 Детальний опис за посиланням

1. Додано Аркуш Підрозділи:
   -таблиця Підрозділи;
   -таблиця Довідник назв підрозділів;
   2 Зміни Аркуш Посади:
   -додана таблиця Довідник назв посад;
   -додана таблиця Виключення назв посад;
   -Таблиця Посади:
   -- колонка 112 ВОС перейменована в ВОСКОД;;
   -- додана колонка 112_1 ВОС для зберігання військово облікової спеціальності;
   -- додано колонки 311-314 повні назви посади з номерами підрозділів і без в називному і родовому відмінках;
   -- додана колонка 310 Доповнення назви посади;
   -- додано колонки 318, 319 для зв'язку з таблицями назв посад і підрозділів;
   -- колонка посади прив'язана до довідника Назви посад, можливість обирати зі списку;
   -- колонка підрозділи прив'язана до довідника Підрозділи (попередня назва Підрозділ Детально);
   -- колонка підрозділ БЧС автоматичне заповнення по довіднику Підрозділи (попередня назва Підрозділ).
2. Зміни Аркуш ШПО:
   -Стовпчик 1 Індекс посади - додано контроль дублів;
   -Стовпчики 6 Звання 7 Прізвище Ім'я - додано умовне форматування червоним кольором у випадку призначення на одну посаду декількох в\с.
3. Зміни Аркуш ООС:
   -Додано стовпчик 229 Прізвище Ім'я По батькові в родовому відмінку;
   -Стовпчик 430 Поточна посада - додано умовне форматування для контролю дублів посад.
   -Стовпчики 109 Крайня посада, 430 Поточна посада, 240 Останній тип наказу змінена формула.

01.09.2025 Версія 1.7 Повна, Спрощена, Офіційний
Повна версія, зміни:
Додано титульний аркуш
Додано аркуш безповоротні втрати, згідно вимог наказу МОУ.
На аркуші Налаштування додана таблиця з видами втрат для обрання зі списку.
На аркуші Тимчасово прибулі і Тимчасово вибувші перейменовані таблиці для сумісності вивантаження офіційної версії.
На аркуші ШПО виправлена помилка в формулі в колонці Строка ОС (Q).
Спрощена версія.

• Зміни аналогічно повній версії.
  Офіційна версія.
• В архів додано файл, який треба підключати до файлу з повною або спрощеною версією для формування ЕЖООС строго згідно вимог наказу. Після підключення, треба розірвати зв'язки, щоб зберігти файл без формул.

10.08.2025 Версія 1.6 Повна і Спрощена
Повна версія, зміни:

• Аркуш ООС.
  • Переміщення колонка звідки прибув і контроль дублів по посаді переміщенні на аркуш ООС.
  • Якщо дубль колонка 430 індекс посади підсвічується червоним текстом.
  • Колонки поточна посада і останній тип наказу перенесені в середину аркушу для більш зручного відображення і додані на аркуш виключені.
  • Колонка Статус підсвічена зеленим.
  • Додани колонки Дата з, Дата по, Коментар для сумісності з скороченою версією.
• Аркуш Виключені. Аналогічно аркушу ООС для сумісності при копіюванні.
• Аркуш табель
  • Оптимізована підсвітка, при зміні статусу день в якому статус змінився підсвічується. Що дозволяє відфільтрувати і побачити зміни які відбулись за день.

Спрощена версія.

• Аналогічно повній версії.
• Аркуш ООС. Формули замінені на можливість редагування статусів.
• Видалено аркуш "Статуси"

29.07.2025 Версія 1.5 Повна

• Оптимізована робота з переміщенням. На аркуші переміщення вказуються тільки накази по переміщенню особового складу, виведенню в або поверненню з розпорядження. Прибуття відображається безпосередньо на аркуші ООС при реєстрації людини.
• Додана можливість обирати декілька типів наказів переведення в розпорядження. Перелік видів наказів перенесено в список, який можно налаштовувати згідно потреб.
• На аркуші Виключені нумерація колонок приведена у відповідність до форми визначеної наказом.
• На аркуш Посади додана колонка ГО, для фіксації грошового окладу.

15.07.2025 Версія 1.4 Повна
Повна версія шаблону для ведення електронного журналу особового складу.
Для роботи з файлом потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.