Перехід з BAS УТ на Діловод. Проєкт впровадження в торгівельний компанії

2023, Листопад

Розумний кубик - компанія, яка займається оптовим та роздрібним продажем головоломок, використовувала програму BAS Управління торгівлею та BAS Бухгалтерія для автоматизації обліку, у 2023 році вирішила перейти на програму Dilovod.

Ситуація до впровадження

• Система Управління торгівлею не відповідала усім вимогам керівництва, а саме:
  • Ускладнений розрахунок фінансових результатів діяльності;
  • Облікова системи пов'язана з країною агресором;
• Для роботи з інтернет-магазином використовувалась CRM-система Бітрікс24, підтримка якого припинена з 01.06.2023 р;
• Значні постійні витрати на підтримку і розвиток облікових систем, прив'язка до власної інфраструктури і складність технічної підтримки продуктів;
• Продукти перестали розвиватись і відповідати сучасним вимогами бізнесу, потребували постійних кастомних доопрацювань;
• Необхідність використання допоміжних програмних продуктів для фіскалізації чеків та подачі звітності.

Ціль проєкту

Налаштування системи, що дозволить своїм стандартним функціоналом закривати основні поточні потреби:

• приймати та обробляти інтернет замовлення;
• вести роздрібний продаж;
• вести бухгалтерський і складський облік;
• фіскалізувати чеки;
• отримувати інформацію про фінансові результати діяльності;
• зменшити витрати на підтримку системи;
• використовувати інфраструктуру надавача послуг.

Впровадження проєкту відбувалось у 2 етапи:

1. Етап: Перехід інтернет магазину з платформи Бітрікс на Хорошоп.
2. Етап: Перехід з BAS на Діловод, налаштування інтеграції Хорошоп-Діловод.

Перший етап переходу описано тут.

Другий етап проєкту впровадження ТОВ «Розумний кубик» (переходу з програм обліку BAS на Діловод)

Особливості

1. Номенклатура.
   Важливою особливістю торгівельного підприємства є велика кількість номенклатурних позицій. Завантаження номенклатури в Діловод відбулось з інтернет-магазину, в якому заздалегідь була проведена робота по видаленню усіх неактуальних товарів. Залишки були перенесені через Excel з облікової системи BAS УТ вбудованим механізмом Діловоду.

2. Інтеграція облікової системи з інтернет-магазином.
   Було вирішено, що первинною системою обліку і роботи з карточкою товару буде сайт, а не облікова система, тому було розроблено наступну схему інтеграції:

   • завантаження номенклатури з сайту в Діловод;
   • оновлення цін продажів із сайту у облікову систему;
   • завантаження замовлень у Діловод для подальшого опрацювання;
   • оновлення залишків товару на сайті у реальному часі з сервісу Діловод.

3. Перехід.
   Після проведення підготовчих робіт перехід на нову програму обліку Діловод відбувся у 1 день.
   З першого дня роботи у системі Діловод здійснювались усі основні процеси: роздрібні продажі, оформлення замовлень з інтернет магазину та гуртова торгівля.

4. Індивідуальні налаштування.
   Для кожної категорії робітників був налаштований набір необхідних для користування документів, прав і доступів. Зроблені індивідуальні налаштування інтерфейсу та підготовлені інструкції роботи.

Результати проєкту

1. З використанням зв'язки Хорошоп і Діловод компанія «Розумний кубик» отримала систему онлайн продажів і комплексного оперативного, бухгалтерського і податкового обліку.
2. Системи працюють в хмарі на ІТ інфраструктурі надавача послуг. Доступ до програм можливий будь-де за умови наявності інтернету.
3. Відмова від російського програмного забезпечення. Перехід на програмні продукти українських розробників. Про безпечність використання продуктів 1С та BAS в Україні можна ознайомитися за посиланням.

Фінансові переваги переходу з BAS на Діловод

З нашого досвіду, можемо підтвердити, що програма Діловод готова для роботи та не потребує великих фінансових вкладень.
Вартість роботи у системі Діловод для 10 користувачів, які будуть працювати одночасно, коштує 3 600 грн./міс. (для підприємств - платників податку на прибуток та ПДВ).
Програма готова для користування, має вбудований модуль відправки звітності та ПРРО, оновлюється автоматично і безкоштовно.

Для порівняння вартість покупки аналогічного програмного забезпечення на платформі BAS на 10 користувачів буде коштувати до 91 000 грн.(Конфігурації – 24 000 грн, ліцензія на 10 робочих місць - 27 000 грн, ліцензія на сервер – 30 000 грн.). Витрати на утримання і коректну роботу BAS складають:
12 000 грн./рік - доступ до оновлень та програми подачі звітності, 36 000 грн./рік – оренда сервера, 1 500 грн./рік – ПРРО.
Таким чином, використання програми обліку Діловод в 2-3 рази дешевше, ніж покупка та утримання програми обліку BAS.

Щодо вартості послуг по впровадженню, вони приблизно рівні, але безумовним плюсом є те, що система Діловод дає більше готових сервісів і потребує меншої кількості доопрацювань. Із недоліків, деякі звіти або налаштування в системі Діловод не має можливості зробити, тому бажано з'ясувати, що система з коробки задовольняє усім головним потребам підприємства.

Стартуйте ваш інтернет магазин на українському хмарному сервісі. Реєстрація за посиланням сайті