2025-08 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал. Частина 3. Початкове заповнення даних.

В першій статті було надано загальну інформацію і принцип роботи електронного журналу обліку особового складу. У другій частині надано пояснення, як вести облік переміщень особового складу, змінювати статус і вести табель в ЕЖООС. У цій частині перейдемо до практики: як зробити початкове заповнення даних, щоб розпочати роботу в електронному журналі.

Виходимо з припущення, що зараз ви, крім книг, ведете облік особового складу в електронному вигляді у таблиці, схожій на перший аркуш ШПО наведеного прикладу, або такій, що відповідає додатку 61 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі МОУ "Книга штатно-посадового обліку особового складу". Процес початкового заповнення розглядається на рівні військової частини, яка має підпорядковані підрозділи, а не на рівні лінійного підрозділу. Якщо у вас лінійний підрозділ, то частину інформації, а саме індекси посад, вам мають надати, і буде правильно, щоб це робилося централізовано на рівні штабу військової частини. У протилежному випадку, якщо почнете займатись самодіяльністю, можете отримати на горіхи, але це таке.

Безпека даних

Вести електронний облік особового складу потрібно із дотриманням вимог безпеки і конфіденційності даних. Пам'ятайте: будь-який список особового складу, штатний розклад і кількісні показники підрозділу - це інформація для службового користування (ДСК), а в деяких випадках може взагалі мати гриф "Таємно"!

Ні в якому разі не надавайте інформацію з ЕЖООС, скріни екранів з реальними даними чи копії файлів.
Наша служба підтримки і автор, ніколи не запитають у вас таку інформацію, щоб щось виправити або подивитись. У випадку будь-яких підозрілих запитів повідомте через форму зворотнього зв'язку і зверніться до відділу, який відповідає за кібербезпеку у вашій частині.

Підготовка даних

Для переходу вам потрібно мати або підготувати таблицю, у якій будуть, як мінімум, такі стовпчики:

1. Номер посади;
2. Підрозділ;
3. Назва посади;
4. ВОС посади;
5. ШПК;
6. Тарифний розряд;
7. Звання військовослужбовця, який зараз знаходиться на цій посаді;
8. Прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця;
9. ІПН військовослужбовця. Якщо ІПН з будь-яких причин відсутній - продубльювати ПІБ;
10. Статус, в якому знаходиться військовослужбовець (Наявність, ППД, Район, Відпустка);
11. В розпорядженні. У цій колонці має бути відмітка, що військовослужбовець перебуває в розпорядженні, і зазначено, за яким пунктом (причиною) він виведений у розпорядження.

Додатково необхідно мати інформацію про дату зарахування військовослужбовця на останню посаду і дату, з якої в нього діє поточний статус. Якщо цю інформацію підготувати швидко на момент переходу немає можливості, то відповідні колонки будете вимушені заповнити датою переходу або якоюсь службовою датою, яку потім потрібно буде виправити на дійсну.

Якщо посада вакантна, то стовпчики, які відносяться до військовослужбовця (від 7-го пункту і далі) залишаються порожніми. Також буде добре, якщо ви зможете підготувати в таблиці одразу більше інформації про військовослужбовця, наприклад: вид служби, освіта, номери наказів та інші відомості, які містяться на аркуші ООС. Якщо цього не підготуєте зараз, доведеться дозаповнювати вже в процесі ведення ЕЖООС.

Якщо у вас є додаткова інформація, яку ви використовували для обліку і яка не передбачена наведеною формою ЕЖООС, її можна також підготувати в таблиці, додавши колонки, які у вас були раніше на аркушах ООС і Посади. Наприклад, орудний відмінок прізвища на аркуші ООС, повну назву посади на аркуші Посади, можливо також у потрібних відмінках, щоб доопрацювати і зробити автоматизацію текстів наказів, рапортів, - тобто те, що у вас зараз вже налаштовано і працює. Але це вже опціонально; мінімум - це пункти, які вказані на початку.

Для військовослужбовців, які виведені в розпорядження, повинен бути вказан індекс посади, з якої його було виведено в розпорядження. Більш детально про те, як заповнити ЕЖООС, якщо на момент переходу немає повної інформації по виведеним в розпорядження, дивись далі в розділі заповнення аркушу Переміщення.

Загальні правила

При заповненні всіх аркушів обов'язково дотримуватись двох простих правил:

1. Перед заповненням аркуш має бути знятий з захисту, інакше смарт-таблиця не буде автоматично розширюватися.
2. Всі дані в таблицю необхідно переносити як значення. Це потрібно, щоб не зламати умовне форматування - офіцери були червоним, сержанти зеленим і все інше, що реалізовано у прикладі.

Також треба максимально звикнути і не вставляти дані з буфера обміну через клавіші Ctrl-V, коли працюєте в ЕЖООС. Використовуйте праву кнопку - "Вставити як значення" або Ctrl-Shift-V, якщо ваша версія Excel підтримує цю комбінацію клавіш.
Якщо ви адміністратор або начальник і відповідаєте за те, щоб ЕЖООС працював, і передаєте файл на заповнення виконавцю, захищайте аркуш, як мінімум форматування клітинок. Приклади, які наведено, захищені саме таким чином, без пароля.

Заповнення аркушу Посади

З підготовленої таблиці всі рядки, які відносяться до штату, копіюємо на аркуш Посади.
Переносимо колонки 1-6: Номер посади, Підрозділ, Назва посади, ВОС посади, ШПК, Тарифний розряд в колонки 109-114 відповідно.

В наданому прикладі ЕЖООС, щоб не мати зайвих проблем, потрібно дотримуватись наступних вимог до індексу посади:

1. Індекс посади обов'язково має бути числом.
2. Кількість цифр в індексі має бути однаковою, це вимога МОУ.
3. Не починайте індекс з 0. Тобто не робіть варіанти 000 001, 010 432 і т.п., коли відображаються попередні незначущі нулі.
4. В залежності від розміру підрозділу обирайте розмір індексу з запасом:
   4.1. Якщо кількість штатних посад від 1 000 до 10 000 - беріть 6 знаків, починайте з 100 000 або з 200 000.
   4.2. Якщо менше 1 000 - можно взяти 5 розрядів, відповідно почати з 10 000 або 20 000.
   4.3. Якщо більше 10 000 - 6 знаків також підходить, але порада взяти більше для запасу.

Далі для прикладу будемо вважати, що ми обрали для індексу 6 символів.
Якщо ваш поточний індекс посади або номер за штатом не відповідає наведеним вимогам, його треба конвертувати або замінити на новий. Для цього в підготовлену таблицю достатньо додати колонку "Новий індекс" і переносити в ЕЖООС вже її.

Конвертацію можна зробити декількома способами, пропоную такі варіанти:

1. Просто пронумерувати всі рядки від 200 000 з кроком 1 або 10.
2. Новий індекс посади = 200 000 + Поточний індекс
3. Новий індекс посади = 200 000 + Поточний індекс * 10
4. Перший символ або перші 2 символи використовувати як шифр підрозділу. Останні 4-5 символів - або за порядком, або за поточним номером посади.
5. Комбінація наведених варіантів.

Навіщо брати крок 10? У випадку незначних змін штату, а саме додавання посад, це дозволить додавати посади і зберігати їх у хронологічному порядку, але може ускладнити процес нумерації. Якщо буде додаватися навіть невеликий підрозділ на 10-20 посад, зробити так, щоб індекси йшли по зростанню, вже може не вийти. Тому це може бути зручно лише на першому етапі використання.

Старий індекс також можна зберігти десь на аркуші Посади в окремій колонці, але для переходу він не знадобиться. Якщо ви обрали варіант 2 або 3, то його завжди можна витягти з нового індексу.

Заповнення аркушу ШПО

Заповнення цього аркушу буде найпростішим
Беремо колонку "індекс посади" з підготовленої табиці або з аркушу Посади і вставляємо її в колонку 1 аркушу ШПО.
Все. Перевіряємо: якщо перші два кроки зроблені правильно, то у вас на аркуші ШПО автоматично заповняться колонки Підрозділ, Посада, ШПК, ВОС, Тариф з аркушу Посади.

Заповнення аркушу ООС

Заповнення аркушу ООС також легке. Поступово заповнюємо колонки з підготовленої таблиці:

1. Колонки 8, 9, 10 - Звання, ПІБ, ІПН відповідно.
2. Колонка 108 - індекс посади, на яку зараховується. При переході вказуємо індекс посади, на якій військовослужбовець рахується на момент переходу. При заповненні таким чином ЕЖООС буде показувати інформацію з моменту його ведення, без попередньої історії.
3. Колонка 13 - Дата зарахування. Тут слід вказати дату зарахування військовослужбовця на вказану посаду. Якщо немає можливості підготувати відповідну дату по всім військовослужбовцям одразу, технічно буде працювати і зі службовою датою.
4. Колонки 250 і 252 - якщо ви вирішили використовувати спрощену версію ЕЖООС, також треба вказати на аркуші ООС статус і дату, з якої діє поточний статус, відповідно. Для повної версії ця інформація вказується на аркуші Статуси. Про те, яку версію обирати і їхню різницю, написано в попередній статті.

Заповнення аркушу Статуси

Заповненні аркушу Статуси також максимально просте:

1. Колонка 20 - заповнюєте ІПН із підготовленої таблиці. Після заповнення по формулам мають заповнитися ПІБ і звання військовослужбовця.
2. Колонки 250 та 252 - заповнюєте Статус і Дату, з якої діє статус відповідно.
   З цим аркушем все.

Заповнення аркушу Переміщення

Це останній важливий крок початкового заповнення ЕЖООС- правильно відобразити особовий склад, який знаходиться в розпорядженні командирів і не призначений на посади.
Для того щоб це зробити, потрібно перенести інформацію з таблиці, яку ви підготували, наступним чином:

1. Колонка 20 - вставити ІПН особового складу, який знаходиться в розпорядженні.
2. Колонка 420 - вказати тип наказу в розпорядження потрібного виду. Якщо в вашій частині є інші види переведення в розпорядження, які не передбачені наданим прикладом, їх треба додати на аркуші Налаштування в таблицю "Види наказів на переміщення", колонка "BC".
3. Колонка "Дата з" - вказати дату, з якої військовослужбовець знаходиться в розпорядженні, або службову дату.

Все. Колонку 430 - індекс посади - заповнювати не потрібно. А в колонці 444 - попередня посада - ви побачите індекс посади, з якої військовослужбовця вивели в розпорядження, або службову посаду, яку було вказано на аркуші ООС.

Перевірка результатів початкового заповнення

Ви заповнили аркуші Посади, ШПО, ООС, Статуси, Переміщення. Виконаємо перевірку результату.

1. На аркуші ШПО має з'явитися поточне актуальне розміщення вашого особового складу за посадами.
2. На аркуші Статистика у вас мають бути статистичні показники кількості особового складу за штатом, за списком, в наявності та по категоріях відсутності.

Для того, щоб побачити кількісні показники по всім підрозділам, аркуш Статистика необхідно підготувати. Це робиться за допомогою формули COUNTIFS, скоріше за все так само, як ви робите різні форми і звіти для командирів і штабів. В колонці A треба вказати скорочену назву підрозділу так, як вона заповнена на аркуші Посади. В колонці B - так, як її треба відображати для друку.
Колонки А та B заповнюються вручну для всіх підрозділів, по яких треба показувати аркуш Статистика. По кількісним показникам скопіюйте формули і форматування.
Розділ Розпорядження не деталізований по видам розпорядження в прикладі; деталізуйте самостійно згідно ваших потреб.

Якщо все добре і дані зійшлися, вітаю: початкове заповнення ЕЖООС відбулося коректно і можна переходити до його щоденного ведення. Також потрібно заповнити табель. Як це зробити описано в 3 розділі 2 частини.

Пошук помилок початкового заповнення

Якщо кількість не збігається з даними вашого поточного обліку, треба шукати причини. Розглянемо основні етапи перевірки, щоб виявити причини розбіжності.

1. Штатна чисельність має зійтися в першу чергу. Якщо не збігається, перевірте аркуші Посади і ШПО. Можливі причини:

• На аркуші Посади вказані звання, яке відсутні в таблиці звань (колонки O-R аркушу Налаштування), або вказане скорочено, або з помилкою. Знайти зручно за допомогою фільтру в категорії посади на аркуші Посади, там же потрібно і виправити.
• Якійсь підрозділ пропущено при підготовці аркушу Статистика, або неправильно зроблено підсумовування. Перевіряйте кількісні показники штату по всіх підрозділах і категоріях посад.

2. Якщо зі штатною чисельністю все добре, але не збігається списочна чисельність. Можливі причини:

• Аналогічна проблема із назвою звання. Перевірте колонку "Категорія військовослужбовця", чи не з'явилося значення "Не знайдено", яке підсвічується малиновим кольором.
• Перевірте принцип, як ви рахуєте списочну чисельність. В наведеному прикладі списочна чисельність рахується по категорії військовослужбовця, а не по категорії посади.

3. Не збігається кількість військовослужбовців в наявності або по якійсь категорії відсутніх. Перевірте налаштування статусів (колонки D-J аркушу Налаштування). Перечитайте ще раз частину 2 розділ Статуси. Якщо не розберетеся - задавайте питання в групу в Signal.

4. Не збігається кількість особового складу в розпорядженні. Перевірте список на аркуші ООС, встановить фільтр по колонці 240 - останній тип наказу "В розпорядження". Має залишитися актуальний список військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні. Аналогічний результат має давати фільтр по колонці 430 - де поточна посада не заповнена. Якщо список не вірний, перевірте, чи внесли інформацію на аркуш Переміщення і перевели цих військовослужбовців в розпорядження.

Можливі проблеми зі швидкістю роботи смарт-таблиць

Для роботи наведеного зразка ЕЖООС потрібен Excel версії 2021 або вище.

Форма містить велику кількість формул, і на великому обсязі даних може знадобитися відключити автоматичний підрахунок формул, особливо при інтенсивному введенні даних та обов'язково при копіюванні для початкового заповнення.

При кількості особового складу до 10 000, для нормальної роботи достатньо стандартного середнього вживаного офісного ноутбука вартістю в 15-20 тис. грн.

Файл ЕЖООС у форматі XLSX буде важити приблизно 20 МБ, тоді як той же файл у форматі XLSB має працювати швидше і важити приблизно 15 МБ.
При кількості особового складу до 2 000 все має працювати миттєво, навіть при включеному автообчисленні формул, а файл буде важити 2-4 МБ.

При великій кількості рядків - більше 5 000, в залежності від таблиці, важкою операцією для файлу буде додавання колонок. Процес може займати декілька хвилин, не переривайте його.

Зависання може викликати операція вставлення з буферу обміну великих діапазонів, якщо у вихідному файлі стоїть фільтр і рядки йдуть не один за одним. В такому випадку треба копіювати через проміжний файл: спочатку вставляти в проміжний файл, щоб фільтру не було, а потім переносити в смарт-таблицю ЕЖООС. В такому випадку операція буде виконуватися за лічені секунди навіть на тисячі рядків. Якщо у вашій таблиці більше 5 000 рядків, і операція копіювання починає займати більше 30 секунд, спробуйте копіювати частинами по 1-2 тисячі, вставлення має проходити майже миттєво.

Також довго буде виконуватись або може призвести до зависання операція з видалення навіть невеликої кількості рядків в таблиці, якщо вони йдуть не підряд. Така операція виконується при відкритті табелю на новий місяць, що описано в другій частині. Обійти це можна наступним чином: перш ніж видаляти такі рядки, спочатку потрібно їх виділити кольором; потім відсортувати за кольором, щоб всі вони опинилися в кінці; видалити з цих рядків інформацію, а вже потім видалити рядки.

Якщо ви плануєте виконувати потенційно довгу операцію або просто робити нетипові маніпуляції, перед тим як їх робити, зробіть копію файлу. Також для запобігання втрати даних регулярно робіть щоденну копію файлу на незалежний носій.

Чи вдалося вам, дотримуючись інструкцій, зробити початкове заповнення? Так 👍 Ні 👎

В четвертій частині розглянуто, як зробити форму, яка повністю відповідає вимогам 687 наказу МОУ.
Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі. Обговорення і питання в групі в Signal за посиланням.