2025-08-15 Автор: Кубик.

ЕЖООС. Частина 3. Початкове заповнення і розподіл між підрозділами.

В першій статті було надано загальну інформацію і принцип роботи ЕЖООС. У другій частині пояснено як вести облік Переміщеннь, Статусів і Табель. В цій частині перейдемо до практичної частини, як перенести дані і почати працювати в ЕЖООС.

Вихожу з припущення, що зараз ви крім паперу, ведете облік особового складу в електронному вигляді в таблиці аналогічной першому аркушу ШПО наведенного прикладу ЕЖООС або що відповідає додатку 61 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі МОУ "Книга штатно-посадового обліку особового складу". Також уточнюю, що процес розглядається з рівня військової частини, який має підпорядковані підрозділи, а не з рівня лінійного підрозділу. Якщо у вас лінійний підрозділ, то частину інформації, а саме індекси посад вам мають надати, і буде набагато краще, щоб це було централізовано на рівні штабу військової частини, бо якщо почнете займатись самодіяльністю можете отримати на горіхи. Але це таке, вести облік особового складу треба, робити це треба з дотриманням вимог безпеки, пам'ятайте будь який список особового складу і штат підрозділу це ДСК інформація!

Підготовка даних

Для переходу вам треба мати "табличку" в якій будуть як мінімум такі стовбчики

1. Номер посади
2. Підрозділ
3. Назва посади
4. ВОС посади
5. ШПК
6. Тарифний розряд
7. Звання військовослужбовця якій зараз знаходиться на цій посаді.
8. Прізвище ім'я по-батькові військовослужбовця.
9. ІПН військовослужбовця. Якщо ІПН по якимось причинам відсутній продубльован ПІБ.
10. Статус в якому знаходиться військовослужбовець (Наявність, ППД, Район, Відпустка).
11. В розпорядженні. В цій колонці має бути відмітка, що він в розпорядженні, але краще за якою причиною(пунктом) він виведен в розпорядження.

Якщо посада вакантна, то стовбчики, які відносяться до людини(від 7 пінкту і далі) пусті. Також буде добре, якщо ви можете підготувати в такому ж форматі більше інформації по військовослужбовцю, як його вид служби, освіта, номери наказів і все те що є на аркуші ООС. Якщо не підготуєте зараз, треба буде дозаповнювати вже в процесі ведення ЕЖООС.
Якщо у вас є додаткова інформація, яку ви використовували для обліку і її можна підготувати в цієї ж таблиці, варто одразу, додати такі колонки які у вас були раніше і вам потрібні, на аркуші ООС і посади. Наприклад орудний відмінок прізвища на аркуш ООС, повну назву посаду на аркуш посади, можливо також у потрібних відмінках, це дозволить мати можливість трошки доопрацювати і зробити автоматизацію текстів наказів. Але це вже не обов'язково, мінімум це 11 пунктів які вказані спочатку.
Для військовослужбовців, які виведені в розпорядження має бути також вказан підрозділ і індекс посади з якої його було виведено в розпорядження. Більш детально, про те як заповнити ЕЖООС, якщо на момент перехода цієї інформації по виведенним в розпорядження немає в повному обсязі, описано в розділі заповнення аркушу Переміщення нижче.

Загальні правила

При заповненні всіх аркушів дотримуйтесь обов'язково дотримуйтись двох простих правил.

1. Перед заповненням акруш має бути знятий з захисту. Інакше смарт-таблиця не буде автоматично розширятися.
2. Всі значення в таблицю треба переносити як значення. Це треба щоб не зламати умовне форматування. Щоб офіцери були червоним, сержанти зеленим і все інше, що там реалізовано.

Взагалі звикнить, не вставляти з буфера через Ctrl-V ніколи коли працюєте в ЕЖООС. Права кнопка вставити як значеня, або Ctrl-Shift-V якщо ваша версія Excel підтримує, цю комбінацію. Якщо ви адміністратор\начальник і відповідаєте за те щоб ЕЖООС працював, і передаєте файл на заповнення іншому користувачу захищайте аркуш як мінімум форматування клітинок. Ті приклади які наведено захищені саме таким чином.

Заповнення аркушу Посади

З підготовленної таблиці на аркуш посаду копіюємо всі строки які відносяться до штату.
Переносимо колонки 1-6 в колонки 109-114 відповідно.

Окремо слід звернути увагу на колонку Індекс посади. В цій версії ЕЖООС щоб не мати зайвих проблем треба дотриматись таких вимог до індексу посади:

1. Індекс посади має бути числом.
2. Кількість цифр в індексі має бути однаковою і не починатися з 0.
3. В залежності від розміру підрозділу обирайте розмір індексу з запасом. Якщо кількість штатних посад від 1 000 до 10 000 беріть 6 знаків, починайте з 100 000 або з 200 000. Якщо менше 1 000 можно взяти 5, відповідно почати з 10 000 або 20 000, якщо більше 10 000 можно також в 6 вкластись, але радив би брати більше.

Далі для прикладу будемо вважати, що ми обрали для індексу 6 символів.
Якщо ваш поточний індекс посади не відповідає наведеним обмеженням, треба його конвертувати. Тобто замінити на новий, для цього в підготовлену таблицю достатньо додати колонку новий індекс і переносити в ЕЖООС вже його.
Переіндексацію можно зробити декількома способами, пропоную такі варіанти:

1. Просто пронумерувати всі рядки від 200 000 з кроком 1 або 10.
2. Новий індекс посади = 200 000 + Поточний індекс
3. Новий індекс посади = 200 000 + Поточний індекс * 10
4. Перший символ, або перші 2 символу використовувати як код підрозділу. Останні 4-5 символів або запорядком, або за поточним номером посади.
5. Комбінація наведених варіантів.

Навіщо брати крок 10?
У випадку не значних змін штату додавання видалення окремих посад, це дозволить вставляти посади і зберігати їх хронологічний порядок, але це зовсім не обов'язково і впринципі не раджу. Бо у випадку коли буде додаватись навіть невеликий підрозділ, зробити так, щоб йшло по збільшенню вже не вдасться. Тому це може бути зручно тільки на першому етапі використання.

Якщо хочете старий індекс можете також зберігти десь на аркуші посади в окремій колонці, але він нам більше не знадобиться, а якщо ви обрали варіант 2 або 3, то ви ітак його завжди зможете витягнути з нового індексу.

Заповнення аркушу ШПО.

Це буде найпростіше заповнення.
Беремо колонку Новий індекс посади, і вставляємо її в колонку 1 аркушу ШПО.
Все. Якщо все зроблено вірно, то у вас на аркуші ШПО, мають автоматично заповнитись колонки з аркушу Посади і аркуш буде мати приблизно такий вигляд.

Зауваження, щодо швидкості роботи, вимог до комп'ютера і програмного забезпечення.

Якщо не має навіть підрозділу, думайте як ви будете викручуватись, це потрібно інформацію треба буде відворювати, якщо інформації про індекс посади не має, а військовослужбовців у розпорядженні багато, як варіант і швидко її актуалізувати для всіх

Цей аркуш є ключовою особливістю і принципово відрізняє запропоновану форму ЕЖООС від тієї, що наведена в наказі МОУ №687, і від паперових книг обліку. Саме він в ЕЖООС надає структуровано інформацію про рух військовослужбовців між посадами, дати виведення і повернення з розпорядження. На підставі цього аркуша заповнюються всі колонки аркуша ООС, пов'язані з посадами, в тому числі регламентовані колонки 10 та 11 - індекси посад та історія посад.

На аркуші вручну заповнюється така інформація:

• наказ по особовому складу - ким виданий, номер дата;
• тип наказу про переміщення. Перелік типів наказів на переміщення визначається на аркуші Налаштування; за потреби його можна змінювати й розширювати. Наведений варіант налаштувань є мінімальним;
• ІПН військовослужбовця;
• індекс посади, на яку призначається військовослужбовець. У випадку виведення військовослужбовця у розпорядження індекс посади не вказується;
• номер і дата добового наказу.

Усі інші поля мають світло-жовту заливку, заповнюються автоматично за формулами. Їхня зміна може знадобитися лише у разі, якщо ви вирішите змінити логіку роботи таблиці. Нижче я детально прокоментую, як працюють формули на цьому аркуші. Якщо вам буде важко зрозуміти наступний абзац, пропустіть його поки що й поверніться до нього пізніше, коли протестуєте файл і побачите, як він працює. Це слід врахувати, якщо у вас виникне потреба та бажання доопрацювати файл відповідно до ваших вимог.

• Колонка № автоматично заповнюється номером поточного рядка і є індексом для зв'язку між різними рядками всередині таблиці.
• Колонки військове звання і ПІБ, автоматично підтягується за ІПН з аркуша ООС або аркуша Виключені.
• Колонка Посада, на яку введена для зручності - вона показує назву посади згідно з індексом. За потреби можна так само доопрацювати відображення підрозділу, якому відповідає цей індекс посади.
• Колонка Дата по автоматично заповнюється датою, до якої діє ця посада (тобто датою до наступної посади). У випадку, якщо це остання посада, виводиться текст, який заданий на аркуші Налаштування. Це зроблено, наприклад, щоб мати можливість формувати історію перебування людини на посадах.
• Колонка Попередня посада, показує попередню посаду військовослужбовця, а у випадку виведення в розпорядження - останню діючу посаду.
• Колонка Індекс ООС створена для пришвидшення пошуку. Вона відображає номер рядка військовослужбовця на аркуші ООС або аркуші Виключені. Якщо військовослужбовця виключено, то перед індексом стоїть знак оклику "!", що дозволяє одразу відображати ПІБ і звання військовослужбовця з потрібного аркуша. Принцип формування індексу для швидкого пошуку використовується на всіх аркушах цієї версії ЕЖООС.
• Колонки Індекс попереднього руху і Індекс наступного руху створені для зручності і можливості будувати ланцюжок переміщень. За індексом попереднього руху обчислюється колонка Попередня посада, за індексом наступного руху - колонка Дата до. Якщо попереднього або наступного запису немає, відображається значення -1.
• Колонка Активний запис заповнюється як ІПН військовослужбовця, якщо заповнена колонка Дата з, яка відповідає даті добового наказу і робить цей рядок активним для обліку. Це дозволяє поступово вносити інформацію, наприклад, спочатку за наказом по особовому складу чи рапортом (залежить від рівня вашого підрозділу), а після набуття наказом чинності - вказати дату добового наказу в колонці Дата з , щоб зміни відобразилися в обліку.
• Колонка Останній запис відображає ІПН для останнього активного запису на аркуші Переміщення по цьому військовослужбовцю. Заповнення цього поля означає, що саме цей запис діючий і враховується в обліку, колонка має службовий характер.

Отже, як ви бачите, ведення цього аркуша дозволяє здійснювати відносно повноцінний облік руху особового складу, відслідковувати зміни посад і наказів, а також спрощує процес ведення аркуша ООС, що особливо важливо на рівні військової частини. Також цей аркуш можна розвивати - дописати додаткову інформацію і зробити навіть формування рапортів та пунктів наказів. Звісно, Excel не можна вважати повноцінною системою обліку, але наразі це єдиний працюючий інструмент, доступний усім підрозділам, і той, з яким ми всі працюємо. Тому чим більше його можливостей ви повноцінно використаєте, тим ефективніше зможете налагодити роботу і процеси у підрозділі.

Аркуш Статуси

Задача аркуша Статуси - вести історію змін статусу (місцезнаходження) військовослужбовця. На основі даних, внесених у цей аркуш, статус військовослужбовця автоматично переноситься на аркуш ООС, а звідти - далі на аркуші ШПО та Табель. За статусом формується відповідна статистика. Принцип ведення аркуша Статуси аналогічний до аркуша Переміщення: на кожну зміну статусу створюється додатковий рядок, у якому вказується новий статус та дата, з якої він діє.

Вручну потрібно заповнити ІПН військовослужбовця, сам статус та дату, з якої він діє. Колонка Коментар і Дата по (до якої діє статус) можна заповнювати за потреби - вони не впливають на облік і формули.
Колонка Наявність заповнюється автоматично відповідно до довідника статусів. Вона створена для того, щоб мати можливість вести статуси відповідно до потреб вашого підрозділу і командира, а також для побудови статистики відповідно до ваших вимог та до Наказу МОУ. КолонкаНаявність групує ваші статуси. Наприклад, якщо у вас є декілька місць дислокації, у статусах ви вказуєте детально, а в колонці Наявність це відображається узагальнено як"Так". Або ж ви класифікуєте відпустки щорічні і відпустки по лікуванню.
Інші колонки - Військове звання, ПІБ, Індекс ООС, Активний Запис і Останній запис - працюють так само, як і в аркуші Переміщення.

Навіщо створено аркуш Статуси і чому не вести цю інформацію одразу на аркуші ООС? Це ж простіше? Ось дві головні причини:

1. У великому організмі це дає можливість працювати з файлом паралельно кожному у своїй локальній копії та обмінюватись лише змінами, які додаються накопичуванням на сторінцу Статуси. Тобто не потрібно вносити зміни в різні рядки аркуша ООС - усі зміни вносяться послідовно, як у журнал, і можуть бути скопійовані через буфер обміну за один раз.
2. Зручно відслідковувати зміни, які відбулися у файлі. Завжди можна побачити, що внесено сьогодні, що - за тиждень тощо. За потреби можна додати колонку з датою реєстрації та відповідальним, хто вніс зміни. Також можливо блокувати редагування попередніх рядків.

Але для невеликих підрозділів, де за облік відповідає одна людина, це може бути зайвим, і цілком достатньо вести облік статусів безпосередньо на аркуші ООС. Тому, починаючи з версії 1.6, зроблено два варіанта ЕЖООС: повний - з веденням статусів на окремому аркуші, і спрощений - де облік статусу здійснюється безпосередньо на аркуші ООС. Усі інші механізми будуть працювати аналогічно, а за потреби можна в будь-який момент перейти з одного варіанту на інший.

Аркуш Табель

Третій і останній пункт цієї частини - опис аркуша Табель. Цей аркуш вимагається наказом, тому потрібно його робити. Хоча аркуш виглядає складно, але все буде просто. Алгоритм заповнення наступний: після опрацювання всіх статусів за добу потрібно перейти на аркуш Табель і скопіювати значення з колонки Сьогодні у колонку з відповідною датою.
Важливо! В колонку Сьогодні через формули автоматично підтягується актуальний статус - тобто той, який був останнім введений для військовослужбовця на аркуші Статуси або вказаний на аркуші ООС. Тому при копіюванні потрібно вставляти колонку у відповідну дату як значення, без формули!

Аркуш Табель з кожного місяця ведеться з початку, тому потрібно врахувати наступні моменти, щоб все працювало коректно.

1. При вибутті військовослужбовця необхідно скопіювати його рядок з аркушу ООС на аркуш Виключені. На аркуші Статуси (або на аркуші ООС) встановити йому статус Вибув(ВБВ) і залишити цей рядок на аркуші ООС до кінця місяця. Це необхідно для правильної роботи табеля.
2. При зарахуванні нової людини її ІПН потрібно скопіювати на аркуш Табель. Кількість рядків на аркушах ООС і Табель має бути однаковою.
3. По завершенню місяця:
   3.1. Зберегти копію файлу для переходу в наступний місяць.
   3.2. На аркуші Налаштування змінити робочий місяць на наступний.
   3.3. Видалити з аркушів ООС і Табель рядки з людьми, які були виключені. Для цього:
   Слід відфільтрувати на аркуші ООС людей зі статусом Вибув і видалити їх усіх за один раз.
   Видалення строк може займати тривалий час. Якщо кількість рядків на аркушах ООС і Табель більше 1000, рекомендовується спочатку відсортувати список так, щоб ці люди опинилися в кінці списку, а потім видалити рядки, які будуть йти підряд.
   Зробити це можна багатьма способами. Наприклад, закрасити всі рядки, які треба видалити, відмітити кольором, відсортувати за кольором і після цього відалити рядки, що опинилися в кінці списку.
   3.4. Після видалення виключених людей з аркуша ООС відповідні рядки на аркуші Табель підсвічуватимуться червоним кольором і їх потрібно видалити аналогіним способом.
   3.5 Очистити значення в табелі за період 1-31 число і записати в 1 число актуальні значення з колонки Сьогодня. Все новий місяць розпочато.

У наступній частині будуть надані рекомендації щодо переходу на наведену форму ЕЖООС та основні моменти, які слід врахувати при першому заповненні даних. Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі. Обговорення і питання в групі в Signal за посиланням.

10.08.2025 Версія 1.6 Повна і Спрощена upa_ezhoos_1_6.zip: Скачати
Для роботи з файлом ЕЖООС потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.
Всі версії і історія змін до них в першій частині.

Чи була Вам корисна інформація? Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋