Сервіс розрахован на малий та середній бізнес.
Загальний огляд сервісу на нашому сайті за посиланням
Хорошоп - українська платформа швидкого та зрозумілого запуску інтернет-магазинів.
Щоб отримати нашу консультацію у подальшій роботі з платформою, зареєструйтесь за посиланням .
Наш власний досвід переходу з Бітрікс на Хорошоп
2026-02 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".
Виходимо з припущення, що зараз ви, крім книг, ведете облік особового складу в електронному вигляді у таблиці, схожій на перший аркуш ШПО наведеного прикладу, або такій, що відповідає додатку 61 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі МОУ "Книга штатно-посадового обліку особового складу". Процес початкового заповнення розглядається на рівні військової частини, яка має підпорядковані підрозділи, а не на рівні лінійного підрозділу. Якщо у вас лінійний підрозділ, то частину інформації, а саме індекси посад, вам мають надати, і буде правильно, щоб це робилося централізовано на рівні штабу військової частини. У протилежному випадку, якщо почнете займатись самодіяльністю, можете отримати на горіхи, але це таке.
Вести електронний облік особового складу потрібно із дотриманням вимог безпеки і конфіденційності даних. Пам'ятайте: будь-який список особового складу, штатний розклад і кількісні показники підрозділу - це інформація для службового користування (ДСК), а в деяких випадках може взагалі мати гриф "Таємно"!
Ні в якому разі не надавайте інформацію з ЕЖООС, скріни екранів з реальними даними чи копії файлів.
Наша служба підтримки і автор, ніколи не запитають у вас таку інформацію, щоб щось виправити або подивитись. У випадку будь-яких підозрілих запитів повідомте через форму зворотнього зв'язку і зверніться до відділу, який відповідає за кібербезпеку у вашій частині.
Для переходу вам потрібно мати або підготувати таблицю, у якій будуть, як мінімум, такі стовпчики:
Додатково необхідно мати інформацію про дату і наказ про зарахування військовослужбовця на останню посаду, дату і наказ про присвоєння останнього військового звання і дату, з якої діє поточний статус військовослужбовця. Якщо цю інформацію підготувати швидко на момент переходу немає можливості, то відповідні колонки будете вимушені заповнити датою переходу або якоюсь службовою датою, яку потім потрібно буде виправити на дійсну.
Якщо посада вакантна, то стовпчики, які відносяться до військовослужбовця (від 7-го пункту і далі) залишаються порожніми. Також буде добре, якщо ви зможете підготувати в таблиці одразу більше інформації про військовослужбовця, наприклад: вид служби, освіта, номери наказів та інші відомості, які містяться на аркуші ООС. Якщо цього не підготуєте зараз, доведеться дозаповнювати вже в процесі ведення ЕЖООС.
Якщо у вас є додаткова інформація, яку ви використовували для обліку і яка не передбачена наведеною формою ЕЖООС, її можна також підготувати в таблиці, додавши колонки, які у вас були раніше на аркушах ООС і Посади. Наприклад, орудний відмінок прізвища на аркуші ООС, повну назву посади на аркуші Посади, можливо також у потрібних відмінках, щоб доопрацювати і зробити автоматизацію текстів наказів, рапортів, - тобто те, що у вас зараз вже налаштовано і працює. Але це вже опціонально; мінімум - це пункти, які вказані на початку.
Для військовослужбовців, які виведені в розпорядження, повинен бути вказан індекс посади, з якої його було виведено в розпорядження. Більш детально про те, як заповнити ЕЖООС, якщо на момент переходу немає повної інформації по виведеним в розпорядження, дивись далі в розділі заповнення аркушу Переміщення.
При заповненні всіх аркушів обов'язково дотримуватись двох простих правил:
Також треба максимально звикнути і не вставляти дані з буфера обміну через клавіші Ctrl-V, коли працюєте в ЕЖООС. Використовуйте праву кнопку - "Вставити як значення" або Ctrl-Shift-V, якщо ваша версія Excel підтримує цю комбінацію клавіш.
Якщо ви адміністратор або начальник і відповідаєте за те, щоб ЕЖООС працював, і передаєте файл на заповнення виконавцю, захищайте аркуш, як мінімум форматування клітинок. Приклади, які наведено, захищені саме таким чином, без пароля.
На аркуші в таблиці підрозділи треба сформувати ієрархічну структуру підрозділів, це дуже відповідальний і відносно складний етап. Цей аркуш з'явився тільки в версії 2.0 і викликав відносно велику кількість питань при переході, тому будьте уважні. Обов'язково ознайомтесь зі статею ЕЖООС від Кубик 2.0 і відкритйте наданий приклад, щоб розуміти в якому форматі треба підготувати дані.
З підготовленої таблиці візміть колонку 2 підрозділ і скопіюйте її на окремий чистий аркуш, з отриманного стовбчику видаліть усі повторюванні значення, це можна зробити через пункт меню "Дані"-"Видалити повтори" у результаті ви маєте отримати стовбчик, в якому будуть знаходитсь усі ваші підрозділи так як вони йдуть за штатом. Цей стовбчик ви копіюєте в колонку 221 Підрозділ.
Колонки 220 Підрозділ БЧС, 222 Підрозділ батьківскій і 225 Номер підрозділу треба заповнити вручну.
Тепер візміть колонку 221 Підрозділ, скопіюйте її в окрему таблицю і залишьте тільки назви перших частин підрозділів без номерів, наприклад, для
"1 механізоване відділення 1 механізованного взводу 1 механізованої роти 1 механізованого батальйону" треба залишити тільки "механізоване відділення", для
"1 механізована рота 1 механізованого батальйону" залишити "механізована рота".
Дублі нам будуть не потрібні, тому "2 механізоване відділення 1 механізованного взводу 1 механізованої роти 1 механізованого батальйону" і т.п. можна просто видаляти.
Перевірьте список "Дані"-"Видалити повтори", щоб не було дублів.
Ці назви мають відповідати тому, як вони вказані в вашому офіційному штаті. Також в офіційному штаті є 6 значні коди назв підрозділу, які відповідають цим назвам.
В ітозі у вас має сформуватись повний перелік назв ваших підрозділів, згідно штату з кодами. Якщо на даному етапі кодів не буде, це не критично, але краще звести це одразу до купи.
Підготовлений список треба скопіювати в таблицю Довідник назв підрозділів на аркуші Підрозділи і додатково вручну заповнити колонку "Назва РВ" назвою підрозділу в родовому відмінку, це потрібно для правильного формування повних назв посад і підрозділів. Після чого в таблиці підрозділи заповніть колонку 226 назва з випадаючого списку.
Якщо ви це зробите вірно, то в колонках 230-233 у вас сформуються правильні повні назви підрозділів.
Якщо ви не робили такого раніше, то це найскладніший етап початкового заповнення ЕЖООС, тому якщо з цим у вас все вийшло далі теж впораєтесь, інакше розбирайтесь, це дуже важливо і обов'язково знадобиться при впровадженні спеціалізованного ПЗ.
З версії 2.0 на аркуші посади додано таблицю Довідник назв посад, яка має бути заповнена для повноцінного функціонування автоматизованного ЕЖООС, а саме формування повних назв посад. Для цього необхідно по аналогії з підрозділами сформувати повний перелік всіх посад, які є у вас в підрозділі, заповнити для них іменний і родовий відмінок в колонках "Хто" і "Кого", колонки "Кому" і "Ким" можна заповнити пізніше, вони не використовуються в ЕЖООС, і можут знадобитись тільки для розвитку.
Принцип формування переліку аналогічний, як і для підрозділів, візміть з підготовленої таблиці колонки "Назва посади" і "Код", видаліть дублі.
Для суміщених посад рознесіть код на дві колонки Код та КодС.
Відсортуйте по назві і одразу уважно перевірьте на правильність назв відсутність подвійних пробілів між словами правильність розташування - і т.п., щоб довідник був унікальним.
У випадку, якщо у вас є посади з однаковою назвою, але різними кодами, вам знадобиться доопрацювання, а саме зробити ключом не назву посади, а код посади. Це доволі рідкий випадок, який робить подальшу роботу з довідником посад менш зручною, тому в наданому зразку ключом для посади є її назва. Якщо у вас є потреба в такій зміні, напишіть про це в формі зв'язку для більш повної рекомендації.
З підготовленої таблиці всі рядки, які відносяться до штату, копіюємо на аркуш Посади.
Переносимо колонки 1-6: Номер посади, Підрозділ, Назва посади, ВОС, ШПК, Тарифний розряд в колонки 109,221,110,111,112,113 відповідно.
Контрольним моментом має бути, що після заповнення списку, для всіх посад має автоматично сформуватись колонка 112 ВОСКОД і повні назви посади колонки 311-314.
Для деяких посад можливо буде потрібно дозаповнити колонку Доповнення назви посади, для правильного формування посади, або зробити виключення, про це написано детально в в статті ЕЖООС від Кубик 2.0.
Для формування індексу посади, дотримуйтесь наступних правил:
Далі для прикладу будемо вважати, що ми обрали для індексу 6 символів.
Якщо ваш поточний індекс посади або номер за штатом не відповідає наведеним вимогам, його треба конвертувати або замінити на новий. Для цього в підготовлену таблицю достатньо додати колонку "Новий індекс" і переносити в ЕЖООС вже її.
Конвертацію можна зробити декількома способами, пропоную такі варіанти:
Навіщо брати крок 10? У випадку незначних змін штату, а саме додавання посад, це дозволить додавати посади і зберігати їх у хронологічному порядку, але може ускладнити процес нумерації. Якщо буде додаватися навіть невеликий підрозділ на 10-20 посад, зробити так, щоб індекси йшли по зростанню, вже може не вийти. Тому це може бути зручно лише на першому етапі використання.
Старий індекс також можна зберігти десь на аркуші Посади в окремій колонці, але для переходу він не знадобиться. Якщо ви обрали варіант 2 або 3, то його завжди можна витягти з нового індексу.
Заповнення цього аркушу буде найпростішим
Беремо колонку "індекс посади" з підготовленої табиці або з аркушу Посади і вставляємо її в колонку 1 аркушу ШПО.
Все. Перевіряємо: якщо перші два кроки зроблені правильно, то у вас на аркуші ШПО автоматично заповняться колонки Підрозділ, Посада, ШПК, ВОС, Тариф з аркушу Посади.
Заповнення аркушу ООС також легке. Поступово заповнюємо колонки з підготовленої таблиці:
Починаючи з версії 4.2 в ЕЖООС від Кубик додано можливість ведення історії військових звань. До цього звання треба було заповнювати безпосередньо на аркуші ООС.
Для первинного заповнення цього аркушу беремо з підготовленої таблиці значення для колонок ІПН і військове звання, це обов'язковий мінімум.
За наявністю також треба додати інформацію про наказ згідно якого отримано військове звання.
Заповненні аркушу Статуси також максимально просте:
Останній важливий крок початкового заповнення ЕЖООС- правильно відобразити особовий склад, який знаходиться в розпорядженні командирів і не призначений на посади.
Для того щоб це зробити, потрібно перенести інформацію з таблиці, яку ви підготували, наступним чином:
З аркушем переміщення все. Колонку 430 - індекс посади - заповнювати не потрібно. А в колонці 444 - попередня посада - ви побачите індекс посади, з якої військовослужбовця вивели в розпорядження, або службову посаду, яку було вказано на аркуші ООС.
Починаючи з версії 2.4 інформацію про контракти ведеться на окремому аркуші, з якого автоматично підтягується на аркуш ООС.
Заповнення таблиці Контракти відбувається аналогічно попереднім таблицям, треба заповнити колонки 20 ІПН, 233 Термін контракту, 18 Дату з якої діє контракт і простявляти відмітку Так в колонці 235, якщо контракт продовжен до демобілізації, тобто продовжує діяти не зважаючи на дату закінчення контракту.
Інформація по останньому контракту автоматично підтягнеться на аркуш ООС.
Якщо для Вашого підрозділу такий механізм ведення контрактів є занадто складним або зайвим, можна видалити формулу в колонках 18 та 19 аркушу ООС і заповнювати цю інформацію безпосередньо на аркуші ООС, в будь якому випадку, для першочергового заповнення і початку роботи з автоматизованим ЕЖООС, заповнення аркушу Контракти є другорядним і він може бути заповнений пізніше.
Для того, щоб побачити кількісні показники по всім підрозділам, необхідно підготувати аркуш Статистика. Це робиться за допомогою формул COUNTIFS, скоріше за все так само, як ви робите різні форми і звіти для командирів і штабів. В колонці A треба вказати скорочену назву підрозділу так, як вона заповнена в таблиці Підрозділи в колонці "Підрозділ БЧС". В колонці B - так, як її треба відображати для друку, в базовому вигляді ці значення можуть співпадати.
Колонки А та B заповнюються вручну для всіх підрозділів, по яких треба показувати аркуш Статистика.
В колонках кількісних показників в наданому зразку використовуються масивні формули, це працює таким чином, що формула введена тільки в рядку "Всього за штатом", а формули для всіх інших рядків по підрозділам "розливаються" автоматично. Це зроблено для прикладу, щоб показати такий підхід, якщо вам складно або не зручно розуміти такі формули, без коливань переробить, їх на звичайні. Вам обов'язково треба розуміти всі формули підрахунку, щоб мати можливість впевнено і самостійно за потреби їми керувати в подальшому.
Самий перший рядок аркушу використовується для службових цілей, там стоять значення статусів які треба підраховувати у відповідну графу БЧС.
В кінці таблиці розміщено контрольні стовбці, які дозволяють контролювати, що кількість по статусам дорівнює загальної кількості по списку. Це приклад реалізації контролю і його вам треба доопрацювати самостійно згідно ваших потреб і вимог.
Приклад реалізації аркушу Статистика є умовним, він відповідає наданому зразку МОУ, але може не відповідати вашим потребам, тому будьте готові, що Вам треба буде адаптувати його згідно вимог ваших командирів і командувань.
На що варто звернути увагу при формуванні показників на аркуші Статистика:
Якщо ви заповнили аркуші Посади, ШПО, ООС, Звання, Статуси, Переміщення, виконайте перевірку результату.
На аркуші ШПО має з'явитися поточне актуальне розміщення вашого особового складу за посадами.
На аркуші Статистика у вас мають бути статистичні показники кількості особового складу за штатом, за списком, в наявності та по категоріях відсутності.
Якщо все добре і дані зійшлися, вітаю: початкове заповнення ЕЖООС відбулося коректно і можна переходити до його щоденного ведення.
Ще буде потрібно заповнити табель, як це зробити описано в 3 розділі 2 частини.
Якщо кількість не збігається з даними вашого поточного обліку, треба шукати причини. Розглянемо основні етапи перевірки, щоб виявити причини розбіжності.
Не збігається кількість військовослужбовців в наявності або по якійсь категорії відсутніх. Перевірте налаштування статусів (колонки E-K аркушу Налаштування), зверніть увагу, що наявність\відсутність рахується по колонці "Статус група", колонка "На забезпеченні", в наданому прикладі ніяк не впливає на підрахунки. Перечитайте ще раз частину 2 розділ Статуси. Якщо не розберетеся - задавайте питання в групу в Signal.
Не збігається кількість особового складу в розпорядженні. Перевірте список на аркуші ООС, встановить фільтр по колонці 240 - останній тип наказу "В розпорядження". Має залишитися актуальний список військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні. Аналогічний результат має давати фільтр по колонці 430 - де поточна посада не заповнена. Якщо список не вірний, перевірте, чи внесли інформацію на аркуш Переміщення і перевели цих військовослужбовців в розпорядження.
Для роботи наведеного зразка ЕЖООС потрібен Excel версії 2021 або вище.
Для орієнтиру розміру файлу будемо використовувати показник кількості особового складу на аркуші ООС, далі під терміном кількість ОС буде матися на увазі саме цей показник.
При кількості ОС до 10 000, для нормальної роботи достатньо стандартного вживаного офісного ноутбука вартістю в 15-20 тис. грн. Орієнтовний "нормальний" розмір файлу ЕЖООС у форматі XLSX 2-4 Мб на кожну тисячу рядків аркушу ООС. Не зважаючи на те що формат XLSB важить менше і має працювати швидше і краще, були випадки підвисання і не відновлення данних в цьому форматі, тому цей формат використовувати не рекомендовано.
Приклад містить велику кількість формул, при кількості ОС більше 5000, може знадобитися відключати автоматичний підрахунок формул, особливо при інтенсивному введенні даних та обов'язково при копіюванні для початкового заповнення.
При кількості ОС до 2000 тисяч, ніякі додаткові оптимізації наданого зразку не потрібні, при кількості до 5000 скоріш за все також. При кількості ОС більше 5000 вам знадобляться деякі не складні оптимізації, як то скорочення історії аркушу ООС, або часткове переведення формул в значення. Якщо у вас є потреба в допомозі, або додаткова консультація звертайтесь в формі зворотнього зв'язку або задавайте питання в групу в Signal.
Особливістю роботи Смарт таблиць, навіть при відносно невеликій кількості даних є зависання при вставлення з буферу обміну діапазонів, якщо у вихідному файлі стоїть фільтр і рядки йдуть не один за одним. В такому випадку копіювати в ЕЖООС треба через проміжний файл: спочатку вставляти дані в проміжний файл, а потім щоб фільтру не було, з нього вже в смарт-таблицю ЕЖООС. В такому випадку операція буде виконуватися за секунди навіть на тисячі рядків. Якщо вам треба копіювати більше 5 000 рядків, і операція копіювання починає займати більше 30 секунд, копіюйте частинами по 1-2 тисячі рядків і вставлення буде проходити майже миттєво.
Також довго буде виконуватись або може призвести до зависання операція з видалення навіть невеликої кількості рядків в таблиці, якщо вони йдуть не підряд. Така операція виконується при відкритті табелю на новий місяць, що описано в другій частині. Обійти це можна наступним чином: перш ніж видаляти такі рядки, спочатку потрібно їх виділити кольором, очистити значення, потім відсортувати за кольором, щоб всі вони опинилися в кінці і вже потім видалити рядки. Цю операцію треба робити при відключенному автоматичному перерахунку формул.
Закриття файла відбувається відносно довго, це пов'язано з тим що в файлі багато формул і в Excel формується велике дерево зв'язків, яке знаходиться в пам'яті. А при закритті відбувається очищення кешу, і чомусь ця операція відбувається занадто довго. При кількості ОС більше 10000 це може займати декілька хвилин, ця поведінка є коректною і оптимізувати це на поточному етапі ніяк не вдалось.
Якщо ви плануєте виконувати потенційно довгу операцію або просто робити нетипові маніпуляції, перед тим як їх робити, зробіть копію файлу. Також для запобігання втрати даних регулярно робіть щоденну копію файлу на незалежний носій.
Чи вдалося вам, дотримуючись інструкцій, зробити початкове заповнення? Так 👍 Ні 👎
Для отримання шаблону надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, посилання для скачування буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.
Також посилання можно отримати в автоматичному режимі, якщо зробити донат "На Розвиток "Української непаперової". Посилання буде доступно одразу.
Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.
description Огляд сервісу
description Огляд складського обліку
description Огляд обліку торгівельного підприємства
description Огляд обліку виробничих витрат і випуску готової продукції (робіт, послуг)
description Заробітна плата та кадри
Наш власний досвід переходу з BAS на Діловод