2025-09 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал обліку особового складу. Частина 4.

В першій частині було надано загальну інформацію і принцип роботи електронного журналу обліку особового складу. У другій частині надано пояснення, як вести облік переміщень особового складу, змінювати статус і вести табель в ЕЖООС. В третій частині надано покрокове керівництво, як заповнити ЕЖООС початковими даними.
У цій частині надається інформація про те, як перетворити наданий розширений ЕЖООС у вигляд, який вимагається наказом МОУ, без зайвих надбудов і формул, щоб можна було надати його на перевірку, роздрукувати або передати в архів.

Формування журналу згідно вимог наказу МОУ №687

Можливість сформувати журнал відповідно до вимог МОУ додано, починаючи з релізу 1.7. Формули і назви, які розглядаються далі, наведені для зручності за релізом 1.7 повної версії. В інших версіях формули будуть відрізнятися лише номером версії.

Зв'язок офіційного файлу з файлом обліку

В архіві релізу міститься файл ЕЖ_Офіційний_Реліз_1_7.xlsx , який потрібно буде використати для формування офіційної версії.
Для цього необхідно відкрити обидва файли ЕЖООС: той, у якому ведеться облік, і той, у якому готуватиметься офіційна копія без формул.
До файлу з офіційним релізом треба прив'язати файл ЕЖООС з обліком. Для цього оберіть пункт меню Дані-Посилання на книги та оберіть файл з обліком. Файл для створення офіційної версії працює однаково, як зі скороченою, так і з повною версією ЕЖООС.

Після підключення файлу всі аркуші, крім аркушу 8. Статистичний облік, мають заповнитись автоматично всіма даними з основного файлу обліку.
Це реалізовано завдяки тому, що в першому рядку кожного стовпчика на кожному аркуші вказане посилання на відповідну колонку розширеного ЕЖООС. Посилання має максимально простий вигляд. Наприклад, формула в першій клітинці першої колонки аркуша "ШПО" має вигляд =ЕЖОС_Приклад_в_1_7_Повна.xlsx!тШПО[1].
Наведена формула розгортає всі дані з відповідної колонки.
Щоб таблиця мала звичний вигляд і відображалися межі між клітинками, на кожному аркуші налаштовано умовне форматування, яке малює межі, якщо заповнено значення в першій колонці А у відповідному рядку. Завдяки цьому аркуш одразу виглядає "згідно-відповідно" і придатний для друку. Єдине, що потребуватиме налаштування, - це ширина стовпчиків.

Перевірте, чи заповнення відбулося коректно. Якщо ви змінювали якісь назви таблиць або заголовки колонок порівняно з файлом, що постачався з релізом, окремі колонки могли не заповнитися. Тому уважно перевіряйте все, особливо перший раз. Потрібно, щоб усі колонки на аркушах "ШПО", "ООС", "Виключені", "Тимчасово прибулі", "Тимчасово відсутні", "Табель", "Безповоротні втрати" та "Посади" заповнились як треба, і щоб все було рівненько.
Якщо заповнення всіх аркушів, крім "Статистичний облік", відбулося успішно, переходьте до наступного кроку - налаштування аркуша "Статистичний облік". Якщо щось не вийшло, поставити питання можна в групі в Signal.

Налаштування аркуша Статистичний облік.

Під час першої підготовки файлу потрібно підготувати аркуш "Статистичний облік". Це робиться один раз і за потреби коригується, якщо у вас відбувалася зміна структури підрозділів або зміна цього аркуша в основному файлі обліку.
Необхідно забезпечити, щоб файл "Статистичний облік" в офіційному файлі порахувався так само, як в основному файлі. Для цього достатньо виділити весь аркуш "Статистичний облік" в основному ЕЖООС, скопіювати його у буфер обміну і вставити в офіційний файл.
Підготовку завершено.

Розрив зв'язків з основним файлом і підготовка архіву.

Після того як офіційний файл зв'язано з вашим основним файлом, необхідно налагодити процес щомісячного збереження журналу.
Як було сказано раніше, рекомендовано регулярно (раз на день або декілька днів) зберігати копію повного електронного журналу. Наприклад, робити копії файлів в форматі ЕЖ_А0000_0905.xlsx, де 0905 - 05 вересня, а А0000 - назва вашої частини або підрозділу.
Офіційний файл, який підключається до вашого ЕЖ, може мати назву ЕЖ_А0000_Офіційний.xlsx, без зазначення дати.
Збережіть основний файл за поточний місяць під назвою ЕЖ_А0000_2025_Вересень.xlsx і прив'яжіть до нього офіційний файл. Після чого збережіть його з назвою ЕЖ_А0000_2025_09.xlsx.
Після того як файли з прив'язками та формулами збережено, зробить копію офіційного файлу з новою назвою, наприклад, ЕЖ_А0000_2025_09_Архів.xlsx. Відкрийте цей файл, потім перейдіть у меню Дані-Посилання на книги і натисніть кнопку "Розірвати все". Ця дія видалить усі посилання на основний файл і збереже всю наявну інформацію в файлі ЕЖООС як значення.
Після розриву зв'язків цей файл не міститиме жодних формул і не матиме зв'язків з основним файлом. Він буде відкриватись в усіх версіях Excel від 2016 року, LibreOffice, WPS Office та інших табличних редакторах, які вміють відкривати файли з розширенням xlsx. Усі числові показники та інформація у файлі ЕЖ_А0000_2025_09_Архів.xlsx будуть зафіксована станом на відповідний місяць.

Дякую за увагу.
Сподіваюсь, що наведених матеріалів було достатньо, щоб отримати базове розуміння того, як налагодити облік особового складу за допомогоую електронного журналу у вашому підрозділі так, щоб це було якісно, зручно та відповідало вимогам і інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України.

На цьому "обов'язкова" частина методичних матеріалів щодо ведення та використання електронного журналу обліку особового складу завершена. Проте тема обліку й використання ЕЖООС залишається актуальною, тому підписуйтесь на телеграм-канал, приєднуйтесь до групи в Signal - і будемо на зв'язку.

Для статистики і розуміння того, як використовуються надані шаблони, прошу обрати одну з кнопок:
Використовую 🤓 Спробую використати 🤩 Цікаво, але в нас краще 😎 Не цікаво 😒 Дякую 🙏

Задати питання, запропонувати ідею, залишити відгук: Форма зворотнього зв'язку 👋