2025-08 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал. Частина 2. Як вести переміщення і зміни статусу особового складу.

В першій статті було надано загальну інформацію і принцип роботи ЕЖООС. У другій частині пояснюємо розділи, які викликають найбільшу кількість питань і помилок.

Якщо ми говоримо саме про облік, а не планування, пошук, мотивацію чи аналіз, то, по суті, існують дві основні задачі обліку особового складу:

• Облік демографічних даних.
• Облік руху особового складу.

Демографічні дані є відносно сталими, і питання їх обліку вирішується відносно просто навіть паперовими засобами, а в ЕЖООС за це відповідає аркуш ООС. А от рух військовослужбовців - це постійні зміни, які потребують структури і правильного обліку, тому це питання є головним в цій статті.

Аркуш Переміщення особового складу

Цей аркуш є ключовою особливістю і принципово відрізняє запропоновану форму ЕЖООС від тієї, що наведена в наказі МОУ №687, і від паперових книг обліку. Саме він в ЕЖООС надає структуровано інформацію про рух військовослужбовців між посадами, дати виведення і повернення з розпорядження. На підставі цього аркуша заповнюються всі колонки аркуша ООС, пов'язані з посадами, в тому числі регламентовані колонки 10 та 11 - індекси посад та історія посад.

На аркуші вручну заповнюється така інформація:

• наказ по особовому складу - ким виданий, номер дата;
• тип наказу про переміщення. Перелік типів наказів на переміщення визначається на аркуші Налаштування; за потреби його можна змінювати й розширювати. Наведений варіант налаштувань є мінімальним;
• ІПН військовослужбовця;
• індекс посади, на яку призначається військовослужбовець. У випадку виведення військовослужбовця у розпорядження індекс посади не вказується;
• номер і дата добового наказу.

Усі інші поля мають світло-жовту заливку, заповнюються автоматично за формулами. Їхня зміна може знадобитися лише у разі, якщо ви вирішите змінити логіку роботи таблиці. Нижче я детально прокоментую, як працюють формули на цьому аркуші. Якщо вам буде важко зрозуміти наступний абзац, пропустіть його поки що й поверніться до нього пізніше, коли протестуєте файл і побачите, як він працює. Це слід врахувати, якщо у вас виникне потреба та бажання доопрацювати файл відповідно до ваших вимог.

• Колонка № автоматично заповнюється номером поточного рядка і є індексом для зв'язку між різними рядками всередині таблиці.
• Колонки військове звання і ПІБ, автоматично підтягується за ІПН з аркуша ООС або аркуша Виключені.
• Колонка Посада, на яку введена для зручності - вона показує назву посади згідно з індексом. За потреби можна так само доопрацювати відображення підрозділу, якому відповідає цей індекс посади.
• Колонка Дата по автоматично заповнюється датою, до якої діє ця посада (тобто датою до наступної посади). У випадку, якщо це остання посада, виводиться текст, який заданий на аркуші Налаштування. Це зроблено, наприклад, щоб мати можливість формувати історію перебування людини на посадах.
• Колонка Попередня посада, показує попередню посаду військовослужбовця, а у випадку виведення в розпорядження - останню діючу посаду.
• Колонка Індекс ООС створена для пришвидшення пошуку. Вона відображає номер рядка військовослужбовця на аркуші ООС або аркуші Виключені. Якщо військовослужбовця виключено, то перед індексом стоїть знак оклику "!", що дозволяє одразу відображати ПІБ і звання військовослужбовця з потрібного аркуша. Принцип формування індексу для швидкого пошуку використовується на всіх аркушах цієї версії ЕЖООС.
• Колонки Індекс попереднього руху і Індекс наступного руху створені для зручності і можливості будувати ланцюжок переміщень. За індексом попереднього руху обчислюється колонка Попередня посада, за індексом наступного руху - колонка Дата до. Якщо попереднього або наступного запису немає, відображається значення -1.
• Колонка Активний запис заповнюється як ІПН військовослужбовця, якщо заповнена колонка Дата з, яка відповідає даті добового наказу і робить цей рядок активним для обліку. Це дозволяє поступово вносити інформацію, наприклад, спочатку за наказом по особовому складу чи рапортом (залежить від рівня вашого підрозділу), а після набуття наказом чинності - вказати дату добового наказу в колонці Дата з , щоб зміни відобразилися в обліку.
• Колонка Останній запис відображає ІПН для останнього активного запису на аркуші Переміщення по цьому військовослужбовцю. Заповнення цього поля означає, що саме цей запис діючий і враховується в обліку, колонка має службовий характер.

Отже, як ви бачите, ведення цього аркуша дозволяє здійснювати відносно повноцінний облік руху особового складу, відслідковувати зміни посад і наказів, а також спрощує процес ведення аркуша ООС, що особливо важливо на рівні військової частини. Також цей аркуш можна розвивати - дописати додаткову інформацію і зробити навіть формування рапортів та пунктів наказів. Звісно, Excel не можна вважати повноцінною системою обліку, але наразі це єдиний працюючий інструмент, доступний усім підрозділам, і той, з яким ми всі працюємо. Тому чим більше його можливостей ви повноцінно використаєте, тим ефективніше зможете налагодити роботу і процеси у підрозділі.

Аркуш Статуси

Задача аркуша Статуси - вести історію змін статусу (місцезнаходження) військовослужбовця. На основі даних, внесених у цей аркуш, статус військовослужбовця автоматично переноситься на аркуш ООС, а звідти - далі на аркуші ШПО та Табель. За статусом формується відповідна статистика. Принцип ведення аркуша Статуси аналогічний до аркуша Переміщення: на кожну зміну статусу створюється додатковий рядок, у якому вказується новий статус та дата, з якої він діє.

Вручну потрібно заповнити ІПН військовослужбовця, сам статус та дату, з якої він діє. Колонка Коментар і Дата по (до якої діє статус) можна заповнювати за потреби - вони не впливають на облік і формули.
Колонка Наявність заповнюється автоматично відповідно до довідника статусів. Вона створена для того, щоб мати можливість вести статуси відповідно до потреб вашого підрозділу і командира, а також для побудови статистики відповідно до ваших вимог та до Наказу МОУ. КолонкаНаявність групує ваші статуси. Наприклад, якщо у вас є декілька місць дислокації, у статусах ви вказуєте детально, а в колонці Наявність це відображається узагальнено як"Так". Або ж ви класифікуєте відпустки щорічні і відпустки по лікуванню.
Інші колонки - Військове звання, ПІБ, Індекс ООС, Активний Запис і Останній запис - працюють так само, як і в аркуші Переміщення.

Навіщо створено аркуш Статуси і чому не вести цю інформацію одразу на аркуші ООС? Це ж простіше? Ось дві головні причини:

1. У великому організмі це дає можливість працювати з файлом паралельно кожному у своїй локальній копії та обмінюватись лише змінами, які додаються накопичуванням на сторінцу Статуси. Тобто не потрібно вносити зміни в різні рядки аркуша ООС - усі зміни вносяться послідовно, як у журнал, і можуть бути скопійовані через буфер обміну за один раз.
2. Зручно відслідковувати зміни, які відбулися у файлі. Завжди можна побачити, що внесено сьогодні, що - за тиждень тощо. За потреби можна додати колонку з датою реєстрації та відповідальним, хто вніс зміни. Також можливо блокувати редагування попередніх рядків.

Але для невеликих підрозділів, де за облік відповідає одна людина, це може бути зайвим, і цілком достатньо вести облік статусів безпосередньо на аркуші ООС. Тому, в версії 1.6 та 1.7, зроблено два варіанта ЕЖООС: повний - з веденням статусів на окремому аркуші, і спрощений - де облік статусу здійснюється безпосередньо на аркуші ООС. Усі інші механізми будуть працювати аналогічно, а за потреби можна в будь-який момент перейти з одного варіанту на інший.
По результатам практичного використання з версії 2.0 скорочена версія не робиться. Навіть невеликим підрозділам, після того як вони розуміють принцип ведення, простіше вести зміни на аркуші Статуси, ніж вносити точкові коригування на аркуші ООС.

Аркуш Табель

Третій і останній пункт цієї частини - опис аркуша Табель. Цей аркуш вимагається наказом, тому потрібно його робити. Хоча аркуш виглядає складно, але все буде просто.
Алгоритм заповнення наступний: після опрацювання всіх статусів за добу потрібно перейти на аркуш Табель і скопіювати значення з колонки Сьогодні у колонку з відповідною датою.
Важливо! В колонку Сьогодні через формули автоматично підтягується актуальний статус - тобто той, який був останнім введений для військовослужбовця на аркуші Статуси або вказаний на аркуші ООС. Тому при копіюванні потрібно вставляти колонку у відповідну дату як значення, без формули!

Починаючи з версії 2.1 разом з прикладами ЕЖООС додається макрос, який на підставі заповненного аркушу Статуси заповнює Табель за весь місяць автоматично. Інструкція по підключенню макроса надана разом з релізом.

Аркуш Табель кожного місяця ведеться з початку, тому потрібно врахувати наступні моменти, щоб все працювало коректно.

1. При вибутті військовослужбовця необхідно скопіювати його рядок з аркушу ООС на аркуш Виключені. На аркуші Статуси (або на аркуші ООС) встановити йому статус Вибув(ВБВ) і залишити цей рядок на аркуші ООС до кінця місяця. Це необхідно для правильної роботи табеля.
2. При зарахуванні нової людини її ІПН потрібно скопіювати на аркуш Табель. Кількість рядків на аркушах ООС і Табель має бути однаковою.
3. По завершенню місяця:
   3.1. Зберегти копію файлу для переходу в наступний місяць.
   3.2. На аркуші Налаштування змінити робочий місяць на наступний.
   3.3. Видалити з аркушів ООС і Табель рядки з людьми, які були виключені. Для цього:
   Слід відфільтрувати на аркуші ООС людей зі статусом Вибув і видалити їх усіх за один раз.
   Видалення строк може займати тривалий час. Якщо кількість рядків на аркушах ООС і Табель більше 1000, рекомендовується спочатку відсортувати список так, щоб ці люди опинилися в кінці списку, а потім видалити рядки, які будуть йти підряд. Зробити це можна різними способами. Наприклад, всі рядки, які треба видалити, відмітити кольором, відсортувати за кольором і після цього відалити рядки, що опинилися в кінці списку.
   3.4. Після видалення виключених людей з аркуша ООС відповідні рядки на аркуші Табель підсвічуватимуться червоним кольором і їх потрібно видалити аналогіним способом.
   3.5 Очистити значення в табелі за період 1-31 число і записати в 1 число актуальні значення з колонки Сьогодня. Все новий місяць розпочато.

Читайте далі Початкове заповнення даних і перехід на ЕЖООС від Кубик

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

Щоб отримати останню версію шаблону надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, інформацію буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.
Посилання для завантаження останньої версії ЕЖООС також можна отримати автоматично, якщо зробити донат "На Розвиток "Української непаперової".

Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.

Чи була Вам корисна інформація? Так 👍 Ні 👎 Форма зворотнього зв'язку 👋