2025-11 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал обліку особового складу 2.0

Перша версія ЕЖООС була мінімально достатньою, щоб вести повноцінний облік і відповідати вимогам наказу МОУ №687. Загалом електронний журнал обліку особового складу в Excel запланован, як перехідний інструмент між паперовим обліком і впровадженням спеціалізованого програмного забезпечення обліку особового складу. Але, як відомо, немає нічого більш постійного, ніж щось тимчасове, тому, на підставі набутого досвіду, позитивних відгуків і запитів користувачів першої версії ЕЖООС від Кубика, шаблон було розвинено далі.

Ключове доопрацювання версії 2.0 - це додавання довідника підрозділів, який дозволяє керувати ієрархічною структурою та фіксує повні назви підрозділів. Це, своєю чергою, дає можливість формувати повні назви посад. А коли є повна назва посади, та ще й у необхідному відмінку - це вже половина формування більшої частини кадрових і стройових документів. Але про це згодом.
Також, починаючи з версії 2.0 буде можливість експортувати дані до будь якої спеціалізованої системи - знову ж таки завдяки структурі підрозділів.

Довідник Підрозділи

На скріншоті показано ключові стовпчики довідника підрозділи. Жовті, як і раніше, формуються за формулами автоматично, а зелені та білі потрібно заповнити вручну.

Опис і призначення стовпчиків довідника Підрозділи:

• 221 Підрозділ - унікальний символьний код підрозділу. Обирайте скорочену абревіатуру так, щоб вам було зручно користуватися нею та відображати її в різного рода звітах, і водночас щоб за цією абревіатурою можна було легко та однозначно ідентифікувати підрозділ. Це головне поле довідника, яке є ключем підрозділу на всіх вкладках ЕЖООС. Саме за ним буде відбуватись пошук і зв'язок між різними аркушами. У першій версії цього довідника не було, а значення відображались в стовпчику "Підрозділ детально" на аркуші "Посади", звідки вони розповсюджувались на аркуші "ШПО" та "ООС". В версії 2.0 це вже окремий довідник, що остаточно нормалізувало основні таблиці обліку.
• 222 Підрозділ батьківський - символьна абревіатура батьківського підрозділу, використовується для побудови ієрархії підрозділів.
• 220 Підрозділ БЧС - довільна узагальнена структура, за якою прийнято будувати звіти БЧС, коли немає потреби відображати повне дерево до нижчих рівнів всіх відділень і взводів. У таблиці "Підрозділ БЧС" вказується перед підрозділом. На мій погляд, так зручніше. Це поле також присутнє і автоматично заповнюється з таблиці "Підрозділи" на аркушах "ШПО", "ООС", "Посади".
• 225 Номер підрозділу - додаткове поле, яке треба заповнювати номером підрозділу в межах батьківського підрозділу. Воно відповідає номеру відділення, взводу, роти, батареї тощо. У випадку, якщо підрозділ не має номера, поле залишається порожнім. Використовується для автоматичного формування повних назв підрозділів.
• 226 Назва - назва підрозділу згідно штату в називному відмінку. Обирається із довідника назв підрозділів, який розташований на тому ж аркуші "Підрозділи" і відповідає штатним назвам ваших підрозділів.
• В стовпчиках 230-233 автоматично формуються повні назви підрозділів: з номерами - для стройових наказів, і без номерів - для наказів по особовому складу, в називному і родовому відмінках.
• 221_1 Код підрозділу - цифровий код підрозділу. У прикладі формується автоматично на підставі номера рядка. В ЕЖООС не використовується, але може знадобитись: коли у вас виникне потреба експортувати інформацію до спеціалізованої системи, цей код стане ключем для синхронізації між ЕЖООС і системою. У такому разі його треба буде зафіксувати, щоб він не змінювався.
• 2221 Код батьківського підрозділу - заповнюється автоматично на підставі обраного значення батьківського підрозділу в колонці 222.
• стовпчики Індекс назви підрозділу та Індекс батьківського підрозділу заповнюються автоматично та потрібні для оптимізації обчислень під час формування повних назв підрозділів. Зверніть увагу, що повні назви формуються рекурсивно, і якщо в процесі заповнення в окремих рядках стовпчик 222 Підрозділ батьківський буде заповнено некоректно, клітинки з повними назвами не будуть обчислюватись і буде відображатись помилка. Помилки мають зникнути після усунення проблеми в стовпчику "222 Підрозділ батьківський".
• 229 Кількість посад по штату інформаційно відображає кількість активних посад за штатом у даному підрозділі без урахування підлеглих підрозділів. Дозволяє проаналізувати, чи немає помилок під час заповнення аркуша "Посади", адже часто трапляється, що помилково вказується неправильний код підрозділу під час початкового заповнення. Підраховуються лише активні посади, для яких дата виведення не заповнена.

Крім безпосередньо таблиці "Підрозділи", на цьому ж аркуші додано таблицю-довідник Назви підрозділів.
Довідник Назви підрозділів використовується для формування повних назв підрозділів у правильних відмінках і кодування однакових назв підрозділів згідно зі штатом.

Аркуш Посади

Аркуш зазнав суттєвих змін відносно базового ЕЖООС і першої версії. Праворуч від таблиці "Посади" додано дві таблиці: Довідник посад і Виключення назв посад.

Таблиця Довідник назв посад

Довідник використовується для формування повних назв посад в правильних відмінках і кодування однакових посад згідно зі штатом. Розберемо призначення кожної колонки довідника:

• Назва посади - правильна повна назва посади згідно класифікатора посад і штатного розкладу.
• Хто - назва посади в називному відмінку. Зазначається так, як її потрібно використовувати при формуванні повної назви посади. Наприклад, для командира взводу, при формуванні повної назви не треба писати "взводу", адже після назви посади додається назва підрозділу, яка вже містить назву взводу. Посаду "Командир відділення" на скріншоті спеціально позначено червоним як приклад неправильного заповнення.
• Кого, Кому, Ким - назва посади у відповідному відмінку;
• Категорія - для зручності пошуку і відбору посад;
• Код - код посади, згідно зі штатом;
• КодС - код суміщеної посади, може бути не заповнений;

Завдяки додаванню довідника назв посад в таблиці Посад змінений принцип формування ВОС. Тепер вручну необхідно вказати тільки перші три символи ВОС, а повний ВОС разом з Кодом посади сформується за формулами. Також значення в колонках Підрозділ і Посада тепер можна обирати зі списку, адже вони прив'язані до відповідних довідників Підрозділи і Назви посад.
У результаті всіх змін, реалізованих у версії ЕЖООС Кубик 2.0, ви побачите автоматично згенеровані повні назви посад у називному і родовому відмінках: з номерами підрозділів - для стройових наказів і рапортів, і без номерів - для формування наказів по особовому складу, планів переміщень та інших документів.

Як ви бачите, в комбінації з довідником "Підрозділи" довідник "Назви посад" дає можливість автоматично генерувати майже всі назви посад.

Виключення назв посад

Для того щоб забезпечити повну автоматизацію повних назв посад, зроблено наступне:

1. В саму таблицю посад додано поле Доповнення назви посади. Воно необхідне насамперед в ситуаціях з командирами відділень, начальниками підрозділів, коли такі підрозділи не виділяються як окремі штатні одиниці. В полі Доповнення назви посади потрібно вказати додатково назву підрозділу, щоб повна назва посади формувалась коректно.
2. Якщо назва посади має складну структуру формування, наприклад: заступник начальника штаба - начальник групи розвідки, де частина назви розривається назвою підрозділу або щось інше - реалізовано довідник виключень. У цей довідник потрібно вручну внести для конкретного індекса посади, як має звучати повна посада за цим індексом у всіх відмінках. У колонці Доповнення назви посади при цьому треба написати секретне слово "Ні" - тоді формула автоматично візьме назву з таблиці виключень замість формування її за стандартним алгоритмом. Таблиця виключень назв посад за індексом розташована праворуч, після таблиці Назви посад на аркуші "Посади". У вас не повинно бути багато таких виключень - якщо їх кількість перевищує 0.5%, напишіть про це в группу в Signal.

Це усі ключові зміни релізу 2.0, довідка і повна історія змін за посиланням.

Попередні статті рекомендації по веденню ЕЖООС:

Частина 1. Електронний журнал обліку особового складу від Кубик.

Частина 2. Опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель

Частина 3. Початкове заповнення даних і перехід на ЕЖООС від Кубик

Частина 4. Формування офіційної версії ЕЖООС згідно вимог МОУ

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

Для отримання шаблону надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, посилання для скачування буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.

Також посилання можно отримати в автоматичному режимі, якщо зробити донат від 10 гривень "На Розвиток "Української непаперової". Посилання буде доступно одразу.

Інформація, щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.

Чи була Вам корисна інформація?

Так 👍 Ні 👎Форма зворотнього зв'язку 👋