2025-11 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал обліку особового складу 2.0

Першіа версія ЕЖООС була мінімально достатньою, щоб вести повноцінний облік і відповідати вимогам наказу МОУ №687. Взагалі електронний журнал обліку особового складу в Ексель задуман, як перехідний інструмент між паперовим обліком і впровадженням спеціалізованного програмного забезпечення обліку особового складу. Але, як відомо не має нічого більш постійного, чим щось тимчасове, тому на підставі набутого досвіду, позитивних відгуків і запитів користувачів першої версії ЕЖООС від Кубика, шаблон розвивається далі.

Ключове доопрацювання версії 2.0 це додача таблиці підрозділів, яка дозволяє керувати ієрархічною структурою і фіксує повні назви підрозділів, що в свою чергу дає можливість формувати повні назви посад. А коли є повна назва посади, да ще у необхідному відмінку, то це вже більша половина формування основної частини кадрових і стройових документів, але про це пізніше.
Також з версії 2.0 буде набагато простіше експортувати дані до спеціалізованої системи, знову ж таки завдяки структурі підрозділів.

Довідник Підрозділи

На скріншоті показані ключові стовпчики довідника підрозділи. Жовті, як і раніше формуються по формулам автоматично, а зелений і білі треба заповнити самостійно.

Опис і призначення стовпчиків довідника підрозділи:

• 221 Підрозділ - унікальний символьний код підрозділу, обирайте скорочену абревіатуру так, як вам буде зручно для користування і відображення в різного рода звітах і так, щоб по цій абревіатурі було легко однозначно ідентифікувати підрозділ. Це головне поле довідника, яке я ключом підрозділу для всіх вкладок ЕЖООС, саме по ньому буде відбуватись пошук і зв'язок між ріжними аркушами. В першій версії довідника не було, а значення цього поля відображались в стовпчику Підрозділ детально на аркуші посади, і звідти розповсюджувались по ЕЖООС. Тепер це відокремий довідник, що остаточно нормалізувало всі таблиці;
• 222 Підрозділ батьківський - сімвольна абревіатура батьківського підрозділу, використовується для побудови ієрархії підрозділів;
• 220 Підрозділ БЧС - довільна узагальнена структура по якій прийнято будувати звіти БЧС, коли не потрібно повне дерево до нижніх рівнів всіх відділень і взводів. В таблиці Підрозділи вказується перед підрозділом для зручності, присутнє і автоматично заповнюється з таблиці підрозділи на аркушах ШПО, ООС, Посади;
• 225 Номер підрозділу - додаткове поле яке треба заповнювати номером підрозділу в батьківському підрозділ, відповідає номеру взводу, роти, батареї та інше. У випадку якщо підрозділ не несе номер залишається пустим. Використовується для автоматичного формування повних назв підрозділів.
• 226 Назва - назва підрозділу згідно штату в називному відмінку. Обирається із довідника назв підрозділів який розташований на тому ж аркуші підрозділи і відповідає штатним назвам ваших підрозділів.
• В стовпчиках 230-233 автоматично по формулам формуються повні назви підрозділів з номерами для стройових наказів і без номерів для наказів по особовому складу в називному і родовому відмінках.
• 221_1 Код підрозділу - цифровий код підрозділу. В прикладі формується автоматично на підставі номеру строки, в ЕЖООС не використовується, але може знадобитись коли у вас виникне потреба експортувати інформацію в спеціалізовану систему, цей код стане ключем для сінхронізації між ЕЖООС і системою його треба буде зафіксувати, щоб він не змінювався.
• 2221 Код батьківського підрозділу - заповнюється автоматично на підставі обраного значення батьківського підрозділу в колонці 222
• стовпчики Індекс назви підрозділу та Індекс батьківського підрозділу заповнюються автоматично по формулам і потрібні для оптимізації обчислень при формуванні повних назв підрозділів. Зверніть увагу що повні назви формуються рекурсивно і якщо в процесі заповнення в якихось рядках стовпчик 222 Батьківський підрозіл буде заповнено не вірно, клітинки з повнимии назвами на будуть рахуватись і буде світитсь помилка, після усунення проблеми в стовчику батьківського підрозділу помилки мають автоматично зникнути.
• 229 Кількість посад по штату інформаційно показує кількість активних посад по штату в данному підрозділі без урахування підлеглих підрозділів. Дозволяє проаналізуват, чи не має помилок при заповненні аркушу посади, бо часто буває, що помилково вказується не той код підрозділу при початковому заповненні. Рахуються тільки активні посади, у яких дата виведення не заповнена.

Крім безпосередньо таблиці Підрозділи, на цьому ж аркуші додана таблиця довідник Назви підрозділів.
Довідник Назви підрозділів використовується для формування назв підрозділів в правильних відмінках і кодування однакових назв підрозділів згідно штату.

Аркуш Посади

Аркуш зазнав суттєвих змін, праворуч від таблиці Посади додано дві таблиці: Довідник посад і Виключення назв посад.

Таблиця Довідник назв посад

Довідник використовується для формування повних назв посад в правильних відмінках і кодування однакових посад згідно штату. Розберемо призначення кожної колонки довідника:

• Назва посади - правильна повна назва посад згідно классіфікатора посад і штатного розкладу.
• Кто - назва посади в називному відмінку, як її треба брати при формуванні повної назви посади, наприклад для командира взводу, при формуванні повної назви не треба писати взводу бо після назви посади йде назва підрозділу, яка вже містить назву взводу;
• Кого, Кому, Ким - назва посади у відповідному відмінку;
• Категорія - для зручності пошуку і відбору посад;
• Код - код посади, згідно штату;
• КодС - код суміщенної посади, може бути не заповнений;
  Як ви бачити в комбінації з довідником Підрозділи довідник Назви посад дає можливість генерувати автоматично майже всі назви посад.

  Виключення назв посад

  Для того, щоб забезпечити повну автоматизацію повних назв посад, зроблено наступне:

1. В саму таблицю посад, додано поле Доповнення назви посади. Воно необхідне впершу чергу в ситуаціях з командирами відділень, начальниками підрозділів, коли такі підрозділи не виділяються як окремі штатні одиниці. В полі Доповнення назви посади можно прописати додатково назву підрозділу, щоб повна назва посади формувалась корректно.
2. Якщо ж назва посади має зовсім складний спосіб формування, наприклад заступник начальника штаба - начальник групи розвідки, а далі йде назва підрозділу, реалізован довідник виключень, куди треба вручну прописати для конкретного індекса посади, як має звучати така повна посада, а в колонці Доповнення назви посади треба написати секретне "Ні" і тоді формула візьме назву з таблиці виключень, замість формування за стандартним алгоритомом. Таблиця виключень назв посад по індексу знаходиться праворуч, після таблиці Назви посад на аркуші Посади. Скоріш за все у вас буде до 10 посад на весь штат, яким треба буде прописати виключення.

   Зміни в таблиці Посади

   В самій таблиці Посад, змінен принцип формування ВОС. Тепер вручну необхідно вказати тільки перші три символа ВОС, а повний ВОС разом з Кодом посади сформується по формулам. Також значення в колонках Підрозділ і Посада тепер можна обирати зі списку, бо вони прив'язані до відповідних довідників Підрозділи і Назви посад відповідно.
   Як результат усіх змін версії ЕЖООС Кубик 2.0, ви побачите автоматично згенеровані повні назви посад в називному і родовому відмінках з номерами підрозділів для стройових наказів і рапортів і без номерів для формування наказів по особовому складу, планів переміщень і інших документів.

Це усі ключові зміни релізу 2.0. Пишіть, в групі Signal який функціонал Вам би хотілось ще отримати в наступних релізах автоматизованного ЕЖООС від Кубика.

Також в релізі 2.0 зроблено, ще декілька невеликих змін:

1. На аркушіі ШПО

• В стовпчику 1 Індекс посади додан контроль дублів;
• В стовпчиках 6 Звання та 7 Прізвище Ім'я додано умовне форматування червоним у випадку призначення на одну посаду декількох в\с.

2. На аркуші ООС:

• Додан стовпчик 229 Прізвище Ім'я По батькові в родовому відмінку, щоб мати можливість формувати пункти наказів ПІБ - Звання - Посада повністю в родовому відмінку
• В стовпчику 430 Поточна посада додано умовне форматування для контролю дублів посад, так щоб не підсвічувались пусті посади.
• Стовпчики 109 Крайня посада, 430 Поточна посада, 240 Останній тип наказу, уточнена формула, а саме додан контроль, щоб наказ на призначення враховувся тільки тоді коли заповнена колонка 13 Дата Зарахування.⁩⁩

Статті рекомендації по веденню ЕЖООС:

1. Електронний журнал обліку особового складу від Кубик 1 версія. Основний опис >>
2. Опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель >>
3. Початкове заповнення данних і перехід на ЕЖООС від Кубик >>
4. Формування офіційної версії ЕЖООС згідно вимог МОУ >>

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

• Інформація, щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
• Файли оновлення надаються в групі Signal за посиланням.

Починаючи з версії ЕЖООС 2.0 посилання на скачування файлу, не надається на сайті у відкритому доступі. Щоб отримати шаблон надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку або зверніться до адміністратора групи Signal.

Також посилання для завантаження останньої версії ЕЖООС можна отримати автоматично, якщо зробити добровільний донат від 50 гривень "На Розвиток "Української непаперової".

Історія версій ЕЖООС:

Для роботи з файлом ЕЖООС від Кубик потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.

09.11.2025 Версія 2.0
1. Додано Аркуш Підрозділи:
-таблиця Підрозділи відображає ієрархічну структуру підрозділів з номерами і кодами;
-таблиця Довідник назв підрозділів використовується для формування назв підрозділів в правильних відмінках і кодування однакових назв підрозділів.
2 Зміни Аркуш Посади:
-додана таблиця Довідник назв посад для формування назв посад в правильних відмінках і кодування однакових посад;
-додана таблиця Виключення назв посад для фіксації окремих випадків, якім не можливо сформувати повну назву автоматично по загальним правилам;
-Таблиця Посади на аркуші Посади:
-- колонка 112 ВОС перейменована в ВОСКОД тепер містить ВОС і код назви посади для рядового і сержантського складу і ВОС для офіцерів, колонка заповнюється по формулі;
-- додана колонка 112_1 ВОС для зберігання військово облікової спеціальності;
-- додано колонки 311-314 в яких автоматично формується повна назва посади з номерами підрозділів і без в називному і родовому відмінках;
-- додана колонка 310 Доповнення назви посади, для деяких посад потребую вказання "відділення", "взводу" тойщо для правильної генерації повної назви;
-- додано колонки 318, 319 для зв'язку з таблицями назв посад і підрозділів для генерації повних назв посад;
-- колонка посади прив'язана до довідника Назви посад, можливість обирати зі списку;
-- колонка підрозділи прив'язана до довідника Підрозділи (попередня назва Підрозділ Детально);
-- колонка підрозділ БЧС реалізоване автоматичне заповнення по довіднику Підрозділи (попередня назва Підрозділ).
3. Зміни Аркуш ШПО:
-Стовпчик 1 Індекс посади додан контроль дублів;
-Стовпчики 6 Звання 7 Прізвище Ім'я додано умовне форматування червоним у випадку призначення на одну посаду декількох в\с.
4. Зміни Аркуш ООС:
-Додан стовпчик 229 Прізвище Ім'я По батькові в родовому відмінку;
-Стовпчику 430 Поточна посада додано умовне форматування для контролю дублів посад.
-Стовпчики 109 Крайня посада, 430 Поточна посада, 240 Останній тип наказу, уточнена формула. Додан контроль, наказ на призначення враховується тільки коли заповнена колонка 13 Дата Зарахування.