2025-11 Автор: Кубик. Цикл матеріалів "Непаперова армія".

Електронний журнал обліку особового складу 2.0

Перша версія ЕЖООС була мінімально достатньою, щоб вести повноцінний облік і відповідати вимогам наказу МОУ №687. Загалом електронний журнал обліку особового складу в Excel задуманий як перехідний інструмент між паперовим обліком і впровадженням спеціалізованого програмного забезпечення обліку особового складу. Але, як відомо, немає нічого більш постійного, ніж щось тимчасове, тому, на підставі набутого досвіду, позитивних відгуків і запитів користувачів першої версії ЕЖООС від Кубика, шаблон було розвинено далі.

Ключове доопрацювання версії 2.0 - це додавання довідника підрозділів, який дозволяє керувати ієрархічною структурою та фіксує повні назви підрозділів. Це, своєю чергою, дає можливість формувати повні назви посад. А коли є повна назва посади, та ще й у необхідному відмінку - це вже половина формування більшої частини кадрових і стройових документів. Але про це згодом.
Також, починаючи з версії 2.0 буде набагато простіше і зручніше експортувати дані до спеціалізованої системи - знову ж таки завдяки структурі підрозділів.

Довідник Підрозділи

На скріншоті показано ключові стовпчики довідника підрозділи. Жовті, як і раніше, формуються за формулами автоматично, а зелені та білі потрібно заповнити вручну.

Опис і призначення стовпчиків довідника Підрозділи:

• 221 Підрозділ - унікальний символьний код підрозділу. Обирайте скорочену абревіатуру так, щоб вам було зручно користуватися нею та відображати її в різного рода звітах, і водночас щоб за цією абревіатурою можна було легко та однозначно ідентифікувати підрозділ. Це головне поле довідника, яке є ключем підрозділу на всіх вкладках ЕЖООС. Саме за ним буде відбуватись пошук і зв'язок між різними аркушами. У першій версії цього довідника не було, а значення відображались в стовпчику "Підрозділ детально" на аркуші "Посади", звідки вони розповсюджувались на аркуші "ШПО" та "ООС". В версії 2.0 це вже окремий довідник, що остаточно нормалізувало основні таблиці обліку.
• 222 Підрозділ батьківський - символьна абревіатура батьківського підрозділу, використовується для побудови ієрархії підрозділів.
• 220 Підрозділ БЧС - довільна узагальнена структура, за якою прийнято будувати звіти БЧС, коли немає потреби відображати повне дерево до нижчих рівнів всіх відділень і взводів. У таблиці "Підрозділ БЧС" вказується перед підрозділом. На мій погляд, так зручніше. Це поле також присутнє і автоматично заповнюється з таблиці "Підрозділи" на аркушах "ШПО", "ООС", "Посади".
• 225 Номер підрозділу - додаткове поле, яке треба заповнювати номером підрозділу в межах батьківського підрозділу. Воно відповідає номеру відділення, взводу, роти, батареї тощо. У випадку, якщо підрозділ не має номера, поле залишається порожнім. Використовується для автоматичного формування повних назв підрозділів.
• 226 Назва - назва підрозділу згідно штату в називному відмінку. Обирається із довідника назв підрозділів, який розташований на тому ж аркуші "Підрозділи" і відповідає штатним назвам ваших підрозділів.
• В стовпчиках 230-233 автоматично формуються повні назви підрозділів: з номерами - для стройових наказів, і без номерів - для наказів по особовому складу, в називному і родовому відмінках.
• 221_1 Код підрозділу - цифровий код підрозділу. У прикладі формується автоматично на підставі номера рядка. В ЕЖООС не використовується, але може знадобитись: коли у вас виникне потреба експортувати інформацію до спеціалізованої системи, цей код стане ключем для синхронізації між ЕЖООС і системою. У такому разі його треба буде зафіксувати, щоб він не змінювався.
• 2221 Код батьківського підрозділу - заповнюється автоматично на підставі обраного значення батьківського підрозділу в колонці 222.
• стовпчики Індекс назви підрозділу та Індекс батьківського підрозділу заповнюються автоматично та потрібні для оптимізації обчислень під час формування повних назв підрозділів. Зверніть увагу, що повні назви формуються рекурсивно, і якщо в процесі заповнення в окремих рядках стовпчик 222 Підрозділ батьківський буде заповнено некоректно, клітинки з повними назвами не будуть обчислюватись і буде відображатись помилка. Помилки мають зникнути після усунення проблеми в стовпчику "222 Підрозділ батьківський".
• 229 Кількість посад по штату інформаційно відображає кількість активних посад за штатом у даному підрозділі без урахування підлеглих підрозділів. Дозволяє проаналізувати, чи немає помилок під час заповнення аркуша "Посади", адже часто трапляється, що помилково вказується неправильний код підрозділу під час початкового заповнення. Підраховуються лише активні посади, для яких дата виведення не заповнена.

Крім безпосередньо таблиці "Підрозділи", на цьому ж аркуші додано таблицю-довідник Назви підрозділів.
Довідник Назви підрозділів використовується для формування повних назв підрозділів у правильних відмінках і кодування однакових назв підрозділів згідно зі штатом.

Аркуш Посади

Аркуш зазнав суттєвих змін. Праворуч від таблиці "Посади" додано дві таблиці: Довідник посад і Виключення назв посад.

Таблиця Довідник назв посад

Довідник використовується для формування повних назв посад в правильних відмінках і кодування однакових посад згідно зі штатом. Розберемо призначення кожної колонки довідника:

• Назва посади - правильна повна назва посади згідно класифікатора посад і штатного розкладу.
• Хто - назва посади в називному відмінку. Зазначається так, як її потрібно використовувати при формуванні повної назви посади. Наприклад, для командира взводу, при формуванні повної назви не треба писати "взводу", адже після назви посади додається назва підрозділу, яка вже містить назву взводу. Посаду "Командир відділення" на скріншоті спеціально позначено червоним як приклад неправильного заповнення.
• Кого, Кому, Ким - назва посади у відповідному відмінку;
• Категорія - для зручності пошуку і відбору посад;
• Код - код посади, згідно зі штатом;
• КодС - код суміщеної посади, може бути не заповнений;

Як ви бачите, в комбінації з довідником "Підрозділи" довідник "Назви посад" дає можливість автоматично генерувати майже всі назви посад.

Виключення назв посад

Для того щоб забезпечити повну автоматизацію повних назв посад, зроблено наступне:

1. В саму таблицю посад додано поле Доповнення назви посади. Воно необхідне насамперед в ситуаціях з командирами відділень, начальниками підрозділів, коли такі підрозділи не виділяються як окремі штатні одиниці. В полі Доповнення назви посади потрібно вказати додатково назву підрозділу, щоб повна назва посади формувалась коректно.
2. Якщо назва посади має складну структуру формування, наприклад: заступник начальника штаба - начальник групи розвідки, де частина назви розривається назвою підрозділу або щось інше - реалізовано довідник виключень. У цей довідник потрібно вручну внести для конкретного індекса посади, як має звучати повна посада за цим індексом у всіх відмінках. У колонці Доповнення назви посади при цьому треба написати секретне слово "Ні" - тоді формула автоматично візьме назву з таблиці виключень замість формування її за стандартним алгоритмом. Таблиця виключень назв посад за індексом розташована праворуч, після таблиці Назви посад на аркуші "Посади". У вас не повинно бути багато таких виключень - якщо їх кількість перевищує 0.5%, напишіть про це в группу в Signal.

Зміни в таблиці Посади

В таблиці Посад змінений принцип формування ВОС. Тепер вручну необхідно вказати тільки перші три символи ВОС, а повний ВОС разом з Кодом посади сформується за формулами. Також значення в колонках Підрозділ і Посада тепер можна обирати зі списку, адже вони прив'язані до відповідних довідників Підрозділи і Назви посад.
У результаті всіх змін, реалізованих у версії ЕЖООС Кубик 2.0, ви побачите автоматично згенеровані повні назви посад у називному і родовому відмінках: з номерами підрозділів - для стройових наказів і рапортів, і без номерів - для формування наказів по особовому складу, планів переміщень й інших документів.

Це усі ключові зміни релізу 2.0. Напишіть в групі Signal, який функціонал ви хотіли б ще отримати в наступних релізах автоматизованого ЕЖООС від Кубика.

Інші зміни релізу 2.0

1. На аркушіі ШПО

• В стовпчику 1 Індекс посади додано контроль дублів;
• В стовпчиках 6 Звання та 7 Прізвище Ім'я По батькові додано умовне форматування червоним кольором у випадку призначення на одну посаду декількох в\с.

2. На аркуші ООС:

• Додано стовпчик 229 Прізвище Ім'я По батькові в родовому відмінку, щоб мати можливість формувати пункти наказів: ПІБ - Звання - Посада повністю в родовому відмінку
• В стовпчику 430 Поточна посада додано умовне форматування для контролю дублів посад таким чином, щоб не підсвічувались порожні посади.
• Стовпчики 109 Крайня посада, 430 Поточна посада, 240 Останній тип наказу - уточнена формула, а саме додано контроль, щоб наказ на призначення враховувся тільки тоді, коли заповнена колонка 13 Дата Зарахування.⁩⁩

Попередні статті рекомендації по веденню ЕЖООС:

Частина 1. Електронний журнал обліку особового складу від Кубик.

Частина 2. Опис і особливості роботи аркушів Переміщення, Статуси і Табель

Частина 3. Початкове заповнення даних і перехід на ЕЖООС від Кубик

Частина 4. Формування офіційної версії ЕЖООС згідно вимог МОУ

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик безкоштовна для СОУ.

Щоб отримати останню версію шаблону надішліть запит на лінію підтримки в формі зворотнього зв'язку, інформацію буде відправлено вам на електронну пошту протягом робочого дня.
Посилання для завантаження останньої версії ЕЖООС також можна отримати автоматично, якщо зробити донат "На Розвиток "Української непаперової".

Інформація щодо новин і виходу оновлень шаблону на телеграм-каналі.
Підтримка і обговорення в групі Signal за посиланням.

Чи була Вам корисна інформація?

Так 👍 Ні 👎Форма зворотнього зв'язку 👋

Історія версій ЕЖООС:

Для роботи з файлом ЕЖООС від Кубик потрібен Microsoft Excel 2021 або новіше.

14.12.2025 Версія 2.2

1. Додана можливість ведення обліку стажу військовослужбовців. Стаж може вестись в окремому файлі. Додан до архіву з релізом ЕЖООС.
   Аркуш Стаж: перелік військовослужбовців для яких обраховується стаж. Зроблено окремим аркушем для того щоб не перевантажувати аркуш ООС великою кількістю додаткових стовпчиків;
   Аркуш СтажБаза: база періодів для обрахунку стажу;
   Аркуш СтажРозрахунок: аркуш який дозволяє сформувати регламентовано форму розрахунку по 1 військовослужбовцю.
2. Виправлені помилки:

• Аркуш Статистика назви колонок місцезнаходження виправлені згідно скорочень статусів.
• Аркуш Посади стовпчики 112 та 112_1 видалено випадаючий список."

01.12.2025 Версія 2.1

1. Аркуш Табель:
   -Стовбчик Особистий номер перейменовано в ІПН
2. Аркуш ООС:
   -Виправлена помилка випадаючих списків в стовпчиках 21_1 Види документів і 25_1 ТЦК.
3. В архіві з прикладом шаблону надано макрос для автозаповнення табелю і інструкція для його підключення.

09.11.2025 Версія 2.0
1. Додано Аркуш Підрозділи:
-таблиця Підрозділи відображає ієрархічну структуру підрозділів з номерами і кодами;
-таблиця Довідник назв підрозділів використовується для формування назв підрозділів в правильних відмінках і кодування однакових назв підрозділів.
2 Зміни Аркуш Посади:
-додана таблиця Довідник назв посад для формування назв посад в правильних відмінках і кодування однакових посад;
-додана таблиця Виключення назв посад для фіксації окремих випадків, яким неможливо сформувати повну назву автоматично по загальним правилам;
-Таблиця Посади на аркуші Посади:
-- колонка 112 ВОС перейменована в ВОСКОД, тепер містить ВОС і код назви посади для рядового і сержантського складу і ВОС для офіцерів, колонка заповнюється по формулі;
-- додана колонка 112_1 ВОС для зберігання військово облікової спеціальності;
-- додано колонки 311-314 в яких автоматично формується повна назва посади з номерами підрозділів і без в називному і родовому відмінках;
-- додана колонка 310 Доповнення назви посади, для деяких посад потребую вказання "відділення", "взводу" тойщо для правильної генерації повної назви;
-- додано колонки 318, 319 для зв'язку з таблицями назв посад і підрозділів для генерації повних назв посад;
-- колонка посади прив'язана до довідника Назви посад, можливість обирати зі списку;
-- колонка підрозділи прив'язана до довідника Підрозділи (попередня назва Підрозділ Детально);
-- колонка підрозділ БЧС реалізоване автоматичне заповнення по довіднику Підрозділи (попередня назва Підрозділ).
3. Зміни Аркуш ШПО:
-Стовпчик 1 Індекс посади - додано контроль дублів;
-Стовпчики 6 Звання 7 Прізвище Ім'я - додано умовне форматування червоним кольором у випадку призначення на одну посаду декількох в\с.
4. Зміни Аркуш ООС:
-Додано стовпчик 229 Прізвище Ім'я По батькові в родовому відмінку;
-Стовпчик 430 Поточна посада - додано умовне форматування для контролю дублів посад.
-Стовпчики 109 Крайня посада, 430 Поточна посада, 240 Останній тип наказу - уточнена формула. Додано контроль: наказ на призначення враховується тільки тоді, коли заповнена колонка 13 Дата Зарахування.