Описание системы BAS ERP для Украины. Коротко о главном.

Дата: Март 2020

BAS ERP - современная система планирования и управления финансовыми и материальными ресурсами предприятия: от закупки сырья, до выпуска продукции и ее реализации клиентам.

BAS ERP позволяет организовать гибкую систему бюджетирования и планирования, вести учет затрат с необходимой степенью детализации, определить целевые показатели деятельности предприятия и оперативно следить за их исполнением.

ERP система позволяет получать информацию обо всех сторонах деятельности предприятия, связывает множество бизнес-процессов предприятия и обеспечивает обмен данными между ними в рамках единой системы.

Качественно внедренная ERP система имеет решающее значение в управлении предприятиями среднего и крупного размера в различных отраслях экономики.

Преимущества, возможнсти BAS ERP

• широкий и универсальный функционал подсистемы управления закупками, продажами складской логистикой;
• подсистемы управления производством позволяют комплексно автоматизировать процессы планирования и учета в производстве, в том числе крупном;
• за счет возможности расширения функционала без изменения конфигурации BAS ERP подходит для предприятий разных отраслей экономики;
• гибкая система разграничения прав доступа пользователей;
• работа через интернет (https протокол, веб-интерфейс), возможность работы на мобильных устройствах;
• возможность интеграции с системами электронного документооборота и сайтами;
• функциональные возможности BAS ERP не уступают ERP-системам международного класса(SAP, Axapta), при этом стоимость лицензий BAS ERP и стоимость внедрения ниже, чем зарубежных аналогов ERP-систем, а уровень локализации выше;

Управление закупками

Подсистема “Закупки” позволяет своевременно получить необходимую информацию о необходимости пополнения складских запасов для обеспечения бесперебойной работы предприятия. Менеджер по закупкам сможет проанализировать какие Заказы клиентов, Заказы на производство нужно обеспечить, сможет сформировать документы Заказы поставщику в автоматическом режиме в зависимости от потребностей предприятия на установленный период времени. При оформлении Заказов поставщикам система проконтролирует соблюдение условий закупок у конкретного поставщика такие, как ценовые условия, условия оплаты и отгрузки.
Важным условием корректного формирования Заказов поставщикам является правильная регистрация в системе нормативно-справочной информации, параметров обеспечения потребностей.
Для организации закупок, в которых требуется участие нескольких ответственных сотрудников предприятия с целью согласования финансовых, логистических и других условий, можно использовать комплексные бизнес-процессы согласования Заказов поставщикам.

Управление производством

Параметры производственного процесса описываются в ресурсной спецификации. Ресурсная спецификация позволяет визуализировать структуру изделия. От корректного заполнения ресурсных спецификаций и других настроек, относящихся к вопросам управления производством, зависит эффективность использования системы BAS ERP.

Управление производством осуществляется на двух уровнях:

• межцеховой уровень - уровень главного диспетчера предприятия,
• локальный уровень - уровень локального диспетчера отдельного цеха.

На уровне главного диспетчера предприятия для сформированных Заданий на производство составляется график производства - выполняется планирование производственных этапов выпуска продукции/услуг - рассчитывается возможное время их выполнения. Составленный график производства является основанием для организации работы на местах в подразделениях. Главный диспетчер управляет приоритетами Заданий на производство, для которых формирует график производства. Планирование производственных этапов выполняется в соответствии с установленным для подразделения интервалом планирования, т.е. график производства может быть составлен с точностью до часа, дня, недели, месяца.

На уровне локального диспетчера выполняется формирование маршрутных листов на выполнение производственных этапов в отдельном подразделении. Локальный диспетчер следит за обеспечением производственных этапов необходимыми ресурсами, составляет расписание выполняемых работ, следит за ходом выполнения производственных процессов в своем подразделении и при необходимости оповещает главного диспетчера предприятия о возможных отклонениях от установленного графика производства. На этапе формирования маршрутных листов локальный диспетчер может уточнить параметры их выполнения: потребности в материальных ресурсах, указать исполнителей работ, сформировать для этапа несколько маршрутных листов, выделив отдельные партии производства.

Для каждого подразделения устанавливается своя методика управления маршрутными листами:

• “ББВ”/”УББВ” (“Буфер-барабан-веревка”) - в подразделении выполняется планирование загрузки ключевых рабочих центров, на уровне локального диспетчера формируется расписание выполнения маршрутных листов. Для “УББВ” нет необходимости формировать расписание для ключевых рабочих центров, для этапов задается только общее время выполнения этапа.
• Пооперационное планирование (MES)- обеспечивает оперативное планирование и диспетчеризация производства, формируется пооперационное расписание для рабочих центров, регистрируется факт выполнения операций.
• Простое пооперационное планирование - регистрация выполнения операций в порядке установленной очереди без формирования расписания для рабочих центров.

В системе BAS ERP реализована давальческая схема производства - выполнение отдельных производственных этапов сторонним переработчиком.

Расчет себестоимости и управление затратами, финансовый результат

BAS ERP позволяет учитывать затраты разного характера и источников возникновения. Расчет себестоимости продукции/услуг и формирование финансового результата выполняется по данным оперативного учета за период месяц.
Вне зависимости от количества переделов производственного процесса себестоимость выпущенной продукции/услуг можно детализировать до первичных прямых затрат.

В BAS ERP можно выделить основные группы затрат:

• Номенклатурные - прямые материальные производственные затраты, стоимость работ сторонних организаций производственного характера, которые прямо включаются в себестоимость продукции. Учитываются в количественном и стоимостном выражении в разрезе статей калькуляции с точностью до наименования материала/работы сторонней организации.
• Трудовые - прямые расходы на оплату труда за выполненные сотрудниками производственные операции. Учитываются в количественном и стоимостном выражении с точностью до наименования вида работ в разрезе статей калькуляции.
• Постатейные - непрямые затраты, которые учитываются в разрезе статей затрат в суммовом выражении.

В системе реализована возможность оценить плановую себестоимость продукции. Расчет плановой себестоимости выполняется в документе “Плановая калькуляция” для следующих объектов: изделие (отдельная номенклатурная позиция), спецификация (для всего количества выхода по спецификации), позиция строки заказа (для количества продукции, указанного в строке Заказ на производство). Реализован план-фактный анализ затрат.

Подсистема управления затратами позволяет:

• учитывать фактические затраты в необходимых аналитических разрезах,
• вести оперативный количественный учет ресурсов в незавершенном производстве,
• анализировать данные о структуре себестоимости выпуска,
• применять различные способы распределения затрат

В BAS ERP реализована возможность формирования финансового результата по направлениям деятельности и по объектам обособленного учета: подразделениям, поставщикам, менеджерам, группам финансового учета.

Учет основных средств и управление ремонтами

Правила учета основных средств в системе определяются нормами украинского бухгалтерского и налогового законодательства.
Подсистема учета основных позволяет вести пообъектный учет активов, отражать в учете и документально оформлять операции покупки, строительства, движения и выбытия объектов в результате ликвидации, продажи, начислять амортизацию, отражать затраты на модернизацию и ремонт основных средств.

В BAS ERP реализована возможность планировать и вести учет ремонтов основных средств и других объектов эксплуатации. Формирование графика производства проводится с учетом ремонтных работ, выполняемых на отдельных рабочих центрах (станках, цехах и т.п.).
В рамках организации ремонтной деятельности может быть выделена иерархическая структура отдельных узлов объектов эксплуатации, для которых указываются свои правила проведения ремонтов.

Управление складом

В BAS ERP реализована ордерная схема документооборота при поступлении, отгрузке, отражении излишков, недостач товаров. При оформлении операций отгрузки и поступления можно использовать статусы складских ордеров с целью контроля каждого этапа процессов отгрузки и поступления товаров.
При использовании ордерной схемы документооборота сотрудник склада работает в специальных рабочих местах “Приемка”, “Отгрузка”, в которых видны распоряжения на поступление, отгрузку товаров, отображается процесс выполнения приемки товара на склад, подготовки к отгрузке.

Для каждого склада может быть задана своя структура: могут быть выделены помещения, ячейки.
Выделение помещений позволяет решить задачи: разделение материальной ответственности для единой складской территории, а также выделение помещений в соответствии с условиями хранения товаров.
Ячейки на складе могут использоваться для справочного размещения товара или для хранения остатков номенклатуры - WMS-склад адресного хранения товара в ячейках. Выделение помещений в структуре склада и использование ячеек для хранения остатков возможно только при использовании ордерной схемы документооборота. Для ячеек склада адресного хранения устанавливаются правила размещения товара в зависимости от размера ячейки, приоритета, наличия упаковки и другие.
Реализованы возможности резервирования товара, учет многооборотной тары, учет товаров по срокам годности.

Управление взаимоотношениями с клиентами

В системе реализована возможность вести списки контрагентов (юридических и физических лиц) для целей регламентированного учета и списки партнеров - клиентов, поставщиков, конкурентов, с которыми совершаются бизнес-сделки. Между списками контрагентов и партнеров устанавливается необходимое соответствие.

Реализована возможность регистрации сделок с клиентами, мониторинга и управления процессом совершения сделки: от регистрации в системе потенциальной продажи до проведения реализации. Есть возможность проанализировать эффективность всех сделок отчетом “Воронка продаж”.
Для процессов взаимодействия с клиентами можно настроить шаблоны бизнес-процессов.

В системе есть возможность настраивать ручные и автоматические скидки/наценки клиентам в зависимости от разных условий (объем продаж, первая продажа клиенту, скидки определенной группе клиентов и другие). Клиентов можно объединять в группы - сегменты клиентов - по заданным условиям вхождения в сегмент, использовать сегменты для оформления продаж: возможности проведения продажи по специальным ценам, предоставления скидок, запрета отгрузки.

Управление продажами

Реализована возможность проводить оптовые, розничные продажи, а также продажи через торговых представителей.
В системе можно использования бизнес-процессы согласования Заказов клиентов, Коммерческих предложений с назначением ответственных по условиям продажи: финансовые, ценовые, логистические.
Использование статусов, приоритетов, управляемого способа обеспечения товарами в Заказе клиента позволяет организовать дальнейшую деятельность по его выполнению: формировать задания на производство, оформить заказы поставщикам, передать задание на сборку на склад.

Установленные на предприятии ценовые, финансовые, условия отгрузки разным группам клиентов можно зарегистрировать в специальном справочнике Соглашений с клиентами и использовать их для быстрого оформления Заказа клиента.
В соглашениях с клиентами указывается и при необходимости уточняется в Заказе клиента график оплаты - этапы оплаты такие, как предоплата, кредит с указанием сумм по каждому этапу. Это дает возможность контролировать выполнение условий клиентом, отслеживать просроченную задолженность и планировать поступление оплат по дням.

Управление финансами

В системе BAS ERP реализована возможность учета операций с наличными, безналичными денежными средствами в разных валютах - оформление операций поступления и списания денежных средств.

Планирование и управление денежными потоками может проводиться при помощи документов Заявка на расходование денежных средств и Платежного календаря. Заявка на расходование денежных средств является инструментом для согласования расхода денежных средств. В системе также дополнительно можно контролировать расход денежных средств в соответствии с установленными лимитами по статьям движения денежных средств и по подразделениям.
Реализован учет эквайринговых операций, учет кредитов и депозитов с хранением данных об условиях договоров кредитов и депозитов: данные о ставке, сроке, ведением графиков поступлений, оплат по графику в платежном календаре.

Управление персоналом и расчет заработной платы

Подсистемы “Кадры” и “Зарплата” предназначены для хранения персональных данных сотрудников предприятия, учета движения кадров, учета рабочего времени, расчета заработной платы, удержания налогов и расчета начислений в фонды в соответствии с законодательством Украины.
В системе реализована возможность приема сотрудников на основное место работы, на работу по совместительству, по договорам подряда. Поддерживается возможность вести штатное расписание.
Есть возможность гибко настраивать графики работы, вводить индивидуальные графики работы для сотрудников, вести учет сверхнормативно отработанного времени.
Ведется учет графиков и остатков отпусков. Реализован учет начислений больничных, отпусков, удержаний из зарплаты по исполнительным листам.
На основании данных об отработанном и не отработанном времени проводится расчет заработной платы с использованием разных систем оплаты труда: почасовая, сдельная. Расчет зарплаты может проводиться с использованием существующих в системе типовых способов расчета. При необходимости список формул для расчета заработной платы может быть дополнен.
Реализована возможность автоматического заполнения регламентированной отчетности, а также проведения анализа данных о кадрах, о результатах расчета заработной платы в специальных отчетах подсистем “Кадры” и “Зарплата”.

Бухгалтерский и налоговый учет

Все хозяйственные операции, которые приводят к изменению данных в составе активов, обязательств, капитала отражаются в учете на счетах бухгалтерского учета. В системе используется единый рабочий план счетов, соответствующий украинскому законодательству.
В системе BAS ERP реализовано отложенное отражение данных на счетах бухгалтерского учета. В рабочем месте “Отражение документов в регл. учете” выполняется мониторинг документов, которые подлежат отражению в регламентированном учете. Отражение хозяйственных операций в регламентированном учете происходит в соответствии с настроенными правилами. При необходимости сформировать проводки можно и в отдельном документе.
В BAS ERP есть стандартный набор бухгалтерский отчетов таких, как Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ субконто и другие. Также в конфигурации включены регламентированные отчеты, которые можно формировать в автоматическом режиме: формы финансовой отчетности, налоговые отчеты.
Регламентированные отчеты могут выгружены в электронном виде.

Международный финансовый учет

В системе BAS ERP реализована возможность вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). Подсистема учета по МСФО также может быть использована для ведения управленческого учета.
Источником данных для учета по МСФО в системе могут быть:

• данные оперативного, регламентированного учета - настраиваются правила трансляции данных в подсистему международного учета из оперативного, регламентированного учета,
• данные, загруженные из внешних файлов, с последующей трансформацией отчетности;
• отдельные хозяйственные операции для целей учета по МСФО могут отражаться в системе специальными документами независимо от оперативного/регламентированного учета, т.е. учет по национальным и международным стандартам может вестись параллельно.
  В подсистеме международного учета есть свой план счетов, который может настраиваться под потребности учета, стандартные отчеты (Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета и другие), а также настраиваемые в пользовательском режиме формы отчетности, например, Отчет о финансовом положении, Отчет о движении денежных средств и другие формы аналитической отчетности.

Бюджетирование

Главные задачи, которые решает подсистема бюджетирования:

• оперативный контроль финансовых процессов,
• поддержание финансовой дисциплины,
• прогнозная оценка финансовой стойкости предприятия,
• сравнение запланированных и фактически полученных результатов.
  Формирование и утверждение бюджетов возможно от бюджетов подразделений с последующим утверждением сводного бюджета предприятия, и наоборот - от общего бюджета предприятия к отдельным бюджетам подразделений.
  Среди основных итоговых форм бюджетов можно выделить следующие:
• Бюджет доходов и расходов,
• Бюджет движения денежных средств,
• Прогнозный баланс.
  Виды бюджетов, их структура, способы получения фактических данных для выполнения дальнейшего план-фактного анализа настраиваются в пользовательском режиме без необходимости программирования. При формировании бюджетов возможно использование валют с их прогнозными курсами. Бюджетный процесс регламентирован: порядок ввода данных бюджетирования, согласование и контроль бюджетов - выполняется формирование задач бюджетного процесса ответственным пользователям системы как в ручном, так и в автоматическом режиме с дальнейшим контролем их выполнения.
  Анализ выполнения бюджетов проводится при помощи бюджетных отчетов, которые позволяют провести сравнительный анализ по разным сценариям установленных бюджетов, план-фактный анализ.

Планирование

В системе BAS ERP реализована возможность регистрации планов с необходимой детализацией и аналитикой:

• планов продаж (по номенклатуре и категориям),
• планов закупок,
• планов сборки/разборки,
• планов производства, который позволяет получить информацию о потребностях в материалах, полуфабрикатах, трудовых ресурсах, оборудовании для выполнения плана производства.
  Все планы формируются в разрезе сценариев. Сценарии используются для обеспечения возможности хранения в системе независимых версий данных планирования на установленный промежуток времени.
  В подсистеме планирования реализованы следующие возможности:
• планирование по предприятию в целом (без детализации по организациям),
• формирование планов в натуральной и суммовой оценке,
• формирование планов в выбранной валюте,
• выбор нужного горизонта планирования, с нужной периодичностью (день/неделя/месяц/квартал и т.д.),
• возможность анализа сбалансированности плановых данных потребления (план продаж, план потребления материалов) и обеспечения потребностей (планы закупок и планы производства) по отдельному сценарию,
• возможность проведения план-фактного анализа исполнения планов.

Мониторинг целевых показателей

В системе BAS ERP реализована возможность для руководителей и топ-менеджеров предприятия следить за результатами деятельности в ключевых областях бизнеса, устанавливать цели, которые необходимо достигнуть подразделениям предприятия и контролировать их выполнение без необходимости подробно обучаться работе в BAS ERP, строить сложные отчеты.
Указанная возможность реализована в специализированном рабочем месте мониторинга ключевых показателей, который подобно приборной доске автоматически при входе в программу выводит такие данные, как сумма валовой прибыли, рентабельность продаж, остатки денежных средств, суммы дебиторской и кредиторской задолженности, динамику их изменения и другие данные.
Информация может быть представлена в графической и текстовой форме, а также может автоматически отправляться по электронной почте из программы BAS ERP.
Подробнее ознакомиться с возможностями мониторинга целевых показателей на конкретном примере можно в статье "Настройка мониторинга целевых показателей деятельности в BAS ERP и BAS Управління торгівлею"

Сервисные возможности

В системе BAS ERP реализован ряд сервисных возможностей, которые помогают эффективно организовать работу пользователей, повысить вовлеченность и производительность труда.
Среди основных сервисных возможностей можно выделить следующие:

• возможность запуска бизнес-процессов и задач, что позволяет объединять отдельные операции в цепочки взаимосвязанных действий для достижения определенных действий. В системе есть преднастроенные бизнес-процессы: согласование цен, согласование заказов клиентов, согласование заявки на возврат товаров, согласование закупки и другие,
• работа с электронной почтой - возможность отправлять и получать электронные письма. Например, из системы можно отправлять письма с вложенными печатными формами, автоматически выполнять рассылку предварительно настроенных отчетов по расписанию регламентным заданием, автоматически отправлять письма с напоминанием о новых/просроченных задачах,
• возможность редактировать макеты печатных форм документов без изменения конфигурации, возможность создавать новые шаблоны этикеток и ценников,
• возможность добавлять дополнительные реквизиты объектам системы без программирования в пользовательском режиме,
• запуск регламентных заданий по заданному расписанию таких, как предварительный расчет себестоимости,
• загрузка курсов валют, формирование сегментов номенклатуры/контрагентов и другие,
• версионирование объектов системы - настраиваемое хранение истории изменений отдельных документов, элементов справочников с возможностью проверить кто что изменял в документе/элементе справочника,
• обмен с сайтами,
• гибкая настройка прав доступа пользователей к объектам системы (документам/отчетам) и отдельным элементам справочников без необходимости программирования,
• подключение и настройка торгового оборудования,
• полнотекстовый поиск, который позволяет найти любой документ/отчет в системе, зная только часть названия.