Що таке ERP система та яким підприємствам вона потрібна?

2018-05 автор: Альбіна Белякова

Значення абревіатури ERP розшифровується так – Enterprise Resource Planning – Планування Ресурсів Підприємства. Термін ERP був запроваджений у 1990 р. аналітиком американської компанії “Gartner” Лі Уайлі, як визначення стратегії розвитку бізнес-додатків, що забезпечують безперервне комплексне управління всіма ресурсами підприємства.

Останні десятиліття ринок активно наповнюється програмним забезпеченням для автоматизації бізнес-процесів та управління ресурсами на підприємствах різного масштабу. В Україні широкого поширення набули системи ERP класу: "1С:Підприємство" та SAP.

На більшості промислових підприємств України облік автоматизовано з використанням системи 1С:Підприємство “Управління виробничим підприємством для України”. Ця система на сьогоднішній день добре вивчена, дозволяє керувати основними бізнес-процесами, отримала розширення функціоналу відповідно до галузевої специфіки діяльності підприємств, на яких вона використовується.

У грудні 2017 року на ринку України з'явилася нова система на ERP класу – BAS "ERP" (BAS розшифровується як Business Automation Software – програмне забезпечення автоматизації бізнесу). Саме під цим брендом тепер виходитимуть нові програми для автоматизації обліку. Система забезпечує комплексне планування та бюджетне управління підприємством у рамках єдиного інформаційного простору. BAS "ERP" не є розвитком 1С:Підприємство "Управління виробничим підприємством для України", а розроблене з нуля. Нова система значно перевершує функціонал конфігурації “Управління виробничим підприємством для України” (далі – “УПП”).

Після виходу BAS "ERP" на середніх і великих підприємствах України почали цікавитися: що це за система і як вона може допомогти вирішити поточні питання, бути корисною в досягненні довгострокових цілей підприємства, ніж дана система відрізняється від конфігурації "УПП" і що краще: добре вивчена "УПП" чи нова BAS "ERP"?

Як правило питання вибору нової системи обліку та управління підприємством виникає у випадках, коли:

• У підприємства немає єдиної системи, в якій працюють усі служби. Облік ведеться в окремих програмах або таблицях Excel,
• У підприємства є облікова система, але, можливо, не вирішує всіх необхідних завдань,
• У підприємства є облікова система, яка досить непогано функціонує, але у керівництва виникає потреба більш глибокої та якісної автоматизації обліку.

У першому випадку, якщо на підприємстві немає облікової системи, і вибір зводиться до вибору між BAS "ERP" і УПП слід врахувати, яка з систем найбільш оптимальним способом допоможе вирішити завдання обліку та управління.

Як аргумент на користь "УПП" слід зазначити, що на сьогоднішній день для "УПП" є галузеві рішення, фірми впровадженці мають досвід доробок конфігурації залежно від потреб підприємства.

Система BAS "ERP" з'явилася на ринку відносно недавно і не так поширена на підприємствах і добре протестована як "УПП". Також кількість фахівців з BAS "ERP" менше і досвіду відповідно теж менше. При цьому BAS "ERP" має низку істотних функціональних переваг. Типовий функціонал BAS "ERP" дозволяє вирішити різноманітні завдання управління та обліку без необхідності залучення програмістів з метою зміни програми під потреби конкретного підприємства.

Наприклад, в BAS "ERP" реалізовані такі можливості, яких немає в "УПП" (або які представлені в "УПП" у більш простому варіанті):

• Оперативний облік виробництва: є можливість керувати виробництвом на рівні головного диспетчера, а також локально - на рівні цеху, окремого обладнання, що дозволяє відстежувати хід виробництва, стежити за виконанням виробничих завдань до потрібної дати, своєчасно реагувати на відставання від графіка,
• Перегляд структури виробу аж до матеріалу, що входить до складу виробу,
• Оперативний моніторинг забезпеченості кожного виробничого етапу ресурсами: контроль наявності на складі та у виробництві необхідних для випуску матеріалів, напівфабрикатів; реалізовано механізм планування закупівель та надходження матеріалів у виробництво відповідно до графіка виробництва за кожним етапом,
• планування випуску під замовлення клієнтів з урахуванням графіків відвантажень, і навіть під встановлені для підприємства плани,
• Зручна ордeрна схема роботи складу, адресне зберігання товару, в системі присутній модуль WMS,
• управління доставкою продукції,
• гнучке та зручне управління ціноутворенням та знижками, управління взаєморозрахунками з клієнтами, планування графіка оплат та відстеження його виконання, елементи CRM,
• інтерфейс системи зручний та простий, налаштовується під потреби кожного користувача відповідно до його рівня доступу,
• можливість розсилки звітів із системи електронною поштою за заданим розкладом,
• можливість роботи у тонкому клієнті, у браузері, система дозволяє організувати більш мобільну ІТ-інфраструктуру.

У випадку, коли підприємство вже має облікову систему і забезпечує всіх користувачів необхідною інформацією, то у виборі між BAS "ERP" і "УПП" слід зважити всі за і проти по кожному з варіантів. Якщо для підприємства існує опрацьований та зручний варіант галузевого рішення на базі "УПП", то можливо слід ухвалити рішення на користь "УПП". Якщо типовий функціонал "УПП" не вирішує всіх завдань і немає галузевого рішення на базі "УПП", то швидше за все слід віддавати перевагу BAS "ERP". Безперечно, конфігурація BAS "ERP" має спочатку більш широким і гнучким функціоналом, ніж "УПП", що дозволяє вирішувати більший перелік завдань, пов'язаних з управлінням та обліком на підприємстві, але при цьому в конфігурації може бути відсутнім необхідний функціонал, необхідний окремій галузі. Доробка BAS "ERP" під потреби конкретного замовника можлива, як і для "УПП", але може бути дорожчою.

Загалом у виборі ERP системи слід звертати увагу на такі важливі критерії, як:

• потреби компанії, які залежать від галузевої специфіки діяльності, розмірів підприємства, особливостей бізнес-процесів на підприємстві – система ERP повинна містити всі блоки, необхідні для якісного управління підприємством,
• можливість розвитку системи, масштабованість, інтегрованість з іншими програмами та обладнанням – система має вирішити поточні питання підприємства та мати можливість розвитку,
• можливість підтримки – своєчасне оновлення системи, оперативне вирішення питань, що виникають,
• вартість ERP системи – витрати на придбання системи, апаратне забезпечення, встановлення, впровадження та подальшу підтримку.

Перед стартом робіт з автоматизації необхідно пам'ятати про те, що впровадження системи ERP-класу, чи то BAS "ERP" або "УПП", - це тривалий процес. Автоматизація всіх ділянок обліку на великих підприємствах може тривати понад рік. Може виникати низка питань щодо перенесення даних у нову систему, питання щодо правильного заповнення нормативно-довідкової інформації. Протягом перехідного періоду чи перших етапах роботи завжди виникатимуть складнощі у використанні системи і до них потрібно бути готовим.

Для ефективного використання системи необхідно уважно підійти до навчання співробітників. Якісне навчання персоналу допоможе уникнути помилок при внесенні даних у систему та попередить від прийняття невірних рішень на базі помилкових вихідних даних.

Організації процесу застосування варто приділити особливу увагу. Від якісного опрацювання нюансів, грамотно складеного графіка впровадження та неухильного його виконання багато в чому залежить успішність проекту впровадження та головна якість експлуатації системи та ефект від її використання.

Правильний вибір ERP-системи позитивно впливає на якість управління бізнесом, дає можливість збільшувати рівень доходів і зменшити рівень витрат головним чином за рахунок можливості керівництву, аналітикам, менеджерам перемикання з обліку на аналіз і управління. Класичною точкою скорочення витрат від впровадження ERP може стати більш якісне управління складськими залишками, зменшення надлишкового страхового запасу продукції та матеріалів, уникнення витрат пов'язаних із несвоєчасним відвантаженням товарів та можливими простоями підприємства через несвоєчасно сплановану закупівлю сировини.