Опис системи BAS ERP для України. Коротко про головне.

Дата: Березень 2020

BAS ERP - сучасна система планування та управління фінансовими та матеріальними ресурсами підприємства: від закупівлі сировини до випуску продукції та її реалізації клієнтам.

BAS ERP дозволяє організувати гнучку систему бюджетування та планування, вести облік витрат з необхідним ступенем деталізації, визначити цільові показники діяльності підприємства та оперативно стежити за їх виконанням.

Система ERP дозволяє отримувати інформацію про всі сторони діяльності підприємства, пов'язує безліч бізнес-процесів підприємства та забезпечує обмін даними між ними в рамках єдиної системи.

Якісно впроваджена ERP система має вирішальне значення в управлінні підприємствами середнього та великого розміру у різних галузях економіки.

Переваги, можливості BAS ERP

• широкий та універсальний функціонал підсистеми управління закупівлями, продажами складської логістикою;
• підсистеми управління виробництвом дозволяють комплексно автоматизувати процеси планування та обліку у виробництві, у тому числі великому;
• За рахунок можливості розширення функціоналу без зміни конфігурації BAS ERP підходить для підприємств різних галузей економіки;
• гнучка система розмежування прав доступу користувачів;
• робота через інтернет (https протокол, веб-інтерфейс); можливість роботи на мобільних пристроях;
• можливість інтеграції із системами електронного документообігу та сайтами;
• функціональні можливості BAS ERP не поступаються ERP-системам міжнародного класу (SAP, Axapta), при цьому вартість ліцензій BAS ERP та вартість впровадження нижчі, ніж зарубіжних аналогів ERP-систем, а рівень локалізації вищий;

Управління закупівлями

Підсистема "Закупівлі" дозволяє своєчасно отримати необхідну інформацію про необхідність поповнення складських запасів для забезпечення безперебійної роботи підприємства. Менеджер із закупівель зможе проаналізувати якісь Замовлення клієнтів, Замовлення на виробництво потрібно забезпечити, зможе сформувати документи Замовлення постачальнику в автоматичному режимі залежно від потреб підприємства на встановлений період часу. При оформленні Замовлень постачальникам система проконтролює дотримання умов закупівель у конкретного постачальника, такі як цінові умови, умови оплати та відвантаження.
Важливою умовою коректного формування Замовлень постачальникам є правильна реєстрація у системі нормативно-довідкової інформації, параметрів забезпечення потреб.
Для організації закупівель, які потребують участі кількох відповідальних співробітників підприємства з метою узгодження фінансових, логістичних та інших умов, можна використовувати комплексні бізнес-процеси узгодження Замовлень постачальникам.

Керування виробництвом

Параметри виробничого процесу описуються у ресурсній специфікації. Ресурсна специфікація дозволяє візуалізувати структуру виробу. Від коректного заповнення ресурсних специфікацій та інших налаштувань стосовно питань управління виробництвом залежить ефективність використання системи BAS ERP.

Управління виробництвом складає двох рівнях:

• міжцеховий рівень – рівень головного диспетчера підприємства,
• локальний рівень – рівень локального диспетчера окремого цеху.

На рівні головного диспетчера підприємства для сформованих завдань на виробництво складається графік виробництва - виконується планування виробничих етапів випуску продукції/послуг - розраховується можливий час їх виконання. Складений графік виробництва є основою організації роботи на місцях у підрозділах. Головний диспетчер керує пріоритетами завдань на виробництво, для яких формує графік виробництва. Планування виробничих етапів виконується відповідно до встановленого для підрозділу інтервалом планування, тобто. графік виробництва може бути складений з точністю до години, дня, тижня, місяця.

На рівні локального диспетчера виконується формування маршрутних листів виконання виробничих етапів у окремому підрозділі. Локальний диспетчер стежить за забезпеченням виробничих етапів необхідними ресурсами, складає розклад виконуваних робіт, стежить за ходом виконання виробничих процесів у своєму підрозділі та за необхідності повідомляє головного диспетчера підприємства про можливі відхилення від встановленого графіка виробництва.

На етапі формування маршрутних листів локальний диспетчер може уточнити параметри їх виконання: потреби в матеріальних ресурсах, вказати виконавців робіт, сформувати для етапу кілька маршрутних листів, виділивши окремі партії виробництва.

До кожного підрозділу встановлюється своя методика управління маршрутними листами:

• "ББВ"/"УББВ" ("Буфер-барабан-мотузка") - у підрозділі виконується планування завантаження ключових робочих центрів, на рівні локального диспетчера формується розклад виконання маршрутних листів. Для “УББВ” немає необхідності формувати розклад для ключових робочих центрів, для етапів задається лише час виконання етапу.
• Поопераційне планування (MES) - забезпечує оперативне планування та диспетчеризація виробництва, формується поопераційний розклад для робочих центрів, реєструється факт виконання операцій.
• Просте поопераційне планування – реєстрація виконання операцій у порядку встановленої черги без формування розкладу для робочих центрів.

У системі BAS ERP реалізовано давальницьку схему виробництва - виконання окремих виробничих етапів стороннім переробником.

Розрахунок собівартості та управління витратами, фінансовий результат

BAS ERP дозволяє враховувати витрати різного характеру та джерел виникнення. Розрахунок собівартості продукції/послуг та формування фінансового результату виконується за даними оперативного обліку за період місяця.
Незалежно кількості переділів виробничого процесу собівартість випущеної продукції/послуг можна деталізувати до первинних прямих витрат.

У BAS ERP можна виділити основні групи витрат:

• Номенклатурні – прямі матеріальні виробничі витрати, вартість робіт сторонніх організацій виробничого характеру, які прямо включаються до собівартості продукції. Враховуються в кількісному та вартісному вираженні у розрізі статей калькуляції з точністю до найменування матеріалу/роботи сторонньої організації.
• Трудові – прямі витрати на оплату праці за виконані співробітниками виробничі операції. Враховуються у кількісному та вартісному вираженні з точністю до найменування виду робіт у розрізі статей калькуляції.
• Постатейні – непрямі витрати, які враховуються у розрізі статей витрат у сумовому вираженні.

У системі реалізовано можливість оцінити планову собівартість продукції. Розрахунок планової собівартості виконується у документі “Планова калькуляція” для наступних об'єктів: виріб (окрема номенклатурна позиція), специфікація (для усієї кількості виходу за специфікацією), позиція рядка замовлення (для кількості продукції, вказаної у рядку Замовлення на виробництво). Реалізовано план-фактний аналіз витрат.

Підсистема управління витратами дозволяє:

• враховувати фактичні витрати у необхідних аналітичних розрізах,
• вести оперативний кількісний облік ресурсів у незавершеному виробництві,
• аналізувати дані про структуру собівартості випуску,
• Застосовувати різні способи розподілу витрат

В BAS ERP реалізовано можливість формування фінансового результату за напрямами діяльності та об'єктами відокремленого обліку: підрозділами, постачальниками, менеджерами, групами фінансового обліку.

Облік основних засобів та управління ремонтами

Правила обліку основних засобів у системі визначаються нормами українського бухгалтерського та податкового законодавства.
Підсистема обліку основних дозволяє вести пооб'єктний облік активів, відображати в обліку та документально оформляти операції купівлі, будівництва, руху та вибуття об'єктів у результаті ліквідації, продажу, нараховувати амортизацію, відображати витрати на модернізацію та ремонт основних засобів.

У BAS ERP реалізовано можливість планувати та вести облік ремонтів основних засобів та інших об'єктів експлуатації. p align="justify"> Формування графіка виробництва проводиться з урахуванням ремонтних робіт, що виконуються на окремих робочих центрах (верстатах, цехах і т.п.).
У межах організації ремонтної діяльності може бути виділено ієрархічна структура окремих вузлів об'єктів експлуатації, котрим зазначаються правила проведення ремонтів.

Управління складом

У BAS ERP реалізовано ордерну схему документообігу при надходженні, відвантаженні, відображенні надлишків, нестачі товарів. При оформленні операцій відвантаження та надходження можна використовувати статуси складських ордерів з метою контролю кожного етапу процесів відвантаження та надходження товарів.
При використанні ордерної схеми документообігу співробітник складу працює у спеціальних робочих місцях "Прийомка", "Відвантаження", в яких видно розпорядження на надходження, відвантаження товарів, відображається процес виконання приймання товару на склад, підготовки до відвантаження.

Для кожного складу може бути задана своя структура: можуть бути виділені приміщення, комірки.
Виділення приміщень дозволяє вирішити завдання: поділ матеріальної відповідальності для єдиної складської території, а також виділення приміщень у відповідності до умов зберігання товарів.
Осередки на складі можуть використовуватися для довідкового розміщення товару або для зберігання залишків номенклатури - WMS-склад адресного зберігання товару в осередках. Виділення приміщень у структурі складу та використання осередків для зберігання залишків можливе лише при використанні ордерної схеми документообігу. Для осередків складу адресного зберігання встановлюються правила розміщення товару залежно від розміру осередку, пріоритету, наявності упаковки та інші.
Реалізовано можливості резервування товару, облік багатооборотної тари, облік товарів за термінами придатності.

Управління взаємовідносинами з клієнтами

У системі реалізовано можливість вести списки контрагентів (юридичних та фізичних осіб) з метою регламентованого обліку та списки партнерів - клієнтів, постачальників, конкурентів, з якими здійснюються бізнес-угоди. Між списками контрагентів та партнерів встановлюється необхідна відповідність.

Реалізовано можливість реєстрації угод із клієнтами, моніторингу та управління процесом здійснення угоди: від реєстрації в системі потенційного продажу до проведення реалізації. Є можливість проаналізувати ефективність всіх угод звітом "Воронка продажів".
Для взаємодії з клієнтами можна налаштувати шаблони бізнес-процесів.

В системі є можливість налаштовувати ручні та автоматичні знижки/націнки клієнтам залежно від різних умов (обсяг продажів, перший продаж клієнта, знижки певної групи клієнтів та інші). Клієнтів можна об'єднувати у групи - сегменти клієнтів - за заданими умовами входження до сегмента, використовувати сегменти для оформлення продажів: можливості проведення продажу за спеціальними цінами, надання знижок, заборони відвантаження.

Керування продажами

Реалізовано можливість проводити оптові, роздрібні продажі, а також продажі через торгових представників.
У системі можна використовувати бізнес-процеси узгодження Замовлень клієнтів, Комерційних пропозицій із призначенням відповідальних за умовами продажу: фінансові, цінові, логістичні.
Використання статусів, пріоритетів, керованого способу забезпечення товарами у Замовленні клієнта дозволяє організувати подальшу діяльність щодо його виконання: формувати завдання на виробництво, оформити замовлення постачальникам, передати завдання на складання складу.

Встановлені на підприємстві цінові, фінансові умови відвантаження різним групам клієнтів можна зареєструвати у спеціальному довіднику Угод з клієнтами та використовувати їх для швидкого оформлення Замовлення клієнта.
У угодах із клієнтами вказується і за необхідності уточнюється у Замовленні клієнта графік оплати - етапи оплати такі, як передоплата, кредит із зазначенням сум за кожним етапом. Це дає можливість контролювати виконання умов клієнтом, відстежувати прострочену заборгованість та планувати надходження оплат днями.

Управління фінансами

У системі BAS ERP реалізовано можливість обліку операцій з готівкою, безготівковими коштами у різних валютах - оформлення операцій надходження та списання коштів.

Планування та управління грошовими потоками може проводитись за допомогою документів Заявка на витрачання коштів та Платіжного календаря. Заявка на витрачання коштів є інструментом узгодження витрати коштів. У системі також додатково можна контролювати витрати коштів відповідно до встановлених лімітів за статтями руху коштів та за підрозділами.
Реалізовано облік еквайрингових операцій, облік кредитів та депозитів із зберіганням даних про умови договорів кредитів та депозитів: дані про ставку, термін, ведення графіків надходжень, оплати за графіком у платіжному календарі.

Управління персоналом та розрахунок заробітної плати

Підсистеми “Кадри” та “Зарплата” призначені для зберігання персональних даних працівників підприємства, обліку руху кадрів, обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати, утримання податків та розрахунку нарахувань до фондів відповідно до законодавства України.
У системі реалізовано можливість прийому співробітників на основне місце роботи, на роботу за сумісництвом, за договорами підряду. Підтримується можливість вести штатний розпис.
Є можливість гнучко налаштовувати графіки роботи, запроваджувати індивідуальні графіки роботи для співробітників, вести облік наднормативно відпрацьованого часу.
Ведеться облік графіків та залишків відпусток. Реалізовано облік нарахувань лікарняних, відпусток, утримань із зарплати за виконавчими листами.
На підставі даних про відпрацьований та не відпрацьований час проводиться розрахунок заробітної плати з використанням різних систем оплати праці: погодинна, відрядна. Розрахунок зарплати може проводитись з використанням існуючих у системі типових способів розрахунку. У разі потреби список формул для розрахунку заробітної плати може бути доповнений.
Реалізовано можливість автоматичного заповнення регламентованої звітності, , а також проведення аналізу даних про кадри, про результати розрахунку заробітної плати у спеціальних звітах підсистем “Кадри” та “Зарплата”.

Бухгалтерський та податковий облік

Усі господарські операції, що призводять до зміни даних у складі активів, зобов'язань, капіталу відображаються в обліку на рахунках бухгалтерського обліку. У системі використовується єдиний робочий план рахунків, який відповідає українському законодавству.
У системі BAS ERP реалізовано відкладене відображення даних на рахунках бухгалтерського обліку. У робочому місці “Відображення документів у рег. обліку” виконується моніторинг документів, що підлягають відображенню у регламентованому обліку. Відображення господарських операцій у регламентованому обліку відбувається відповідно до налаштованих правил. За потреби сформувати проводки можна і в окремому документі.
У BAS ERP є стандартний набір бухгалтерських звітів, таких як Оборотно-сальдова відомість за рахунком, Аналіз субконто та інші. Також у конфігурації включені регламентовані звіти, які можна формувати автоматично: форми фінансової звітності, податкові звіти.
Регламентовані звіти можуть бути вивантажені в електронному вигляді.

Міжнародний фінансовий облік

У системі BAS ERP реалізовано можливість вести облік за міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ). Підсистема обліку МСФЗ також може бути використана для ведення управлінського обліку.
Джерелом даних для обліку МСФЗ в системі можуть бути:

• дані оперативного, регламентованого обліку - налаштовуються правила трансляції даних у підсистему міжнародного обліку з оперативного, регламентованого обліку,
• Дані, завантажені із зовнішніх файлів, з подальшою трансформацією звітності;
• окремі господарські операції з метою обліку МСФЗ можуть відображатися у системі спеціальними документами незалежно від оперативного/регламентованого обліку, тобто. облік за національними та міжнародними стандартами може вестись паралельно.
  У підсистемі міжнародного обліку є свій план рахунків, який може налаштовуватися під потреби обліку, стандартні звіти (Оборотно-сальдова відомість, Картка рахунка та інші), а також форми звітності, що настроюються в режимі користувача, наприклад, Звіт про фінансове становище, Звіт про рух грошових коштів та інші форми аналітичної звітності.

Бюджетування

Головні завдання, які вирішує підсистема бюджетування:

• оперативний контроль фінансових процесів,
• Підтримка фінансової дисципліни,
• прогнозна оцінка фінансової стійкості підприємства;
• порівняння запланованих та фактично отриманих результатів.
  Формування та затвердження бюджетів можливе від бюджетів підрозділів із наступним затвердженням зведеного бюджету підприємства, і навпаки - від загального бюджету підприємства до окремих бюджетів підрозділів.
  Серед основних підсумкових форм бюджетів можна назвати такі:
• Бюджет доходів та витрат,
• Бюджет руху коштів,
• прогнозний баланс.
  Види бюджетів, їх структура, способи отримання фактичних даних для виконання подальшого план-фактного аналізу налаштовуються в режимі користувача без необхідності програмування. p align="justify"> При формуванні бюджетів можливе використання валют з їх прогнозними курсами. Бюджетний процес регламентований: порядок введення даних бюджетування, узгодження та контроль бюджетів – виконується формування завдань бюджетного процесу відповідальним користувачам системи як у ручному, так і в автоматичному режимі з подальшим контролем їх виконання.
  Аналіз виконання бюджетів проводиться за допомогою бюджетних звітів, які дозволяють провести порівняльний аналіз за різними сценаріями встановлених бюджетів, план-фактний аналіз.

Планування

У системі BAS ERP реалізовано можливість реєстрації планів з необхідною деталізацією та аналітикою:

• планів продажу (за номенклатурою та категоріями),
• планів закупівель,
• планів складання/розбирання,
• планів виробництва, який дозволяє отримати інформацію про потреби у матеріалах, напівфабрикатах, трудових ресурсах, устаткуванні для виконання плану виробництва.
  Усі плани формуються у розрізі сценаріїв. Сценарії використовуються для забезпечення можливості зберігання в системі незалежних версій планування даних на встановлений проміжок часу.
  У підсистемі планування реалізовано такі можливості:
• планування по підприємству загалом (без деталізації з організацій),
• формування планів у натуральній та сумовій оцінці,
• формування планів у вибраній валюті,
• Вибір потрібного горизонту планування, з потрібною періодичністю (день/тиждень/місяць/квартал і т.д.),
• можливість аналізу збалансованості планових даних споживання (план продажів, план споживання матеріалів) та забезпечення потреб (плани закупівель та плани виробництва) за окремим сценарієм,
• Можливість проведення план-фактного аналізу виконання планів.

Моніторинг цільових показників

В системі BAS ERP реалізована можливість для керівників та топ-менеджерів підприємства стежити за результатами діяльності у ключових галузях бізнесу, встановлювати цілі, які необхідно досягти підрозділам підприємства та контролювати їх виконання без необхідності детально навчатися роботі в BAS ERP, будувати складні звіти.
Зазначена можливість реалізована у спеціалізованому робочому місці моніторингу ключових показників, який подібно до приладової дошки автоматично при вході до програми виводить такі дані, як сума валового прибутку, рентабельність продажів, залишки коштів, суми дебіторської та кредиторської заборгованості, динаміку їхньої зміни та інші дані.
Інформація може бути представлена ​​у графічній та текстовій формі, а також може автоматично надсилатися електронною поштою з програми BAS ERP.
Докладніше ознайомитись з можливостями моніторингу цільових показників на конкретному прикладі можна у статті "Налаштування моніторингу цільових показників діяльності у BAS ERP та BAS Управління торгівлею"

Сервісні можливості

У системі BAS ERP реалізовано низку сервісних можливостей, які допомагають ефективно організувати роботу користувачів, підвищити залученість та продуктивність праці.
Серед основних сервісних можливостей можна виділити такі:

• можливість запуску бізнес-процесів та завдань, що дозволяє об'єднувати окремі операції у ланцюжки взаємопов'язаних дій для досягнення певних дій. У системі є преднастроенные бізнес-процеси: погодження цін, погодження замовлень клієнтів, погодження заявки на повернення товарів, погодження закупівлі та інші,
• робота з електронною поштою - можливість надсилати та отримувати електронні листи. Наприклад, із системи можна надсилати листи з вкладеними друкованими формами, автоматично виконувати розсилку попередньо налаштованих звітів за розкладом регламентним завданням, автоматично надсилати листи з нагадуванням про нові/прострочені завдання,
• можливість редагувати макети друкованих форм документів без зміни конфігурації, можливість створювати нові шаблони етикеток та цінників,
• можливість додавати додаткові реквізити об'єктам системи без програмування в режимі користувача,
• запуск регламентних завдань за розкладом таких, як попередній розрахунок собівартості,
• завантаження курсів валют, формування сегментів номенклатури/контрагентів та інші,
• версіонування об'єктів системи - збереження історії змін окремих документів, елементів довідників з можливістю перевірити хто що змінював у документі/елементі довідника,
• обмін із сайтами,
• гнучке настроювання прав доступу користувачів до об'єктів системи (документів/звітів) та окремих елементів довідників без необхідності програмування,
• підключення та налаштування торгового обладнання,
• повнотекстовий пошук, який дозволяє знайти будь-який документ/звіт у системі, знаючи лише частину назви.