Что такое ERP система и каким предприятиям она нужна?

2018-05 автор: Альбина Белякова

Значение аббревиатуры ERP расшифровывается так - Enterprise Resource Planning - Планирование Ресурсов Предприятия. Термин ERP был введен в 1990 г. аналитиком американской компании “Gartner” Ли Уайли, как определение стратегии развития бизнес-приложений обеспечивающих непрерывное всеохватывающее управление всеми ресурсами предприятия.

Последние десятилетия рынок активно наполняется программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов и управления ресурсами на предприятиях разного масштаба. В Украине широкое распространение получили системы ERP класса: "1С:Підприємство" и SAP.

На большинстве промышленных предприятий Украины учет автоматизирован с использованием системы 1С:Підприємство “Управління виробничим підприємством для України”. Данная система на сегодняшний день хорошо изучена, позволяет управлять основными бизнес-процессами, получила расширение функционала в соответствии с отраслевой спецификой деятельности предприятий, на которых она используется.

В декабре 2017 года на рынке Украины появилась новая система на ERP класса - BAS "ERP" (BAS расшифровывается как Business Automation Software - программное обеспечение автоматизации бизнеса). Именно под этим брендом теперь будут выходить новые приложения для автоматизации учета. Система обеспечивает комплексное планирование и бюджетное управление предприятием в рамках единого информационного пространства. BAS "ERP" не является развитием 1С:Підприємство "Управління виробничим підприємством для України", а разработана с нуля. Новая система значительно превосходит функционал конфигурации “Управління виробничим підприємством для України” (далее - “УПП”).

После выхода BAS "ERP" на средних и крупных предприятиях Украины начали интересоваться: что же это за система и как она может помочь решить текущие вопросы, быть полезной в достижении долгосрочных целей предприятия, чем данная система отличается от конфигурации "УПП" и что же лучше: хорошо изученная "УПП" или новая BAS "ERP"?

Как правило вопрос выбора новой системы учета и управления предприятием возникает в случаях, когда:

• у предприятия нет единой системы, в которой работают все службы. Учет ведется в отдельных программах или в таблицах Excel,
• у предприятия есть учетная система, но, возможно, не решает всех необходимых задач,
• у предприятия есть учетная система, которая довольно неплохо функционирует, но у руководства возникает потребность более глубокой и качественной автоматизации учета.

В первом случае, если на предприятии нет учетной системы, и выбор сводится к выбору между BAS "ERP" и УПП следует учесть какая из систем наиболее оптимальным способом поможет решить задачи учета и управления.

В качестве аргумента в пользу "УПП" следует отметить, что на сегодняшний день для "УПП" есть отраслевые решения, фирмы внедренцы имеют опыт доработок конфигурации в зависимости от потребностей предприятия.

Система BAS "ERP" появилась на рынке относительно недавно и не так распространена на предприятиях и хорошо протестирована, как "УПП". Так же количество специалистов по BAS "ERP" меньше и опыта соответственно тоже меньше. При этом BAS "ERP" имеет ряд существенных функциональных преимуществ. Типовой функционал BAS "ERP" позволяет решить разнообразные задачи управления и учета без необходимости привлечения программистов с целью изменения программы под потребности конкретного предприятия.

Например, в BAS "ERP" реализованы следующие возможности, которых нет в "УПП" (или которые представлены в "УПП" в более простом варианте):

• оперативный учет производства: есть возможность управлять производством на уровне главного диспетчера, а также локально - на уровне цеха, отдельного оборудования, что позволяет отслеживать ход производства, следить за выполнением производственных заданий к нужной дате, своевременно реагировать на отставание от графика,
• просмотр структуры изделия вплоть до материала, входящего в состав изделия,
• оперативный мониторинг обеспеченности каждого производственного этапа ресурсами: контроль наличия на складе и в производстве необходимых для выпуска материалов, полуфабрикатов; реализован механизм планирования закупок и поступления материалов в производство в соответствии с графиком производства по каждому этапу,
• планирование выпуска под заказы клиентов с учетом графиков отгрузок, а также под установленные на предприятии планы,
• удобная ордерная схема работы склада, адресное хранение товара, в системе присутствует модуль WMS,
• управление доставкой продукции,
• гибкое и удобное управление ценообразованием и скидками, управление взаиморасчетами с клиентами, планирование графика оплат и отслеживание его выполнения, элементы CRM,
• интерфейс системы удобный и простой, настраивается под потребности каждого пользователя в соответствии с его уровнем доступа,
• возможность рассылки отчетов из системы по электронной почте по заданному расписанию,
• возможность работы в тонком клиенте, в браузере, система позволяет организовать более мобильную ИТ инфраструктуру.

В случае, когда у предприятия уже есть учетная система и она обеспечивает всех пользователей необходимой информацией, то в выборе между BAS "ERP" и "УПП" следует взвесить все за и против по каждому из вариантов. Если для предприятия существует проработанный и удобный вариант отраслевого решения на базе "УПП", то возможно следует принять решение в пользу "УПП". Если типовой функционал "УПП" не решает всех задач и отсутствует отраслевое решение на базе "УПП", то скорее всего следует отдавать предпочтение BAS "ERP". Несомненно, конфигурация BAS "ERP" обладает изначально более широким и гибким функционалом, чем "УПП", что позволяет решать больший перечень задач, связанных с управлением и учетом на предприятии, но при этом в конфигурации может отсутствовать необходимый функционал, необходимый для отдельной отрасли. Доработка BAS "ERP" под потребности конкретного заказчика возможна, как и для "УПП", но может быть более дорогостоящей.

В целом в выборе ERP системы следует обращать внимание на такие важные критерии, как:

• потребности компании, которые зависят от отраслевой специфики деятельности, размеров предприятия, особенностей бизнес-процессов на предприятии – ERP система должна содержать все блоки, необходимые для качественного управления предприятием,
• возможность развития системы, масштабируемость, интегрируемость с другими программами и оборудованием – система должна решить текущие вопросы предприятия и иметь возможность развития,
• возможность поддержки – своевременное обновление системы, оперативное решение возникающих вопросов,
• стоимость ERP системы – расходы на приобретение системы, аппаратное обеспечение, установку, внедрение и дальнейшую поддержку.

Перед стартом работ по автоматизации необходимо помнить о том, что внедрение системы ERP-класса, будь то BAS "ERP" или "УПП", - это процесс длительный. Автоматизация всех участков учета на больших предприятиях может занимать более одного года. Может возникать ряд вопросов по переносу данных в новую систему, вопросы по правильному заполнению нормативно-справочной информации. В течении переходного периода или на первых этапах работы всегда будут возникать сложности в использовании системы и к ним нужно быть готовым.

Для эффективного использования системы необходимо внимательно подойти к вопросу обучения сотрудников. Качественное обучение персонала поможет избежать ошибок при внесении данных в систему и упредит от принятия неверных решений на базе ошибочных исходных данных.

Организации процесса внедрения стоит уделить особое внимание. От качественной проработки нюансов, грамотно составленного графика внедрения и неуклонного его выполнения во многом зависит успешность проекта внедрения и главное качество эксплуатации системы и эффект от ее использования.

Правильный выбор ERP-системы оказывает положительное влияние на качество управления бизнесом, дает возможность увеличивать уровень доходов и уменьшить уровень расходов главным образом за счет возможности руководству, аналитикам, менеджерам переключения с “учета” на “анализ и управление”. Классической точкой сокращения затрат от внедрения ERP может стать более качественное управление складскими остатками, уменьшение избыточного страхового запаса продукции и материалов, избежание расходов связанных с несвоевременной отгрузкой товаров и возможными простоями предприятия из-за несвоевременно спланированной закупки сырья.