Опис системи BAS УТ. Коротко про головне.

Дата: Травень 2020

BAS Управління торгівлею - програмний продукт, призначений для автоматизації обліку, планування та аналізу ефективності діяльності на підприємствах оптової та роздрібної торгівлі.
Широкі функціональні можливості BAS Управління торгівлею (далі BAS УТ) дозволяють покращити показники продуктивності праці співробітників, підвищити ефективність діяльності підприємства за рахунок зручного доступу до оперативної інформації про процеси, що відбуваються у різних підрозділах підприємства.

BAS УТ дозволяє вирішити такі завдання:

• планування продажів, закупівель, проведення план-фактного аналізу,
• Управління взаємовідносинами з партнерами (клієнтами, постачальниками),
• управління закупівлями,
• управління ціноутворенням, розрахунок знижок,
• керування продажами,
• керування складом, доставкою товару,
• управління грошима,
• Облік доходів, витрат, розрахунок собівартості,
• сервісні функції: запуск бізнес-процесів, автоматизована розсилка звітів з бази, нагадування та інші,
• інтеграція із конфігурацією BAS Бухгалтерія,
• інтеграція з інтернет-магазином на платформі "Бітрікс",
• Можливість підключення торговельного обладнання.

Функціональні можливості конфігурації BAS УТ дозволяють налаштувати бізнес-процеси та організувати документообіг максимально зручним способом для торгових підприємств різного масштабу. Найбільш повноцінно система розкриває свої можливості на середніх та великих оптово-роздрібних торгових підприємствах.
У BAS УТ реалізована можливість проводити оптові та роздрібні продажі, відмінність між якими полягає у способі їх відображення в системі.

Оптові продажі

Під оптовими продажами розуміється реалізація товарів із попередньою реєстрацією потреби клієнта. Початкова потреба - це найважливіша інформація для підготовки та обліку оптових продажів. Найчастіше результат взаємодії з клієнтом та фіксація його потреби відбувається у документі Замовлення клієнта.

З Замовлення клієнта формуються інші документи. У найпростішому вигляді послідовність введення документів може мати такий вигляд: Замовлення клієнта - Реалізація товарів та послуг - документи оплати.
Ланцюжок документів для відображення оптових операцій реалізації може бути доповнений іншими, наприклад, Комерційною пропозицією, що передує Замовленню клієнта; Витратним ордером на товари, у разі, якщо фінансове оформлення реалізації та фактичне відвантаження товару розділені, відбуваються у різних місцях, у різний час. Список документів залежить від налаштувань, зроблених у системі.

Залежно від налаштувань Замовлення клієнтів можуть прийматись:

• тільки на товар, який є у наявності на складі, при необхідності резервуватися на замовлення,
• на товар, який є у наявності, а також на товар, який потрібно закупити у постачальника для подальшого забезпечення замовлення клієнта. На замовлення можна зарезервувати товар із залишків на складі, зарезервувати товар до встановленої дати.

Замовлення клієнтів у системі можуть реєструватися:

• вручну менеджером,
• завантажуватись автоматично з інтернет-магазину,
• створюватися постійними покупцями - зовнішніми користувачами, яким надається обмежений доступ до системи, наприклад, через веб-браузер.

Заповнення документа Замовлення клієнта спрощується у разі використання довідника “Угоди про умови продажу”. У кожному елементі довідника зазначаються умови оплати, умови відвантаження, кількість днів поставки, цінові умови, умови надання знижок/націнок.
При виборі елемента довідника у Замовленні клієнта перелічені умови автоматично заповнюються у замовленні, що значно спрощує роботу менеджера та сприяє контролю за виконанням умов продажу.
За замовленням клієнта можна запустити бізнес-процес узгодження фінансових, цінових, логістичних умов. Узгодження замовлення виконують відповідальні користувачі.
За кожним Замовленням клієнта можна простежити підготовку виконання замовлення, стан оплати, відвантаження.

Роздрібні продажі

З погляду організації обліку під роздрібними продажами розуміється реалізація товару у роздрібній торговій точці (у магазині), де попит покупця задовольняється дома виходячи з наявного асортименту товарів. Роздрібні продажі проводяться у робочому місці касира формуванням документів “Чек КММ” та “Звіту про роздрібні продажі”, які фіксують факт відвантаження товару та одночасно отримання оплати.

При проведенні роздрібного продажу є можливість:

• розраховувати автоматично та призначати вручну знижки/націнки залежно від виконання різних умов: обсяг продажу, наявність картки лояльності. Знижки можуть надаватися відсотком, фіксованою сумою у вигляді видачі подарунків та інші;
• вести облік та аналізувати продажі по продавцях;
• Використовувати зручну форму підбору товару при оформленні продажу, яка показує вартість та наявність на складі;
• Використовувати різні способи оплати: готівкою, оплату карткою, оплату накопиченими бонусами, подарунковими сертифікатами;
• підключити до робочого місця касира торгове обладнання: фіскальний реєстратор, сканер штрих-кодів та інше.

Міжфірмові продажі

У BAS УТ реалізовано можливість проводити міжфірмові продажі між організаціями одного підприємства (холдингу).
Цей функціонал може бути корисним у разі, коли одна з організацій проводить закупівлю товару, а продаж проводиться іншими організаціями підприємства. У основі виконуються налаштування, пов'язані з рухом товару різних організацій структурі одного підприємства: яка організація може проводити реалізацію товару інший організації, яка не може. У момент проведення продажу товарів іншої організації кінцевого покупця контролюється можливість виконання такого продажу.
У міру проведення реалізацій кінцевого покупця в системі автоматично реєструється інформація про те, за яким товаром у якій кількості необхідно провести документи міжфірмових продажів.

Робота з клієнтами

У BAS УТ розроблено зручні механізми організації роботи з контрагентами.
Реалізовано можливість незалежно вести управлінську та юридичну структуру клієнтів, постачальників, інших партнерів у двох пов'язаних між собою довідниках:

• “Партнери” - реєструється управлінська інформація про клієнтів, постачальників, конкурентів;
• “Контрагенти” - у довіднику реєструються фізичні/юридичні особи, на яких виписуються бухгалтерські документи.

При оформленні Замовлення клієнта в документі вказується партнер та відповідний контрагент.
Використання двох довідників "Партнери", "Контрагенти" дозволяє, наприклад, організувати зручну роботу з мережею магазинів у ситуаціях, коли в мережі одна або кілька юридичних осіб та взаєморозрахунки ведуться окремо з кожним магазином-замовником.
Клієнтів можна в ручному та автоматичному режимі об'єднувати за різними ознаками у групи - сегменти, використовувати сегменти клієнтів при формуванні цінової політики, встановлення знижок/націнок, використовувати для проведення аналізу як швидкі відбори у звітах.
З картки партнера доступна інформація про стан взаєморозрахунків, умови продажів/закупівель, про обсяги продажів, про контактні особи, входження до сегментів, дані про договори та документи щодо партнера.

Номенклатура

Інформація про всі товари та послуги, що використовуються при оформленні документів на підприємстві, реєструється у довіднику “Номенклатура”.

У конфігурації реалізована можливість вести облік товарів за додатковими аналітичними розрізами:

• серіям: обліку товару за термінами придатності, серійними номерами, партіями,
• характеристик: облік за додатковими параметрами, властивостями номенклатури (розмір, колір тощо).

У режимі користувача всім елементам довідника “Номенклатура” або окремим видам номенклатури можна додати будь-які додаткові реквізити залежно від специфіки діяльності підприємства.
З картки номенклатури можна переглянути пов'язану з нею інформацію про ціни, продажі, залишки на складах, інформацію про основні параметри обліку.

Закупівлі

Проведення закупівель у постачальників може виконуватись на підставі даних:

• із планів закупівель,
• відповідно до встановлених для кожної номенклатури методів забезпечення потреб (підтримка запасів на рівні: min-max / розрахунок за нормою / розрахунок за статистикою),
• на підставі даних із прийнятих замовлень клієнтів.

При оформленні замовлень постачальникам використовуються Угоди, в яких прописані цінові умови, умови оплати, строки поставки, що сприяє швидкому заповненню документів. Замовлення постачальнику відповідно до встановлених правил. У разі потреби на підставі документа Замовлення постачальнику можна запустити бізнес-процес погодження відповідальними користувачами умов закупівлі: цінових, фінансових, логістичних.

У конфігурації можна реєструвати номенклатуру постачальників в окремому довіднику. Використання довідника “Номенклатура постачальників” дозволяє завантажувати у замовлення номенклатуру з прайс-листа постачальника і створювати зайвих елементів у довіднику “Номенклатура”. Кожному елементу довідника “Номенклатура постачальників” встановлюється у відповідність позиція з довідника “Номенклатура”.

У BAS УТ реалізовано можливість вести облік закупівлі та реалізації імпортних товарів відповідно до законодавства України.

Склад

У системі можна зареєструвати будь-яку кількість складів. Для кожного складу задається своя структура - склад може бути поділений на приміщення, що дозволяє вирішити питання закріплення матеріальної відповідальності за різними співробітниками в межах одного складу.

Виділення приміщень можливе на складах з ордерною схемою документообігу – коли операції надходження, відвантаження товарів оформлюються спеціальними документами – складськими ордерами. Ордерну схему документообігу складі зручно використовувати коли фактичне приймання/відвантаження товарів хороших і проведення бухгалтерських документів виконуються у різний час різними співробітниками.
У спеціальних робочих місцях "Приймання" / "Відвантаження" співробітник складу бачить за якими розпорядженнями (документами-підставами) товар необхідно прийняти / відвантажити зі складу, спостерігає за процесом виконання приймання/відвантаження товару на складі.

Облік товару складі можна вести лише на рівні складських осередків. Осередки можуть використовуватися для довідкового та адресного зберігання товару (зберігання залишків товару в осередках).

У конфігурації BAS УТ реалізовано можливість управління доставкою товару покупцю, доставкою від постачальника.

Інтеграція з іншими конфігураціями

Регламентований облік

BAS УТ є галузевим рішенням для торгових підприємств. У частині регламентованого обліку у конфігурації є можливість реєструвати вхідні та вихідні податкові накладні, проте, слід зазначити, що ця конфігурація не призначена для ведення бухгалтерського обліку, підготовки фінансової та податкової звітності. Для вирішення перелічених завдань, як правило, спільно з BAS УТ використовується конфігурація BAS Бухгалтерія. Між BAS УТ та BAS Бухгалтерія налаштовується обмін даними: в автоматичному режимі документи з BAS УТ вивантажуються до BAS Бухгалтерія, там проводяться та за потреби коригуються. Формування звітності відбувається у BAS Бухгалтерія.

Інтеграція з сайтом

У BAS УТ реалізовано повноцінний обмін з інтернет-магазином на платформі "Bitrix". Налаштування обміну швидко та просто виконуються у спеціальному модулі обміну.
В інтернет-магазин вивантажуються:

• дані про номенклатуру: опис, реквізити, зображення,
• залишки товарів за потрібними складами,
  У BAS УТ з інтернет-магазину завантажуються:
• Документи "Замовлення клієнта", оформлені на сайті;
• під час завантаження замовлення у довіднику “Партнери” в автоматичному режимі може створюватись новий клієнт, який оформив замовлення на сайті.

Інтеграція з інтернет-магазинами також можлива через додаткові зовнішні модулі, якщо це описано у функціоналі інтернет-магазинів. Дані модулі не забезпечуються типовою конфігурацією.

Сервісні можливості

У конфігурації BAS УТ, як і в інших конфігураціях лінії BAS, є різноманітні сервісні можливості, які дозволяють спростити вирішення повсякденних завдань користувачів, підвищити ефективність роботи та залучення співробітників до робочого процесу.

Серед сервісних можливостей конфігурації BAS УТ найкориснішими можуть бути такі:

• запуск бізнес-процесів (завдань) іншим користувачам на основі різних об'єктів системи (довідників, документів). Наприклад, на підставі Замовлення клієнта можна створити завдання відповідальному співробітнику з проханням погодити цінові умови, графік оплати на замовлення та інше;
• робота з електронною поштою - можливість надсилати та отримувати електронні листи. Наприклад, із системи можна надсилати листи з вкладеними друкованими формами, автоматично виконувати розсилку попередньо налаштованих звітів за розкладом регламентним завданням, автоматично надсилати листи з нагадуванням про нові/прострочені завдання;
• можливість додавати додаткові реквізити в довідники та документи в режимі користувача без програмування;
• стежити за станом діяльності підприємства у спеціальному робочому місці “Моніторинг цільових показників” без необхідності відкривати та формувати звіти. Докладніше з можливостями “Моніторингу цільових показників можна ознайомитись у статті;
  версіонування об'єктів системи - збереження історії змін окремих документів, елементів довідників з можливістю перевірити хто що змінював у документі/елементі довідника.

В описі BAS УТ розкрито найцікавіші функціональні можливості конфігурації.
Докладніше про можливості конфігурації стосовно вирішення завдань на вашому підприємстві можна звернувшись за консультацією на нашу лінію підтримки у Києві.