Описание системы BAS Документообіг для України. Коротко о главном

Дата: Апрель 2020

Конфигурация “BAS Документообіг КОРП для України” - это современная многофункциональная система электронного документооборота, сокращенно СЭД, которая предназначена для автоматизации документооборота и бизнес-процессов на предприятии.

BAS Документообіг КОРП дает возможность:

• иметь единую среду для хранения всей документации предприятия,
• четко структурировать входящие, исходящие и внутренние документы,
• с помощью механизма разграничения прав обеспечить конфиденциальность документов и файлов,
• обеспечить сохранность и создать электронный реестр договоров и других важных документов;
• регламентировать бизнес-процессы и контролировать этапы их выполнения,
• повысить эффективность взаимодействия сотрудников на предприятии.

Конфигурация “BAS Документообіг КОРП для України” имеет четыре основных подсистемы:

1. Документооборот предприятия;
2. Хранилище информации, файлов;
3. Управление бизнес-процессами;
4. Организация совместной работы и управление проектами.

Организация электронного документооборота на предприятии предусматривает:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции (входящие и исходящие документы) с контрагентами, с возможностью отправлять письма из документооборота или загружать письма из электронной почты в документооборот;
• автоматизация и оптимизация внутреннего документооборота: структурирование по папкам и видам внутренних документов;
• для вида внутреннего документа можно настроить шаблон автоматического заполнения реквизитов, а также выполнить другие дополнительные настройки (например, указать является ли этот документ договором или комплектом документов, учитывать ли сумму, учитывать ли срок действия и другие);
• контроль передачи и возврата любого типа документов - срок передачи и срок возврата оригиналов или копий, внешним контрагентам или внутри предприятия, количество экземпляров;
• обеспечение конфиденциальности - разграничение прав на папки или виды документов.

Организация работы с файлами и их хранения предусматривает:

• структурирование списка файлов по папкам;
• файлы можно загружать с диска, создавать по шаблону, создавать сканированием;
• для каждого шаблона файла можно настроить автозаполнение: то есть при создании нового файла шаблона
• программа автоматически заполнит его реквизитами документа, к которому он будет прикрепляться;
• файлы можно открывать в режиме просмотра или в режиме редактирования; в режиме редактирования файл блокируется на редактирование другим пользователями, по окончании редактирования сохраняется новая версия, что позволяет видеть историю версий изменений;
• файлы можно хранить или непосредственно в программе, или в отдельном месте (томах на диске), что позволит не загружать память программы;
• обеспечение конфиденциальности к файлам - разграничение прав на папки.

Управление бизнес-процессами предусматривает:

• на основании всех типов документов, файлов запускать бизнес-процесс (исполнение, рассмотрение, ознакомление, согласование, утверждение), с указанием конкретного исполнителя или группы исполнителей, установить срок выполнения;
• для регулярных бизнес-процессов можно настроить шаблоны, в которых можно задать значения по-умолчанию (например, указать список исполнителей, задачу, сроки выполнения);
• можно настроить автоматическое повторение процессов с определенной периодичностью. Например, проведение ежемесячного собрания, сдача отчетности, проведение инвентаризации, закупка канцтоваров;
• использование комплексных процессов - объединяет несколько одинаковых или разных процессов, которые запускаются в заданном порядке (по очереди, одновременно или собственный вариант) и заданных условиях (например, процесс Исполнение будет запущен только после процесса Согласования с результатом “Согласован”, иначе нужно внести корректировки и отправить на повторное согласование); каждому процессу назначается исполнитель, срок выполнения.

Организация совместной работы включает:

• выполнение поставленных задач от других сотрудников;
• контроль за выполнением собственных задач другими сотрудниками, проверка их выполнения;
• учет затраченного времени на выполнение поставленных задач, возможность проводить анализ трудозатрат с помощью отчетов;
• делегирование полномочий на определенный срок или на постоянной основе;
• организацию важных мероприятий (совещания, собрания, встречи и прочее), оформление протоколов решений, на основании протоколов есть возможность запустить бизнес-процесс;
• использование форума - на форуме хранятся все темы, которые обсуждаются на предприятии; на форуме можно проводить голосования, можно поделится идеями, узнать мнение коллег по различным вопросам и прочее.
• управление проектами - поддерживаются все этапы проведения проектов:
  • создание карточки проекта (с указанием заказчика, руководителя проекта, проектной команды, плановые трудозатраты и сроки),
  • составление плана проекта (проектных задач),
  • выполнение проектных задач через процессы с указанием фактических трудозатрат, контроль выполнения проектных задач,
  • завершение проекта.

В данном описании перечислен, на наш взгляд, функционал, который максимально раскрывает преимущества конфигурация “BAS Документообіг КОРП для України”.
Эта программа станет надежным помощником в организации порядка и прозрачности документооборота, а также удобной совместной работы на предприятии.

Специалисты компании "Умный кубик" имеют практический опыт внедрения и настройки документооборота, в том числе бесшовной интеграции системы документооборота с системами учета на платформе 1С:Підприємство.

С 30.04.2020 на продукт “BAS Документообіг КОРП” действует специальная цена. Отличная возможность купить BAS Документообіг КОРП в 2 раза дешевле. Условия акции >>