Автоматизация расчета резерва отпусков в программах 1С:Підприємство и BAS

Дата: Июнь 2020

На крупных и средних предприятиях одним из важных вопросов перед бухгалтерами расчетного отдела является вопрос: “Как в программе рассчитать резерв отпусков?”.

В соответствии с п.13 П(с)БУ №11 и п.7 П(с)БУ №26 предприятия обязаны вести ежемесячный расчет резерва отпусков сотрудников:
“13….Сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.”

“7. Виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді….”

Однако согласно п.7 I раздела НП(с)БУ №25 эта обязанность не распространяется на субъекты микропредпринимательства:
“7. Підприємства...можуть...не створювати забезпечення наступних витрат і платежів (на виплату наступних відпусток працівникам, виконання гарантійних зобов'язань тощо), а визнають відповідні витрати у періоді їх фактичного понесення…”

В программах 1С:Підприємство расчет резерва отпусков не автоматизирован, что приносит неудобства для бухгалтера предприятия с большим количеством сотрудников. На предприятиях, где работает более 200 человек, лучше расчет резерва автоматизировать и вести непосредственно по данным учетной системы. Это также облегчит проведение инвентаризации резерва отпусков в конце года.

Специалистами компании “Умный кубик” разработано расширение для подсистемы учета заработной платы. Разработка совместима с конфигурациями: 1С:Підприємство “Управління виробничим підприємством для України, редакція 1.3”, 1С:Підприємство “Зарплата і управління персоналом для України”.

Расчет резерва отпусков реализован по методике обязательств. Эта методика расчета базируется на расчете остатка обеспечения отпуска на конец месяца и описана в пункте 8.2. раздела III “Положение об инвентаризации активов и обязательств”, утвержденного Приказом МФУ №879 от 02.09.2014:
“8.2. Залишок забезпечення на виплату відпусток, у тому числі відрахування на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з цих сум, станом на кінець звітного року визначається за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників. Середньоденна оплата праці визначається відповідно до законодавства.”

Краткое описание механизма расчета

Для расчета сумм резерва разработан документ “Расчет резерва отпусков”, который заполняется на каждое подразделение организации в конце расчетного месяца.

По команде “Заполнить и рассчитать все” выполняется автоматическое заполнение табличных частей:

• “Работники организаций” - список работников выбранного подразделения, количество дней положенного отпуска и количество дней неиспользованного отпуска прошлых периодов до даты расчета по каждому работнику.
• “Расчет средней” - расчет среднего заработка по данным начисленной зарплаты за предыдущий начислению резерва год. Расчет выполняется по всем правилам расчета средней для отпуска в соответствии с ПКМУ № 100.
• “Расчет резерва” - выполняется окончательный расчет резерва по рассчитанным данным табличных частей “Работники организаций”, “Расчет средней”. Показатели, которые рассчитываются:
  • Среднедневная ЗП - результат расчета средней заработной платы,
  • Сумма начислений - рассчитывается как произведение дней неиспользованного отпуска на среднюю заработную плату,
  • Начисления на ФОТ - рассчитывается умножением полученной Суммы начисления на ставку ЕСВ на ФОТ,
  • Сумма резерва - рассчитывается как сумма “Сумма начислений” и “Начисления на ФОТ”.

Также в документе предусмотрена печатная форма “Результат расчета резерва”.

В новых продуктах таких, как “BAS Бухгалтерія КОРП”, “BAS Комплексне управління підприємством”, “BAS ERP, редакція 2.1” как раз появилась возможность автоматического расчета резерва отпусков по двум методикам:

• Метод обязательств (МСФО),
• Нормативный метод.

Но на момент написания этой статьи (июнь 2020 года) эта функциональность имеет несколько ошибок в типовой конфигурации, исправление которых требует снятия конфигурации с поддержки.

Как вручную рассчитать резерв отпусков по данным программы 1С:Підприємство?

Нормативный метод.

Для расчета резерва отпусков по нормативному методу применяется формула:
Сумма резерва = Начисленная ЗП х Коэффициент резервирования
ЕСВ на ФОТ с суммы резерва = Сумма резерва Ставка ЕСВ на ФОТ

Если сумма резерва и сумма ЕСВ на ФОТ с суммы резерва не выделяются отдельно по статьям расходов, то сумма резерва рассчитывается по формуле:
Сумма резерва = Начисленная ЗП х Коэффициент резервирования х Коэффициент ЕСВ на ФОТ
*- это (1 + Ставка ЕСВ на ФОТ)

Рассмотрим пример. В штате предприятия 20 сотрудников. 17 сотрудников имеют положенные дни отпуска 24 календарных дня, 3 сотрудника имеют 34 календарных дня (24 основной и 10 дополнительный). Плановый ФОТ в 2020 г. составляет 4440000 грн. Расходы на оплату труда в январе 2020 г. составили: административный персонал (92 счет) - 55000 грн; сбытовой персонал (93 счет) - 45000 грн; производственный (231 счет) - 270000 грн.

Рассчитаем плановые показатели:

1. Среднее количество дней положенного отпуска = (2417 + 343) / (17+3) = 510 / 20 = 25,5 календарных дня.
2. Плановая средняя зарплата за 1 календарный день = Плановый ФОТ / (Календарные дни на год - Праздничные дни) = 4440000 / (365 - 11) = 12542, 37 грн.
3. Годовая плановая сумма на оплату отпусков = Плановая средняя зарплата за 1 календарный день Среднее количество календарных дней положенного отпуска = 12542, 37 грн 25,5 кал. дня = 319830,44
4. Коэффициент резервирования = Годовая плановая сумма на оплату отпусков в год / Плановый ФОТ = 319830,44 / 4440000 = 0,07 или 7%.

Так как рассчитанный коэффициент резерва применяется к фактически начисленной зарплате за полный месяц, то в программе должны быть рассчитаны и проведены документы “Начисление зарплаты работников организаций”.

Расчет суммы резерва удобнее выполнить на базе отчета “Свод отчислений в фонды” на вкладке “По сотрудникам”, так как будет видна сумма начисления с разбивкой по ставкам налогов ЕСВ на ФОТ.

Начисление суммы резерва отпусков по кредиту счета 471 можно отразить документом “Отражение зарплаты в регламентированном учете” на вкладке “Проводки” или документом “Прочие затраты” в корреспонденции со счетами затрат.

Метод обязательств.

Этот метод считается более точным, так как рассчитывается на количество дней неиспользованного отпуска.
Сложность расчета вручную по этому методу в том, что нужно сначала выполнить расчет индивидуально для каждого сотрудника, а потом в бухгалтерские проводки ввести обобщенные данные по подразделениям.

Для расчета резерва отпусков по методу обязательств используется формула:
Сумма резерва = Количество дней неисп. отпуска х Среднедневная зарплата
*ЕСВ на ФОТ с суммы резерва = Сумма резерва Ставка ЕСВ на ФОТ**

Если сумма резерва и сумма ЕСВ на ФОТ с суммы резерва не выделяются отдельно по статьям расходов, то сумма резерва рассчитывается по формуле:
Сумма резерва = Количество дней неисп. отпуска х Среднедневная зарплата х Коэффициент ЕСВ на ФОТ
*- это (1 + Ставка ЕСВ на ФОТ)

Показатели, которые нужны для расчета:

1. Количество неиспользованных дней отпуска по каждому сотруднику - можно посмотреть в отчете “Использование отпусков”, по колонке “Доступно остаток (пропорционально времени)”:

2. Сумма средней ЗП - нужно рассчитать сумму средней в документе “Начисление отпуска работникам организации” по каждому сотруднику.

3. Ставка ЕСВ на ФОТ по каждому сотруднику.

Начисление суммы резерва отпусков по кредиту счета 471 можно отразить документом “Отражение зарплаты в регламентированном учете” на вкладке “Проводки” или документом “Прочие затраты” в корреспонденции со счетами затрат:

• Сотрудник №01 (Администрация, 92 счет): 10 1213,68 1,22 = 14806,90
• Сотрудник №10 (Производство, 231 счет): 14 615,38 1,0841 = 9339,87