Робота зі звітами у програмах BAS

Дата: Березень 2021

План

Налаштування звіту
Дії з налаштуваннями
Дії зі сформованим звітом
Завдання до самостійної роботи

Для аналізу накопичених даних у програмі використовуються різноманітні звіти. Але, як показує практика, робота зі звітами викликає деякі труднощі користувачів програми. У статті будуть розглянуті основні інструменти налаштувань, які найчастіше використовуються. Цього цілком достатньо для роботи зі звітами. Вміючи впевнено користуватись цим набором, користувач легко освоїть додаткові можливості самостійно.
Головне, що треба розуміти, це те, що звіти призначені лише для візуалізації вже введених даних у зручній структурі та їхнє формування ніяк не впливає на зміну цих даних.

У цій статті розберемося з такими питаннями:

• структура налаштування звітів та її основні розділи,
• приклади налаштувань звітів,
• які дії можна виконати зі звітом.
  Також буде запропоновано практичні завдання для самостійної роботи.

*Запропоновані варіанти налаштувань передусім спрямовані на практичне відпрацювання навичок роботи з налаштуваннями звітів. Навіть якщо ви не використовуєте якийсь звіт у роботі, рекомендуємо попрактикуватися для закріплення матеріалу.

Опис налаштувань моделювався на прикладі звіту “Аналіз рахунку” за рахунком 26.
Звіт “Аналіз рахунка” показує обороти між вибраним рахунком та всіма кореспондуючими рахунками за певний період, і навіть залишки за вибраним рахунком початку і поклала край періоду.

Форму звіту можна поділити на три частини:
А. Панель швидких відборів – найчастіше використовувані відбори для оперативного отримання необхідної інформації. А також задається період формування звіту.
Щоб виконати відбір, потрібно встановити прапор біля поля. Щоб скасувати вибір, потрібно зняти прапор біля поля відбору.
ВАЖЛИВО! Кожен елемент швидких відборів містить попередньо заданий тип порівняння (наприклад, Рівно, У списку, У групі тощо).
В. Командна панель – панель, на якій розташовані кнопки-дії:

• Сформувати;
• Налаштування (Показати налаштування) – відкриває вікно налаштувань звіту;
• Знайти;
• Вивести на друк;
• Попередній перегляд перед печаткою;
• Зберегти на комп'ютері;
• Відправити поштою;
• Згорнути всі групи, розгорнути усі групи;
• Сума чисел за виділеними осередками;
• Команда "Ще" - містить додаткові кнопки-команди, наприклад:
• Вибрати варіант звіту (вибрати збережене раніше налаштування);
• Відкрити нове вікно – дозволяє відкрити такий же звіт в іншому вікні програми;
• Інше –> Змінити варіант налаштування – більш просунутий рівень налаштування звітів з додатковими можливостями.

С. Результат формування звіту за заданими налаштуваннями.

Налаштування звіту

Для налаштування звіту необхідно натиснути кнопку “Показати налаштування”. Налаштування представлені шістьма основними сторінками:

• Угруповання
• Відбір
• Показники
• Додаткові поля
• Сортування
• Оформлення

Оскільки звіт “Аналіз рахунку” показує обороти з кореспондуючими рахунками, то є додаткова вкладка “Угруповання по кор. рахунках”.

Розглянемо кожну вкладку.

Угруповання

На вкладці "Угруповання" позначаються прапорцем групуючі поля. Це поля, за якими відображатимуться підсумкові дані. Наприклад, залишки та обороти рахунку в розрізі підрозділів та/або статей витрат, склад та/або номенклатура. Угруповання можуть бути однорівневими (вибрано одне поле) або багаторівневими (вибрано кілька полів).

Як доступні поля для аналізованого рахунку обліку є його аналітичний розріз. Для рахунку 26 це склад, номенклатура, партія, податкове призначення.

На вкладці можна виконати такі установки:

• включити прапор “За субрахунками” - якщо як рахунок обліку обраний рахунок, який є групою і має підлеглі субрахунки, то якщо буде включений прапор, в результаті у звіті будуть показані залишки та обороти по всіх підпорядкованих цій групі аналітичних субрахунків;
• вибрати "Періодичність" - варіант відображення оборотів за вибраний період формування звіту - це означає, що є можливість загальний період звіту розбити на менші періоди (наприклад, якщо звіт формується протягом місяця, то обороти можна відображати за кожен день обраного місяця);
• вибрати поля угруповання, встановити їх порядок розташування, вибрати тип угруповання:
• Без групи – у групуючому полі відображатиметься лише конкретні елементи довідника , без батька (папки), до якого вони належать (наприклад, номенклатура Диван або контрагент Будкомплект).
• З групою – відображатимуться і конкретні елементи довідників, та їхні батьки (папки), до яких вони відносяться, до найвищого рівня (наприклад, номенклатура Диван та папка (батько) М'які меблі, контрагент Будкомплект та папка (батько) “Покупці” ).
• Тільки група – відображатимуться лише батьки (папки) (наприклад, М'які меблі або Покупці).

У прикладі виберемо періодичність “За період звіту” (тобто період оборотів дорівнюватиме періоду формування звіту), згрупуємо дані по Складу і Номенклатурі (для цього потрібно відзначити поля прапорцями). Поміняємо порядок угруповання за допомогою стрілок. Для поля Номенклатура виберемо тип угруповання "з групами".

Подивимося результат, натиснувши кнопку “Сформувати”:

Угруповання по кор. рахунках

Вкладка “Угруповання по кор. рахунками” призначена для налаштування аналітичного розрізу кореспондуючих рахунків.
На вкладці можна виконати такі установки:

• увімкнути прапор “По субрахунках кор. рахунків” - якщо як кор. рахунки обліку обрано рахунок, який має підлеглі субрахунки, то якщо буде включений прапор, в результаті у звіті всі кор. рахунки будуть деталізовані до субрахунків;
• для кожного кор. рахунки додати його поле угруповання - в табличну частину вручну можна додати той кор. рахунок, який потрібно деталізувати до субрахунків та/або до аналітичних розрізів. Наприклад, для рахунку 26 кореспондуючим рахунком є ​​23. Додамо рахунок 23, встановимо прапор "За субрахунками", автоматично підставилися аналітичні розрізи (субконто) вибраного кор. рахунки - залишимо лише аналітику "Підрозділ".
  

Подивимося результат, натиснувши кнопку “Сформувати”:

Відбори

На вкладці "Відбори" накладаються фільтри на вибірку даних. Вкладка містить чотири колонки:

• Поле – перераховані поля, що беруть участь у відборах (наприклад, відбір за номенклатурою, за складом, за кор. рахунком).
  Нові поля для відбору можна додавати за кнопкою "Додати", непотрібні поля можна видалити за кнопкою "Видалити". Поля для відборів можна переміщувати за допомогою стрілки вгору та стрілки вниз.
  Відбори також можна згрупувати за допомогою команди, яка знаходиться у команді "Ще" -> "Згрупувати відбори". Об'єднати відбори можна у групи "І", "Або", "Ні". Щоб скасувати угруповання, потрібно виконати команду “Розгрупувати”.
  ВАЖЛИВО! Потрібно відзначити прапором те поле, яким хочете виконати відбір.
• Умова – вибирається тип порівняння для заданих значень відборів. Відбори можна виконувати як по одному полю, так і по взаємопов'язаним полям.

  Варіант умови відбору	Опис	Приклад використання
  Одиничний відбір (вибір одного значення)
  Рівно	вибір одного елемента довідника або іншого об'єкта; вибір конкретного числового значення або конкретної дати	одна номенклатура, один склад, оборот по Дт = 10000
  Не однаково	виключення з відбору одного елемента довідника або іншого об'єкта; виключення з відбору конкретного числового значення або конкретної дати	виключення з відбору однієї номенклатури, одного складу, обороту за Дп = 10000
  У групі	вибір однієї папки довідника, однієї групи рахунку обліку	вибір усієї номенклатури з папки “М'які меблі”
  Не в групі	виключення з відбору однієї папки довідника, однієї групи рахунку обліку	виключення з відбору всієї номенклатури з папки “М'які меблі”
  Множинний відбір (вибір кількох значень)
  У списку	вибір кількох елементів довідника або інших даних; вибір кількох числових значень або кількох дат	кілька номенклатур, кілька складів
  Не у списку	виключення з відбору кількох елементів довідника або інших даних; виключення з відбору кількох числових значень або кількох дат	виключення з відбору кількох номенклатурних позицій, кількох складів
  У групі зі списку	вибір кількох папок довідника	вибір усієї номенклатури з папок “М'які меблі”, “Корпусні меблі”
  Не групі зі списку	виключення з відбору кількох папок довідника	виключення з відбору всієї номенклатури з папок “М'які меблі”, “Корпусні меблі”
  Для відбору лише числових значень або дати (можна поєднувати умови як інтервал від … до)
  Більше	відбір даних строго більше за задане значення	Відбір номенклатури, дата партії яких суворо більша 01.01.2021. Відбір номенклатури, дата партії яких Більше або дорівнює 01.01.2020 та Менше або дорівнює 31.12.2020. Відбір номенклатури, вартість БУ яких строго менша за 10000.
  Більш чи одно	відбір даних більше або дорівнює заданому значенню
  Менше	відбір даних строго менший від заданого значення
  Менше або одно	відбір даних менше або дорівнює заданому значенню
  Умови, які не потребують вибору значення
  Заповнено	х	відбір номенклатури, у якої заповнено артикул
  Не заповнено	х	відбір номенклатури, у якої НЕ заповнений артикул

• Значення – що саме необхідно відібрати чи виключити із відбору. ВАЖЛИВО! Не забувайте заповнювати цю колонку (крім умов "Заповнено" або "Не заповнено"), інакше виконається відбір за порожнім значенням і результат буде порожнім.

Для нашого прикладу зробимо відбір за номенклатурою та податковим призначенням:

Показники

Залежно від налаштувань рахунку обліку та програми, як показники можуть бути:

• сумові дані бухгалтерського (далі БО) або податкового обліку (далі НУ), а також різниця між БО та НУ,
• кількість (наприклад для рахунків обліку запасів).
  

Додаткові поля

На вкладці “Додаткові поля” можна деталізувати поля, які вибрано як угруповання на вкладці “Угруповання”.
Склад полів може регулюватися кнопками "Додати" та "Видалити". Нове поле можна додати за кнопкою "Додати". Щоб змінити вже додане поле, можна двічі клацнути полем і відкриється список доступних полів. Подальші дії однакові обох варіантів.

Після натискання на кнопку "Додати" відкриється список доступних полів для вибору. У списку вибору поля звіту можна вибрати найвищий рівень – тобто саме поле (наприклад, поле “Номенклатура”). Якщо біля поля є “+”, його можна розгорнути і вибрати реквізит з верхнього рівня (наприклад, з поля “Номенклатура” вибрати поле “Повне найменування”).
Стрілки "вгору" і "вниз" можна відрегулювати, в якому порядку будуть розташовуватися поля. І можна задати розміщення: в одній колонці або окремій.

Для нашого прикладу додамо додаткові реквізити картки номенклатури: "Код" та "Базова одиниця виміру". Варіант розміщення – в окремій колонці.


Переформуємо звіт:

Сортування

На вкладці “Сортування” можна налаштувати, в якому порядку будуть відображатися дані по полю: зростання або спадання.
Для текстових полів сортування виконується від А до Я (за зростанням) або від Я до А (за спаданням).
Для числових полів сортування виконується від найменшого до найбільшого (за зростанням) або від найбільшого числа до найменшого (за спаданням).
Одночасно можна задати сортування для кількох полів, для кожного поля своє. У цьому випадку діятиме пріоритет. Спочатку сортування виконається по першому полю, потім по другому (з урахуванням сортування по першому полю), потім по третьому і так далі.
Сортування задається за допомогою кнопок "Ая" та "яА".

Умовне оформлення

На вкладці “Оформлення” можна вибрати варіант оформлення форми звіту (типовий, кольоровий або чорно-білий), виконати індивідуальні налаштування для полів (налаштувати шрифт, орієнтацію тексту, формат полів, ширину та висоту полів) з урахуванням заданих користувачем умов (відборів) .