Описание системы BAS УТ. Коротко о главном.

Дата: Май 2020

BAS Управління торгівлею - программный продукт, предназначенный для автоматизации учета, планирования и анализа эффективности деятельности на предприятиях оптовой и розничной торговли.
Широкие функциональные возможности BAS Управління торгівлею (далее BAS УТ) позволяют улучшить показатели производительности труда сотрудников, повысить эффективность деятельности предприятия за счет удобного доступа к оперативной информации о процессах, происходящих в разных подразделениях предприятия.

BAS УТ позволяет решить такие задачи:

• планирование продаж, закупок, проведение план-фактного анализа,
• управление взаимоотношениями с партнерами (клиентами, поставщиками),
• управление закупками,
• управление ценообразованием, расчет скидок,
• управление продажами,
• управление складом, доставкой товара,
• управление денежными средствами,
• учет доходов, расходов, расчет себестоимости,
• сервисные функции: запуск бизнес-процессов, автоматизированная рассылка отчетов из базы, напоминания и другие,
• интеграция с конфигурацией BAS Бухгалтерія,
• интеграция с интернет-магазином на платформе “Битрикс”,
• возможность подключения торгового оборудования.

Функциональные возможности конфигурации BAS УТ позволяют настроить бизнес-процессы и организовать документооборот максимально удобным способом для торговых предприятий разного масштаба. Наиболее полноценно система раскрывает свои возможности на средних и крупных оптово-розничных торговых предприятиях.
В BAS УТ реализована возможность проводить оптовые и розничные продажи, отличие между которыми состоит в способе их отражения в системе.

Оптовые продажи

Под оптовыми продажами понимается реализация товаров с предварительной регистрацией потребности клиента. Первоначальная потребность - это наиболее важная информация для подготовки и учета оптовых продаж. Чаще всего результат взаимодействия с клиентом и фиксация его потребности происходит в документе Заказ клиента.

На основании Заказа клиента формируются другие документы. В наиболее простом виде последовательность ввода документов может выглядеть так: Заказ клиента - Реализация товаров и услуг - документы оплаты.
Цепочка документов для отражения оптовых операций реализации может быть дополнена другими, например, Коммерческим предложением, которое предшествует Заказу клиента; Расходным ордером на товары, в случае, если финансовое оформление реализации и фактическая отгрузка товара разделены, происходят в разных местах, в разное время. Список документов зависит от настроек сделанных в системе.

В зависимости от настроек Заказы клиентов могут приниматься:

• только на товар, который есть в наличии на складе, при необходимости резервироваться под заказ,
• на товар, который есть в наличии, а также на товар, который нужно закупить у поставщика для дальнейшего обеспечения заказа клиента. Под заказ можно зарезервировать товар из остатков на складе, зарезервировать товар к установленной дате.

Заказы клиентов в системе могут регистрироваться:

• вручную менеджером,
• загружаться автоматически из интернет-магазина,
• создаваться постоянными покупателями - внешними пользователями, которым предоставляется ограниченный доступ в систему, например, через веб-браузер.

Заполнение документа Заказ клиента значительно упрощается в случае использования справочника “Соглашения об условиях продаж”. В каждом элементе справочника указываются: условия оплаты, условия отгрузки, количество дней поставки, ценовые условия, условия предоставления скидок/наценок.
При выборе элемента справочника в Заказе клиента перечисленные условия автоматически заполняются в заказе, что значительно упрощает работу менеджера и способствует контролю выполнения условий продаж.
По Заказу клиента можно запустить бизнес-процесс согласования финансовых, ценовых, логистических условий. Согласование заказа выполняют ответственные пользователи.
По каждому Заказу клиента можно проследить подготовку выполнения заказа, состояние оплаты, отгрузки.

Розничные продажи

С точки зрения организации учета под розничными продажами понимается реализация товара в розничной торговой точке (в магазине), где спрос покупателя удовлетворяется на месте исходя из имеющегося в наличии ассортимента товаров. Розничные продажи проводятся в рабочем месте кассира формированием документов “Чек КММ” и “Отчета о розничных продажах”, которые фиксируют факт отгрузки товара и одновременно получения оплаты.

При проведении розничной продажи существует возможность:

• рассчитывать автоматически и назначать вручную скидки/наценки в зависимости от выполнения разных условий: объем продаж, наличие карты лояльности. Скидки могут предоставляться процентом, фиксированной суммой, в виде выдачи подарков и другие;
• вести учет и анализировать продажи по продавцам;
• использовать удобную форму подбора товара при оформлении продажи, которая показывает стоимость и наличие на складе;
• использовать разные способы оплаты: наличными, оплату картой, оплату накопленными бонусами, подарочными сертификатами;
• подключить к рабочему месту кассира торговое оборудование: фискальный регистратор, сканер штрихкодов и другое.

Межфирменные продажи

В BAS УТ реализована возможность проводить межфирменные продажи между организациями одного предприятия (холдинга).
Данный функционал может быть полезен в случае, когда одна из организаций проводит закупку товара, а продажи проводятся другими организациями предприятия. В базе выполняются настройки, связанные с движением товара разных организаций в структуре одного предприятия: какая организация может проводить реализацию товара другой организации, а какая не может. В момент проведения продажи товаров другой организации конечному покупателю контролируется возможность выполнения такой продажи.
По мере проведения реализаций конечному покупателю в системе автоматически регистрируется информация о том, по какому товару в каком количестве нужно провести документы межфирменных продаж.

Работа с клиентами

В BAS УТ разработаны удобные механизмы организации работы с контрагентами.
Реализована возможность независимо вести управленческую и юридическую структуру клиентов, поставщиков, других партнеров в двух связанных между собой справочниках:

• “Партнеры” - регистрируется управленческая информация о клиентах, поставщиках, конкурентах;
• “Контрагенты” - в справочнике регистрируются физические/юридические лица, на которых выписываются бухгалтерские документы.

При оформлении Заказа клиента в документе указывается партнер и соответствующий ему контрагент.
Использование двух справочников “Партнеры”, “Контрагенты” позволяет, например, организовать удобную работу с сетью магазинов в ситуациях, когда в сети одно или несколько юридических лиц и взаиморасчеты ведутся отдельно с каждым магазином-заказчиком.
Клиентов можно в ручном и автоматическом режиме объединять по разным признакам в группы - сегменты, использовать сегменты клиентов при формировании ценовой политики, установке скидок/наценок, использовать для проведения анализа в качестве быстрых отборов в отчетах.
Из карточки партнера доступна информация о состоянии взаиморасчетов, условиях продаж/закупок, об объемах продаж, о контактных лицах, вхождении в сегменты, данные о договорах и документах по партнеру.

Номенклатура

Информация обо всех товарах и услугах, которые используются при оформлении документов на предприятии, регистрируется в справочнике “Номенклатура”.

В конфигурации реализована возможность вести учет товаров по дополнительным аналитическим разрезам:

• сериям: учета товара по срокам годности, серийным номерам, партиям,
• характеристикам: учет по дополнительным параметрам, свойствам номенклатуры (размер, цвет и т.п.).

В пользовательском режиме всем элементам справочника “Номенклатура” или отдельным видам номенклатуры можно добавить любые дополнительные реквизиты в зависимости от специфики деятельности предприятия.
Из карточки номенклатуры можно просмотреть связанную с ней информацию о ценах, продажах, остатках на складах, информацию об основных параметрах учета.

Закупки

Проведение закупок у поставщиков может выполняться на основании данных:

• из планов закупок,
• в соответствии с установленными для каждой номенклатуры методами обеспечения потребностей (поддержание запасов на уровне: min-max / расчет по норме / расчет по статистике),
• на основании данных из принятых заказов клиентов.

При оформлении заказов поставщикам используются Соглашения, в которых прописаны ценовые условия, условия оплаты, сроки поставки, что способствует быстрому заполнению документов Заказ поставщику в соответствии с установленными правилами. При необходимости на основании документа Заказ поставщику можно запустить бизнес-процесс согласования ответственными пользователями условий закупки: ценовых, финансовых, логистических.

В конфигурации есть возможность регистрировать номенклатуру поставщиков в отдельном справочнике. Использование справочника “Номенклатура поставщиков” позволяет загружать в заказ номенклатуру из прайс-листа поставщика и не создавать лишних элементов в справочнике “Номенклатура”. Каждому элементу справочника “Номенклатура поставщиков” устанавливается в соответствие позиция из справочника “Номенклатура”.

В BAS УТ реализована возможность вести учет закупки и реализации импортных товаров в соответствии с законодательством Украины.

Склад

В системе можно зарегистрировать любое количество складов. Для каждого склада задается своя структура - склад может быть разделен на помещения, что позволяет решить вопрос о закреплении материальной ответственности за разными сотрудниками в пределах одного склада.

Выделение помещений возможно на складах с ордерной схемой документооборота - когда операции поступления, отгрузки товаров оформляются специальными документами - складскими ордерами. Ордерную схему документооборота на складе удобно использовать когда фактическая приемка/отгрузка товаров и проведение бухгалтерских документов выполняются в разное время разными сотрудниками.
В специальных рабочих местах “Приемка” / “Отгрузка” сотрудник склада видит по каким распоряжениям (документам-основаниям) товар необходимо принять / отгрузить со склада, наблюдает за процессом выполнения приемки/отгрузки товара на складе.

Учет товара на складе можно вести на уровне складских ячеек. Ячейки могут использоваться для справочного и адресного хранения товара (хранения остатков товара в ячейках).

В конфигурации BAS УТ реализована возможность управления доставкой товара покупателю, доставкой от поставщика.

Интеграция с другими конфигурациями

Регламентированный учет

BAS УТ является отраслевым решением для торговых предприятий. В части регламентированного учета в конфигурации есть возможность регистрировать входящие и исходящие налоговые накладные, но, следует отметить, что данная конфигурация не предназначена для ведения бухгалтерского учета, подготовки финансовой и налоговой отчетности. Для решения перечисленных задач, как правило, совместно с BAS УТ используется конфигурация BAS Бухгалтерія. Между BAS УТ и BAS Бухгалтерія настраивается обмен данными: в автоматическом режиме документы из BAS УТ выгружаются в BAS Бухгалтерія, там проводятся и при необходимости корректируются. Формирование отчетности происходит в BAS Бухгалтерія.

Интеграция с сайтом

В BAS УТ реализован полноценный обмен с интернет-магазином на платформе“Bitrix”. Настройки обмена быстро и просто выполняются в специальном модуле обмена.
В интернет-магазин выгружаются:

• данные о номенклатуре: описание, реквизиты, изображение,
• остатки товаров по нужным складам,
  В BAS УТ из интернет-магазина загружаются:
• документы “Заказ клиента”, оформленные на сайте;
• при загрузке заказа в справочнике “Партнеры” в автоматическом режиме может создаваться новый клиент, который оформил заказ на сайте.

Интеграция с интернет магазинами также возможна через дополнительные внешние модули, если это описано в функционале интернет-магазинов. Данные модули не обеспечиваются типовой конфигурацией.

Сервисные возможности

В конфигурации BAS УТ, как и в других конфигурациях линии BAS, есть разнообразные сервисные возможности, которые позволяют упростить решение повседневных задач пользователей, повысить эффективность работы и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс.

Среди сервисных возможностей конфигурации BAS УТ наиболее полезными могут быть следующие:

• запуск бизнес-процессов (задач) другим пользователям на основании разных объектов системы (справочников, документов). Например, на основании Заказа клиента можно создать задачу ответственному сотруднику с просьбой согласовать ценовые условия, график оплаты по заказу и другое;
• работа с электронной почтой - возможность отправлять и получать электронные письма. Например, из системы можно отправлять письма с вложенными печатными формами, автоматически выполнять рассылку предварительно настроенных отчетов по расписанию регламентным заданием, автоматически отправлять письма с напоминанием о новых/просроченных задачах;
• возможность добавлять дополнительные реквизиты в справочники и документы в пользовательском режиме без программирования;
• следить за состоянием деятельности предприятия в специальном рабочем месте “Мониторинг целевых показателей” без необходимости открывать и формировать отчеты. Подробнее с возможностями “Мониторинга целевых показателей можно ознакомиться в статье;
  версионирование объектов системы - настраиваемое хранение истории изменений отдельных документов, элементов справочников с возможностью проверить кто что изменял в документе/элементе справочника.

В описании BAS УТ раскрыты самые интересные функциональные возможности конфигурации.
Узнать подробнее о возможностях конфигурации применительно к решению задач на вашем предприятии можно обратившись за консультацией на нашу линию поддержки в Киеве.