Работа с отчетами в программах BAS

Дата: Март 2021

План

Настройки отчета
Действия с настройками
Действия со сформированным отчетом
Задания к самостоятельной работе

Для анализа накопленных данных в программе используются разнообразные отчеты. Но, как показывает практика, работа с отчетами вызывает некоторые трудности у пользователей программы. В статье будут рассмотрены основные и наиболее часто используемые инструменты настроек. Этого вполне достаточно для работы с отчетами. Умея уверенно пользоваться данным набором, пользователь легко освоит дополнительные возможности самостоятельно.
Главное, что нужно понимать, это то, что отчеты предназначены только для визуализации уже введенных данных в удобной структуре и их формирование никак не влияет на изменение этих данных.

В этой статье разберемся с такими вопросами:

• структура настройки отчетов и ее основные разделы,
• примеры настроек отчетов,
• какие действия можно выполнить с отчетом.
  Также будут предложены практические задания для самостоятельной работы.

Предложенные варианты настроек прежде всего направлены на практическую отработку навыков работы с настройками отчетов. Даже если вы не используете какой-то отчет в работе, рекомендуем все таки попрактиковаться для закрепления материала.

Описание настроек моделировалось на примере отчета “Анализ счета” по счету 26.
Отчет “Анализ счета” показывает обороты между выбранным счетом и всеми корреспондирующими счетами за определенный период, а также остатки по выбранному счету на начало и на конец периода.

Форму отчета можно разделить на три части:
А. Панель быстрых отборов – наиболее часто используемые отборы для оперативного получения нужной информации. А также задается период формирования отчета.
Чтобы выполнить отбор, нужно установить флаг возле поля. Чтобы отменить отбор, нужно снять флаг возле поля отбора.
ВАЖНО! Каждый элемент быстрых отборов содержит предварительно заданный тип сравнения (например, Равно, В списке, В группе и т.д.).
В. Командная панель – панель, на которой расположены кнопки-действия:

• Сформировать;
• Настройки (Показать настройки) – открывает окно настроек отчета;
• Найти;
• Вывести на печать;
• Предварительный просмотр перед печатью;
• Сохранить на компьютере;
• Отправить по почте;
• Свернуть все группы, развернуть все группы;
• Сумма чисел по выделенным ячейкам;
• Команда “Еще” - содержит дополнительные кнопки-команды, например:
  • Выбрать вариант отчета (выбрать сохраненную ранее настройку);
  • Открыть новое окно - позволяет открыть такой же отчет в другом окне программы;
  • Прочее –> Изменить вариант настройки – более продвинутый уровень настройки отчетов с дополнительными возможностями.

С. Результат формирования отчета по заданным настройкам.

Настройки отчета

Для настройки отчета необходимо нажать на кнопку “Показать настройки”. Настройки представлены шестью основными страницами:

• Группировка
• Отбор
• Показатели
• Дополнительные поля
• Сортировка
• Оформление

Так как отчет “Анализ счета” показывает обороты с корреспондирующими счетами, то для него есть дополнительная вкладка “Группировка по кор. счетам”.

Рассмотрим каждую вкладку.

Группировка

На вкладке “Группировка” отмечаются флажком группирующие поля. Это поля, по которым будут отображаться итоговые данные. Например, остатки и обороты счета в разрезе подразделений и/или статей затрат, склад и/или номенклатура. Группировки могут быть одноуровневыми (выбрано одно поле) или многоуровневыми (выбрано несколько полей).

В качестве доступных полей для анализируемого счета учета является его аналитический разрез. Для счета 26 это Склад, Номенклатура, Партия, Налоговое назначение.

На вкладке можно выполнить такие настройки:

• включить флаг “По субсчетам” - если в качестве счета учета выбран счет, который является группой и имеет подчиненные субсчета, то если будет включен флаг, в результате в отчете будут показаны остатки и обороты по всем подчиненным этой группе аналитическим субсчетам;
• выбрать “Периодичность” - вариант отображения оборотов за выбранный период формирования отчета - это означает, что есть возможность общий период отчета разбить на меньшие периоды (например, если отчет формируется за месяц, то обороты можно отображать за каждый день выбранного месяца);
• выбрать поля группировки, установить их порядок расположения, выбрать тип группировки:
  • Без группы – в группирующем поле будет отображаться только конкретные элементы справочников, без родителя (папки), к которому они относятся (например, номенклатура Диван или контрагент Стройкомплект).
  • С группой – будут отображаться и конкретные элементы справочников, и их родители (папки), к которым они относятся, до самого верхнего уровня (например, номенклатура Диван и папка (родитель) Мягкая мебель, контрагент Стройкомплект и папка (родитель) “Покупатели”).
  • Только группа – будут отображаться только родители (папки) (например, Мягкая мебель или Покупатели).

В нашем примере выберем периодичность “За период отчета” (то есть период оборотов будет равен периоду формирования отчета), сгруппируем данные по Складу и Номенклатуре (для этого нужно отметить поля флажками). Поменяем порядок группировки с помощью стрелок. Для поля Номенклатура выберем тип группировки “с группами”.

Посмотрим результат, нажав кнопку “Сформировать”:

Группировка по кор. счетам

Вкладка “Группировка по кор. счетам” предназначена для настройки аналитического разреза корреспондирующих счетов.
На вкладке можно выполнить такие настройки:

• включить флаг “По субсчетам кор. счетов” - если в качестве кор. счета учета выбран счет, который имеет подчиненные субсчета, то если будет включен флаг, в результате в отчете все кор. счета будут детализированы до субсчетов;
• для каждого кор. счета добавить его поле группировки - в табличную часть вручную можно добавить тот кор. счет, который нужно детализировать до субсчетов и/или до аналитических разрезов. Например, для счета 26 корреспондирующим счетом является 23. Добавим счет 23, установим флаг “По субсчетам”, автоматически подставились аналитические разрезы (субконто) выбранного кор. счета - оставим только аналитику “Подразделение”.
  

Посмотрим результат, нажав кнопку “Сформировать”:

Отборы

На вкладке “Отборы” накладываются фильтры на выборку данных. Вкладка содержит четыре колонки:

• Поле – перечислены поля, которые участвуют в отборах (например, отбор по номенклатуре, по складу, по кор. счету).
  Новые поля для отбора можно добавлять по кнопке “Добавить”, ненужные поля можно удалить по кнопке “Удалить”. Поля для отборов можно перемещать с помощью “стрелки вверх” и “стрелки вниз”.
  Отборы также можно сгруппировать с помощью команды, которая находится в команде “Еще” -> “Сгруппировать отборы”. Объединить отборы можно в группы “И”, “Или”, “Не”. Для отмены группировки нужно выполнить команду “Разгруппировать”.
  ВАЖНО! Нужно отметить флагом то поле, по которому хотите выполнить отбор.
• Условие – выбирается тип сравнения для заданных значений отборов. Отборы можно выполнять как по одному полю, так и по нескольким взаимосвязанным полям.

  Вариант условия отбора	Описание	Пример использования
  Единичный отбор (выбор одного значения)
  Равно	выбор одного элемента справочника или другого объекта; выбор конкретного числового значения или конкретной даты	одна номенклатура, один склад, оборот по Дт = 10000
  Не равно	исключение из отбора одного элемента справочника или другого объекта; исключение из отбора конкретного числового значения или конкретной даты	исключение из отбора одной номенклатуры, одного склада, оборота по Дт = 10000
  В группе	выбор одной папки справочника, одной группы счета учета	выбор всей номенклатуры из папки “Мягкая мебель”
  Не в группе	исключение из отбора одной папки справочника, одной группы счета учета	исключение из отбора всей номенклатуры из папки “Мягкая мебель”
  Множественный отбор (выбор нескольких значений)
  В списке	выбор нескольких элементов справочника или других данных; выбор нескольких числовых значений или нескольких дат	несколько номенклатур, несколько складов
  Не в списке	исключение из отбора нескольких элементов справочника или других данных; исключение из отбора нескольких числовых значений или нескольких дат	исключение из отбора нескольких номенклатурных позиций, нескольких складов
  В группе из списка	выбор нескольких папок справочника	выбор всей номенклатуры из папок “Мягкая мебель”, “Корпусная мебель”
  Не группе из списка	исключение из отбора нескольких папок справочника	исключение из отбора всей номенклатуры из папок “Мягкая мебель”, “Корпусная мебель”
  Для отбора только числовых значений или даты (можно совмещать условия как интервал от … до)
  Больше	отбор данных строго больше заданного значения	Отбор номенклатуры, дата партии которых строго больше 01.01.2021. Отбор номенклатуры, дата партии которых Больше или равно 01.01.2020 и Меньше или равно 31.12.2020. Отбор номенклатуры, стоимость БУ которых строго меньше 10000.
  Больше или равно	отбор данных больше или равно заданного значения
  Меньше	отбор данных строго меньше заданного значения
  Меньше или равно	отбор данных меньше или равно заданного значения
  Условия, которые не требуют выбор значения
  Заполнено	х	отбор номенклатуры, у которой заполнен артикул
  Не заполнено	х	отбор номенклатуры, у которой НЕ заполнен артикул

• Значение – что именно необходимо отобрать или исключить из отбора. ВАЖНО! Не забывайте заполнять данную колонку (кроме условий “Заполнено” или “Не заполнено”), иначе выполнится отбор по пустому значению и результат будет пустым.

Для нашего примера сделаем отбор по номенклатуре и налоговому назначению:

Показатели

В зависимости от настроек счета учета и программы, в качестве показателей могут быть:

• суммовые данные бухгалтерского (далее БУ) или налогового учета (далее НУ), а также разница между БУ и НУ,
• количество (например для счетов учета запасов).
  

Дополнительные поля

На вкладке “Дополнительные поля” можно детализировать поля, которые выбраны в качестве группировок на вкладке “Группировка”.
Состав полей может регулироваться кнопками “Добавить” и “Удалить”. Новое поле можно добавить по кнопке “Добавить”. Чтобы изменить уже добавленное поле, можно дважды кликнуть по полю и откроется список доступных полей. Дальнейшие действия одинаковые для обоих вариантов.

После нажатия на кнопку “Добавить” откроется список доступных полей для выбора. В списке выбора поля отчета можно выбрать самый верхний уровень – то есть само поле (например, поле “Номенклатура”). А если возле поля есть “+”, то его можно развернуть и выбрать реквизит из верхнего уровня (например, из поля “Номенклатура” выбрать поле “Полное наименование”).
Стрелками “вверх” и “вниз” можно отрегулировать, в каком порядке будут располагаться поля. И можно задать размещение: в одной колонке или в отдельной.

Для нашего примера добавим дополнительные реквизиты карточки номенклатуры: “Код” и “Базовая единица измерения”. Вариант размещения - в отдельной колонке.


Переформируем отчет:

Сортировка

На вкладке “Сортировка” можно настроить, в каком порядке будут отображаться данные по полю: по возрастанию или убыванию.
Для текстовых полей сортировка выполняется от А до Я (по возрастанию) или от Я до А (по убыванию).
Для числовых полей сортировка выполняется от наименьшего числа до наибольшего (по возрастанию) или от наибольшего числа до наименьшего (по убыванию).
Одновременно можно задать сортировку для нескольких полей, для каждого поля свою. В этом случае будет действовать приоритет. Сначала сортировка выполнится по первому заданному полю, затем по второму (c учетом сортировки по первому полю), затем по третьему и так далее.
Сортировка задается с помощью кнопок “Ая” и “яА”.

Условное оформление

На вкладке “Оформление” можно выбрать цветовой вариант оформления формы отчета (типовой, цветной или черно-белый), выполнить индивидуальные настройки для полей (настроить шрифт, ориентацию текста, формат полей, ширину и высоту полей) с учетом заданных пользователем условий (отборов). Оформление можно настроить для всего отчета или для некоторых полей.
Откроется окно редактирования, в котором нужно выбрать необходимый параметр настройки, и при необходимости уточнить область применения на последующих вкладках.

Для нашего примера увеличим ширину поля “Номенклатура”, выберем цветовой вариант оформления “Арктика” и переформируем отчет:

Действия с настройками

Сохранить настройку

Выполненную настройку отчета пользователь может сохранить для последующего использования.
Для этого нужно нажать на кнопку “Сохранить настройки” в команде “Еще” формы отчета. В открывшейся форме нужно дать название настройке в поле “Имя сохраняемой настройки” и нажать “Сохранить”.

Выбрать настройку

Для того чтобы воспользоваться сохраненным вариантом настройки, нужно нажать на кнопку “Выбрать вариант настройки” в команде “Еще” формы отчета.

Удалить сохраненную настройку

Для того чтобы удалить настройку из списка сохраненных настроек, нужно нажать на кнопку “Выбрать вариант настройки” в команде “Еще” формы отчета, выбрать вариант и нажать на клавишу Delete на клавиатуре.

Действия со сформированным отчетом

Результат можно сохранить на компьютер, распечатать. Действия можно выполнить, нажав на кнопки на форме отчета:

Задания к самостоятельной работе

1. Отчет “ОСВ по счету 31” за год. Выполнить настройку и сохранить вариант:
   • Показатели: БУ (данные бухгалтерского учета).
   • Группировка: Обороты - По месяцам. По субсчетам - Да. Поля: Организация, Банковские счета, Статьи движения денежных средств.
   • Дополнительные поля: Банковские счета.Номер счета, Банковские счета.Банк. Вид размещения - В отдельных колонках.
   • Условное оформление: поле Склады.Группа <Без условия> Цвет фона.
2. Отчет “Анализ счета 70” за год. Выполнить настройку и сохранить вариант:
   • Показатели: только БУ (данные бухгалтерского учета).
   • Группировка: Обороты - За период отчета. По субсчетам - Да. Поля: Статьи доходов.
   • Группировка по кор. счетам: 361 - только Контрагенты, 3771 - только Контрагенты. По субсчетам кор. счетов - Да.
   • Сортировка: БУ Кт (оборот) - По убыванию.
   • Условное оформление: поле Кор. Субконто1 <Без условия> Минимальная ширина (50).