Інструкція користувача ЕЖООС.

Версія 3.2

Словник скорочень

Скорочення	Значення
ЕЖООС	Електронний журнал обліку особового складу
ООС	Облік особового складу (аркуш списку)
ШПО	Штатно-посадовий облік
БЧС	Бойовий і чисельний склад
ІПН / РНОКПП	Реєстраційний номер облікової картки платника податків
ШПК	Штатно-посадова категорія
ВОС	Військово-облікова спеціальність
ТВО	Тимчасово виконуючий обов’язки
ДВ	Додаткова винагорода
РВ / РЗ / ППД	Район виконання / район зосередження / пункт постійної дислокації
СЗЧ	Самовільне залишення частини
ВБВ	Вибув (статус виключеного)
ВЛК	Військово-лікарська комісія
РТЦК та СП	Районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки
ІКС	Інформаційно-комунікаційна система (обліку персоналу)
т.ч.	Теперішній час (період ще триває)

1. Загальні відомості

1.1. Що таке ЕЖООС і навіщо версія «Кубик»

Електронний журнал обліку особового складу (ЕЖООС) — це набір таблиць Excel визначеної структури, запроваджений наказом МОУ №687 від 14.10.2024 замість більшості паперових книг і журналів обліку. Офіційний зразок містить вкладки ШПО, ООС, Виключені, Тимчасово прибулі, Тимчасово відсутні, Табель, Безповоротні втрати, Статистичний облік і Перелік індексів посад. ЕЖООС «Кубик» — доопрацьована версія офіційного зразка. Головна ідея: кожен факт вноситься один раз на «своєму» аркуші, а решта аркушів отримує його формулами. Наприклад, звання вноситься на аркуш «Звання», статус — на аркуш «Статуси», переміщення — на аркуш «Переміщення», а ООС, ШПО, Табель і Статистика збирають ці дані автоматично. Події (зміна статусу, переміщення, нове звання) додаються новими рядками, а не переписуванням старих — тому зберігається історія. Офіційний регламентований журнал (без формул) формується з робочого файлу за допомогою окремого офіційного файлу, який постачається разом із прикладом (див. розділ 3.15 і частину 6).

1.2. Вимоги та безпека

• Microsoft Excel 2021 або новіший (використовуються функції XLOOKUP, FILTER, LET, TEXTJOIN тощо). У старіших версіях частина формул покаже помилки.
• Зберігайте файл у форматі .xlsx. Формат .xlsb не рекомендується (траплялись зависання і втрата даних).
• Журнал ведеться на пристрої, що відповідає вимогам захисту інформації відповідного рівня доступу (офіційні правила вимагають пристрій без підключення до локальної мережі).
• Дані ЕЖООС (списки, штат, кількісні показники) — службова інформація. Не передавайте файл, його копії чи знімки екрана стороннім особам. Автор і підтримка такі дані ніколи не запитують.
• Щодня робіть резервну копію на окремий носій, назва файлу — з датою.

  1.3. Як влаштована книга

  Розумні таблиці і коди полів

  Усі дані зберігаються в «розумних таблицях» Excel (Вставлення → Таблиця). Над кожним стовпцем є людська назва, а в рядку заголовка таблиці — код поля (число на кшталт 9, 20, 250, 430). Ставтеся до коду як до ключа стовпця: Формули звертаються до полів саме за кодами, тому:

• не перейменовуйте коди в заголовках таблиць і не змінюйте назви таблиць (тОС, тСтатусиІсторія…) — інакше зламаються формули, офіційний файл і макрос табеля;
• свої додаткові стовпці додавати можна (бажано у кінці таблиці, але можна і так як вам зручно), давайте їм унікальні назви і не зайняті номера, щоб уникнути конфлікту при оновленнях. Коли в таблицю додається новий рядок, формули і правила підсвічування автоматично поширюються на нього.

  Кольори вкладок і заголовків

  Колір	Значення
  Зелений	Аркуші та стовпці, обов’язкові за наказом МОУ №687 (офіційна частина журналу).
  Жовтий	Додано в ЕЖООС «Кубик» з версій 1.x для організації повноцінного обліку (Переміщення, Статуси, Звання тощо).
  Оранжевий	Додано у версіях 2.x (структура підрозділів, історія звань, контракти, стаж, ТВО).
  Синій	Додано у версіях 3.x (історія служби, освіта, контакти, документи, відзнаки, примітки, план переміщень).
  Червона вкладка	Аркуш «Налаштування» — змінює лише відповідальний за ведення журналу.

Підсвічування клітинок

• Світло-жовта заливка — у клітинці формула, значення рахується автоматично. Такі клітинки руками не заповнюються і не виправляються (крім аркушів ШПО і Табель, де формули не підсвічуються).
• ІПН зеленим жирним — контрольна сума РНОКПП правильна. Якщо ІПН не виділено — перевірте номер, правило працює на аркуші ООС, через який усі проходять.
• Червоне підсвічування — дублікат (повторний ІПН, дві людини на одній посаді, два діючі контракти, два активні ТВО) або помилка в даних.
• Помаранчеве — попередження (прострочений контракт, вид служби «контракт» без запису на аркуші Контракти, порушення послідовності періодів стажу тощо).
• Світло-червоне на ООС у стовпцях документ, освіта, адреса, родичі — дані не внесені на відповідних аркушах.
• Зелена підсвітка 490/491 на аркушах Переміщення і Статуси — актуальні записи, які впливають на облік. Усе кольорове виділення реалізовано умовним форматуванням. Не фарбуйте клітинки вручну — це заважає контролю і пошуку помилок.

  Захист аркушів

  Аркуші захищені від зміни форматування (пароль порожній), редагувати дані можна. Захист знімається на час додавання рядків у таблицю (на захищеному аркуші таблиця не розширюється сама) або для свідомої зміни форматування, після чого вмикається знову. Аркуш «Налаштування» захищено паролем НіПапіру (з версії 2.4).

  1.4. Головні правила роботи

  1. Вносьте кожен факт один раз — на аркуші, який за нього відповідає (див. карту аркушів у 1.5). 2. Не змінюйте формули даними, якщо результат не такий, як ви очікуєте, — шукайте помилку у вихідних даних. 3. Події додавайте новими рядками в хронологічному порядку (нове — внизу таблиці). На аркушах Статуси, Переміщення, Звання, Контракти «останнім» вважається нижній запис людини у якого є активна дата. 4. Вставляйте дані тільки як значення (Спеціальна вставка → Значення, або Ctrl+Shift+V). Звичайна вставка переносить чуже форматування і ламає умовне форматування. 5. ІПН — ключ. Він має бути заповнений і правильний на всіх аркушах (виняток — Тимчасово прибулі). Не змінюйте ІПН людини після того, як по ній внесено записи, якщо була помилка і змінили, це треба зробити на всіх аркушах де вже була інформація по старому «ІПН-ключу». 6. Індекс посади — назавжди. Не змінюйте і не використовуйте повторно індекси, не видаляйте рядки посад з аркуша Посади: скорочені посади лише отримують дату виведення зі штату. 7. Перед великими або незвичними операціями робіть копію файлу. 8. Для видалення багатьох рядків позначте їх кольором у стовпці в якому не має формул, відсортуйте за кольором, щоб вони стали один за одним внизу таблиці, і видаліть одним блоком — при великій кількості рядків це в сотні разів швидше і надійніше. 9. Списки вибору (статуси, звання, ТЦК, типи наказів…) налаштовуються на аркуші «Налаштування». Не вводьте значення «приблизно» — обирайте зі списку, інакше формули не знайдуть відповідність.

  1.5. Карта аркушів

  Аркуші перелічено в порядку розташування у книзі. «Заповнення» показує, що робить діловод.

Аркуш	Призначення	Що вноситься вручну	Коли
Довідка	Короткі правила і посилання від автора	—	—
Титульна	Титульний аркуш журналу, назви частини для інших аркушів	Назви і номер в/ч	Один раз
ШПО	Штатно-посадовий облік: хто на якій посаді	Лише індекси посад (стовпець 1)	При змінах штату
ООС	Облік особового складу: всі, хто в списках	ПІБ, ІПН, ПІБ кого, дані зарахування, демографія	При прибутті людини
Переміщення	Історія призначень, переміщень, розпоряджень	Наказ, тип, ІПН, посада, дата з	Щодня згідно подій(рапортів), на підставі цього в майбутньому автоматизовано робиться наказ
ПланПереміщення	Заплановані переміщення, тексти для рапортів/наказів	ІПН, подія, посада, реквізити	За потреби
Статуси	Історія статусів (місце знаходження) — основа БЧС і табеля	ІПН, статус, дата з	Щодня згідно подій(рапортів), на підставі цього в майбутньому автоматизовано робиться наказ
Звання	Історія військових звань	ІПН, звання, наказ	При присвоєнні
Контракти	Історія контрактів	ІПН, термін, дата з, наказ	При укладанні
Виключені	Ті, хто виключений зі списків (копія рядка ООС + дані виключення)	Копія рядка ООС + стовпці 51–54	При виключенні
ТВО	Тимчасово виконуючі обов’язки	ІПН, посада, дати	При призначенні ТВО
Стаж, СтажБаза, СтажРозрахунок	Облік вислуги, форма розрахунку вислуги на пенсію	Періоди служби по людях	При надходженні людини історія, у випадку СЗЧ, при отриманні довідки Ф-6 про участь в бойових діях
ІсторіяСлужби	Послужний список (місця служби до і в частині)	Періоди, посади, накази	При надходженні людини історія, при зміні посад доповнення
Послужний	Довідка про проходження служби на одну особу	Вибір ПІБ	При потребі сформувати довідку
ТимчасовоПрибулі	Тимчасово прибулий особовий склад (офіційна вкладка 4)	Усі поля	При прибутті і вибутті тимчасово прибулого
ТимчасовоВідсутні	Тимчасово відсутній особовий склад (офіційна вкладка 5)	ІПН і дані вибуття/прибуття	При вибутті і поверненні з відсутності, в майбутньому на підставі аркуша формуватимуться посвідчення на відрядження, відпустку тощо
Освіта	Освіта і курси	Записи про освіту	При прибутті і при проходженні нових курсів
Контакти	Адреса, телефон, позивний, родичі	Рядок в/с + рядки родичів	При прибутті, змінах
Документи	Паспорт, військовий квиток, УБД, особова справа	Рядок на кожен документ	При прибутті, змінах
Відзнаки	Нагороди від подання до вручення	Нагорода, дати етапів	При поданні на нагородження і отриманні нагород
Примітки	Структуровані примітки: стягнення, ВЛК тощо	Тип, дата, текст	За потреби для фіксації додаткової інформації
Табель	Табель за місяць + додаткова винагорода	ІПН людей; дні — макросом або копіюванням	Щодня / раз на місяць
БезповоротніВтрати	Безповоротні втрати (офіційна вкладка 7)	ІПН, вид, дата, обставини	При події
Статистика	Зведений статистичний облік, БЧС	Налаштування один раз	Автоматично
Посади	Перелік усіх посад (штат) з історією, довідник назв посад	Посади, довідник назв	При змінах штату
Підрозділи	Ієрархія підрозділів, довідник назв підрозділів	Підрозділи	При зміні в штаті структури підрозділів
Налаштування	Константи і всі списки вибору	Робочий місяць; списки	За потреби
НаселеніПункти, НавчальніЗаклади	Довідники для адрес і освіти (скорочені)	—	За потреби

1.6. Як аркуші пов’язані між собою

Зрозумівши ці зв’язки, легко знайти, де виправляти помилку:

• Підрозділи → Посади → ШПО. Підрозділ і назва посади обираються зі списків; повні назви посад формуються автоматично; ШПО бере все про посаду з аркуша Посади за індексом.
• ООС ← Звання, Статуси, Переміщення, Контракти, Освіта, Документи, Контакти, Відзнаки, Примітки. На ООС вручну вносяться тільки базові дані людини, решту підтягують формули з цих аркушів за ІПН.
• ООС → ШПО. Поточна посада людини (стовпець 430 ООС) визначає, хто відображається на посаді в ШПО.
• ООС, ШПО → Табель, Статистика, офіційний файл. Статус з ООС використовується в табелі («Сьогодні» для ручного заповнення) і статистиці.
• ООС → Виключені. Коли людину виключено і видалено з ООС, усі її записи на інших аркушах автоматично пов’язуються з рядком на аркуші Виключені (за ІПН), історія не губиться. З аркуша ООС людина видаляється тільки після заповнення табеля за місяць.

2. Як почати вести облік (початкове заповнення)

Початкове заповнення — найвідповідальніший етап: від правильності структури підрозділів, посад і індексів залежить усе подальше. Нижче — рекомендований порядок. Виконуйте кроки послідовно і після кожного переконуйтесь, що автоматичні стовпці заповнились без помилок.

2.1. Підготовка

1. Отримайте актуальний шаблон і збережіть окрему робочу копію з назвою вашого підрозділу. Оригінал прикладу залиште незмінним — він знадобиться як зразок. 2. Ознайомтесь із прикладом: усі дані в ньому вигадані. Подивіться, як заповнені аркуші, — це підказка. 3. Очистіть приклад від тестових даних. Рядки не видаляйте — очищайте вміст стовпців, які заповнюються вручну: клацніть у стовпці таблиці, в якому немає формул, натисніть Ctrl+Пробіл (виділяються дані стовпця) і Del. Повторіть для кожного такого стовпця. Рядки таблиць залишаються для введення ваших даних. Довідники на аркуші «Налаштування» не очищайте — перегляньте і замініть своїми значеннями (крок 2 у 2.4). 4. Підготуйте вихідну таблицю з наявних у вас даних (див. 2.2). 5. Визначте правила індексів посад (див. 2.3).

Порада. Якщо у вас великий підрозділ (понад 5 000 осіб), на час масового заповнення вимкніть автоматичний перерахунок формул (Формули → Параметри обчислень → Вручну) і вставляйте дані частинами по 1–3 тисячі рядків. Після вставлення увімкніть перерахунок знову.

2.2. Вихідна таблиця

Зведіть дані, які вже є (ШПО, книга обліку, стара облікова система, стара версія ЕЖООС тощо), в одну таблицю з мінімальним набором стовпців:

№	Стовпець вихідної таблиці	Куди піде в ЕЖООС
1	Номер (індекс) посади	Посади 109, ШПО 1, ООС 108
2	Підрозділ	Підрозділи 221, Посади 221
3	Назва посади	Довідник назв посад, Посади 222
4	ВОС і код посади (для суміщених — обидва коди)	Посади 112_1, довідник посад Код/КодС
5	ШПК	Посади 111
6	Тарифний розряд	Посади 113
7	Звання власника посади	Звання 8
8	ПІБ власника посади	ООС 9
9	ІПН (РНОКПП)	ООС 20 і всі інші аркуші
10	Статус (РВ, ППД, відпустка…)	Статуси 250
11	Відмітка «в розпорядженні» з причиною	Переміщення 420

Бажано також мати дати і номери наказів про зарахування, призначення, присвоєння звання, дату початку поточного статусу, ПІБ у родовому відмінку. Якщо точних дат немає, тимчасово використовуйте службову дату (наприклад, дату переходу на ЕЖООС) і пізніше уточніть. Для вакантних посад стовпці 7–11 залишаються порожніми.

Увага. ІПН — ключ усіх зв’язків. Без ІПН людина не з’єднається з посадою, статусом і званням. Якщо ІПН невідомий, з’ясуйте його до внесення. Тимчасове заміщення ІПН іншим текстом доведеться потім виправляти на всіх аркушах, де вже є записи.

2.3. Індекси посад

Індекс посади — унікальний незмінний ідентифікатор посади. Ставтесь до нього як до коду без змісту: не намагайтесь закласти в нього номер підрозділу вручну. Правила:

• індекс — число, у всіх посад однакова кількість цифр, не починається з нуля (замість 000100 використовуйте 100100);
• розрядність із запасом: до 1 000 посад — 5 знаків (з 10000 або 20000); 1 000–10 000 посад — 6 знаків (з 100000 або 200000); понад 10 000 — 6 і більше знаків з більшим запасом;
• при переході зі старої нумерації додайте префікс (наприклад, 1–1547 → 100001–101547), нові посади починайте з окремого діапазону (наприклад, 200001); окремі групи посад (запасна рота тощо) можна виділити службовим префіксом (911001…); старий номер можна зберегти в окремому стовпці для довідки;
• індекси присвоює штаб військової частини; лінійні підрозділи отримують перелік посад уже з індексами;
• при зміні (заміні) посади в штаті посада отримує новий індекс; стара посада залишається в історії з датою виведення.

  2.4. Порядок заповнення аркушів

  Крок 1. Титульна

  Заповніть номер військової частини, скорочену назву підрозділу, закриту назву (називний і родовий відмінки), назви частини підпорядкування. Для окремої частини назву лінійного підрозділу залиште порожньою. Ці назви підставляються в посади, підписи і тексти документів на інших аркушах.

  Крок 2. Налаштування

• Робочий місяць (B2) — перше число поточного місяця. Номер штату (B4), Індекс до штату (B5: 01 — штат воєнного часу, 51 — мирного), Рахувати історію посад (B6: Так/Ні; «Ні» — швидше; Так тільки на час формування офіційного файлу).
• Перегляньте і доповніть списки: Статуси (з групами наявності, пріоритетами і видами ДВ), Звання, ТЦК, Чиї накази, Види наказів на переміщення, Підстави виключення, Типи контрактів, Види документів, Види служби, Тарифи тощо. Детально — частина 5.
• Значення-константи, позначені червоним, не змінюйте без потреби — на них посилаються формули. Значення, позначені зеленим, навпаки, треба налаштувати під свій підрозділ.

  Крок 3. Підрозділи

  1. Скопіюйте стовпець підрозділів із вихідної таблиці на окремий аркуш, видаліть повтори і впорядкуйте за штатом. 2. Для кожного підрозділу придумайте коротку унікальну абревіатуру (стовпець 221, наприклад 1 мб 2 мр 3 мвзв) — це ключ, за яким підрозділ обирається на інших аркушах. 3. Виділіть базові назви без номерів (механізований батальйон, механізована рота, механізований взвод…), приберіть повтори, звірте зі штатом і внесіть у Довідник назв підрозділів: назва, назва в родовому відмінку, код за штатом (6 цифр із офіційного штату; на старті можна без коду). 4. Заповніть таблицю «Підрозділи»: Підрозділ БЧС (220), Підрозділ (221), Батьківський підрозділ (222, зі списку), Номер (225), Назва (226, зі списку довідника), Категорія штату (240), Унікальний код (221_1), Номер за порядком (228). 5. Перевірте: у стовпцях 230–233 мають з’явитись повні назви підрозділів. Помилка в одному батьківському підрозділі «ламає» назви всіх підлеглих — виправте 222.

  Крок 4. Довідник назв посад і Посади

  1. Заповніть Довідник назв посад (на аркуші Посади праворуч): назва посади за штатом, «Кто» (так названо стовпець; називний відмінок — як посада вживається в повній назві, без слів, що вже є в назві підрозділу), «Кого» (родовий), за бажанням «Кому» і «Ким», категорія, код посади (і код суміщеної посади, якщо є). Ретельно перевірте: без подвійних пробілів і помилок. 2. Перенесіть усі посади штату в таблицю «Посади»: індекс (109), підрозділ (221, зі списку), ключ посади (222, зі списку довідника), ШПК (111), ВОС (112_1), тариф (113), дата введення в штат (115), доповнення номеру штату (212). 3. Перевірте автоматичні стовпці: ВОСКОД (112) і повні назви посад (311–316) мають сформуватись. Для посад, назва яких не будується за загальним правилом, заповніть «Доповнення назви посади» (310) або таблицю виключень (див. частину 4, аркуш Посади).

  Крок 5. ШПО

  Вставте індекси посад у стовпець 1 у порядку штату (за підпорядкованістю). Решта стовпців заповниться автоматично. Поки ООС порожній, усі посади показуються як вакантні — це правильно.

  Крок 6. ООС

  Для кожного військовослужбовця внесіть: ПІБ (9), ІПН (20), ПІБ у родовому відмінку (229), індекс посади, на якій людина перебуває на момент переходу на ЕЖООС (108), дату (13) і номер (14) зарахування до списків, наказ про призначення (260, 261), звідки прибув (12), місце народження (23), групу крові (243), дані призову (25, 25_1, 265). Попередню історію посад переносити не треба — журнал показує дані з моменту початку ведення, якщо хочете більше історії треба вносити саме як історію, але це дуже великий обсяг роботи. У випадку, якщо переходите з попередньої версії ЕЖООС і маєте вже накопичену історію переміщення її звісно слід зберігати, інструкція розрахована в першу чергу на перший перехід на ЕЖООС.

  Крок 7. Звання

  Внесіть по одному рядку на людину: ІПН і поточне звання (за наявності — наказ про присвоєння). Після цього звання з’являться на ООС і ШПО. У випадку переходу з попереднього ЕЖООС зберігайте аркуш повністю.

  Крок 8. Статуси

  Внесіть по одному рядку на людину: ІПН, поточний статус (250) і дату, з якої він діє (252). Після цього заповняться статус і наявність на ООС і ШПО. У випадку переходу з попереднього ЕЖООС зберігайте аркуш повністю.

  Крок 9. Переміщення

  На старті сюди вносяться лише ті, хто перебуває в розпорядженні: ІПН, тип наказу «В розпорядження…» (420), дата (432; можна службову). Індекс посади (430) не заповнюється — у стовпці 444 покажеться посада, з якої людину виведено (вона береться з 108 на ООС, тож там має бути вказана остання посада людини). У випадку переходу з попереднього ЕЖООС обов’язково зберігайте аркуш повністю.

  Крок 10. Контракти, ТВО (можна пізніше)

  Для контрактників внесіть ІПН, термін (233), дату початку (18) і відмітку «Так», якщо контракт діє до демобілізації (235). Діючих ТВО внесіть на аркуш ТВО.

  Крок 11. Табель

  Скопіюйте ІПН усіх людей з ООС у стовпець ІПН табеля (кількість рядків має збігатися з ООС). Підключіть макрос автозаповнення табеля (частина 6) або заповнюйте дні вручну, не рекомендовано цей режим працює, але макросом швидше і надійніше (розділ 3.13).

  Крок 12. Статистика

  Налаштуйте рядки під свої підрозділи: стовпець A — скорочена назва з «Підрозділу БЧС» (220), стовпець B — назва для друку. Перший рядок — службовий: у ньому вказано, які статуси рахуються в якому стовпці. Формули задані в рядку «Всього за штатом» і поширюються на інші рядки автоматично.

  Крок 13. Персональні аркуші (поступово)

  Освіта, Контакти, Документи, Відзнаки, Примітки, Історія служби, Стаж заповнюються поступово, у робочому порядку. Вони не потрібні для щоденного штатно-посадового обліку, але необхідні для того щоб мати повний персональний облік формувати довідки, послужні списки, особову справу, накази.

  2.5. Перевірка після заповнення

  Після кроків 3–9 перевірте:

• на ШПО — кожна укомплектована посада показує правильну людину, вакантні — «-»;
• на Статистиці — збігаються показники «за штатом», «за списком», «в наявності» і відсутні за категоріями; контрольні стовпці праворуч не підсвічені червоним. Якщо показники не збігаються:

Симптом	Що перевірити
Не збігається штатна чисельність	На аркуші Посади звання ШПК (111), яких немає в довіднику звань або записаних з помилкою (фільтр «Тип посади» = _Не знайдено). Підрозділ, не врахований у Статистиці.
Не збігається списковий склад	Стовпець «Категорія в/с» на ООС зі значенням «_Не знайдено» (немає звання або звання не з довідника). Принцип підрахунку списку (за категорією військовослужбовця).
Не збігаються наявні / відсутні	Довідник статусів на Налаштуваннях: кожен статус має правильну групу (СтатусГрупа). Статуси на ООС зі значенням «_Не знайдено» (людині не внесено статус).
Не збігається «в розпорядженні»	На ООС фільтр: 240 = «В розпорядження…» і 430 порожній/0. Чи всі ці люди внесені на аркуш Переміщення.
На посаді в ШПО двоє	Червона підсвітка ПІБ у ШПО: у двох людей на ООС однакова поточна посада (430). Виправте 108 на ООС або запис на Переміщенні.

3. Щоденна робота: типові сценарії

Кожен сценарій — це запис на «своєму» аркуші. Після внесення перевіряйте результат на ООС і ШПО.

3.1. Прибуття нового військовослужбовця (зарахування до списків)

1. ООС — додайте рядок: ПІБ (9), ІПН (20), ПІБ кого (229), звідки прибув (12), індекс посади, на яку зараховано (108), дату (13) і номер (14) наказу про зарахування, наказ про призначення (260 дата, 261 чий і номер), дані призову (25, 25_1, 265), місце народження (23), група крові (243). 2. Звання — рядок з ІПН, званням і наказом про присвоєння (якщо відомий). 3. Статуси — рядок з ІПН, початковим статусом і датою прибуття. 4. Контракти — якщо людина контрактник. 5. Табель — додайте ІПН у таблицю табеля (кількість рядків табеля = кількість рядків ООС). 6. За можливості — Контакти (рядок «В\С» і родичі), Документи (паспорт, військовий квиток), Освіта. Людина займе посаду 108 в ШПО. Поки записів на Переміщенні немає, поточною посадою вважається 108.

Порада. Людину, яку лише планують призначити (наприклад, тимчасово прибулого, щодо якого триває зарахування), можна внести на ООС без дати зарахування (13). Тоді її можна вказувати на аркушах ТВО і План переміщення, і вона з’явиться в ШПО, але не рахується в списку. Коли наказ вийде — заповніть 13 і 14.

3.2. Переміщення на іншу посаду

1. На аркуші Переміщення додайте рядок: чий наказ (410, зі списку), номер (411), дата наказу (412), тип «Переміщення» (420), ІПН (20), індекс нової посади (430). 2. Коли наказ набуде чинності — внесіть номер добового наказу (431) і дату з (432). Саме дата 432 робить запис діючим. Результат: поточна посада на ООС (430), підрозділ, повна назва посади, наказ по особовому складу (15, 15_1) оновлюються; у ШПО людина переходить на нову посаду, стара стає вакантною. Попередній запис отримує «дату по» (441).

Порада. Переміщення можна вносити заздалегідь за наказом по особовому складу або рапортом, залишивши 432 порожнім. Такі записи підсвічуються як ще не реалізовані і не впливають на облік.

3.3. Виведення в розпорядження і повернення з розпорядження

• В розпорядження: на Переміщенні — тип «В розпорядження СЗЧ / Лікування / Безвісти / Інше» (420), ІПН, наказ, дата з (432). Індекс посади (430) не заповнюється. На ООС поточна посада стане 0, у стовпці 222 з’явиться «колишній …», крайня посада (109) збережеться. Посада в ШПО звільниться.
• З розпорядження: на Переміщенні — тип «З розпорядження», ІПН, індекс посади, на яку призначено (430), наказ, дата з (432). Для офіційної вкладки «Тимчасово відсутні» за потреби заповніть аркуш ТимчасовоВідсутні (розділ 3.10).

  3.4. Присвоєння військового звання

  На аркуші Звання додайте рядок: ІПН, нове звання (зі списку), чий наказ, номер, дата. На ООС і ШПО з’явиться нове звання, у стовпцях 16, 16_1 ООС — наказ про присвоєння. Старі рядки не змінюйте — це історія звань. Нові записи — внизу таблиці.

  3.5. Зміна статусу перебування

  Статус перебування (місце знаходження, відсутність) ведеться на аркуші Статуси: кожна зміна — новий рядок унизу таблиці з ІПН (20), статусом зі списку (250) і датою, з якої він діє (252). За наявності вносяться планова дата завершення (253) і коментар (254, наприклад «щорічна за 2025 рік»): на облік вони не впливають, але показуються в примітці ШПО. Старі рядки не змінюйте — додавайте нові.

  3.5.1. Зміна пункту дислокації

  Наприклад, переміщення з ППД у район виконання або з району зосередження в район виконання. Вноситься тільки на аркуші Статуси.

  3.5.2. Вибуття (відпустка, лікування, відрядження, навчання тощо)

  Внесіть новий статус на аркуші Статуси і заповніть рядок на аркуші ТимчасовоВідсутні: ІПН, підставу (68), місце (69), дату (70) і наказ на вибуття (71, 71_1), строк вибуття (72) і дату планового повернення (73) — «?», якщо невідомо.

  3.5.3. Повернення

  Внесіть статус повернення (наприклад ППД або РВ) на аркуші Статуси і відмітьте факт повернення на аркуші ТимчасовоВідсутні: фактична дата прибуття (74) і наказ на прибуття (75, 75_1).

  3.5.4. Зміна стану відсутності

  Наприклад, з відпустки — на лікування. Вноситься тільки на аркуші Статуси; на аркуші ТимчасовоВідсутні — за потреби, згідно з внутрішніми правилами вашої частини. Новий статус автоматично з’являється на ООС (250–254), у ШПО, у стовпці «Сьогодні» табеля і в Статистиці; попередній запис отримує «дату по, факт» (455). Важливо. Запис без дати «з» (252) не діє — так можна заздалегідь внести плановий статус і поставити дату в день, коли він настане. Якщо за одну добу внесено кілька статусів, для БЧС і статистики береться останній введений, а в табель (макросом) — статус з найвищим пріоритетом (див. довідник статусів).

  3.6. Укладання, продовження, розірвання контракту

• Новий контракт: аркуш Контракти — рядок з ІПН, званням на дату укладання (8), терміном (233, зі списку), датою початку (18), відміткою «до демобілізації» (235, якщо так), наказом (410–412), за потреби — категорією, первинним званням, відміткою «перший контракт», індексом посади.
• Дата закінчення (19) рахується автоматично з терміну. При достроковому розірванні впишіть фактичну дату розірвання в 19 вручну.
• На ООС вид служби (17) автоматично стане «контракт», дати 18–19 підтягнуться. Контракт, що закінчився, підсвічується помаранчевим; два діючі контракти в однієї людини — червоним.

  3.7. Призначення ТВО

  На аркуші ТВО: ІПН того, хто виконує обов’язки (20), індекс посади, на яку його призначено ТВО (109), дата з (252), дата по (253, якщо відома), примітка (наказ, причина). Запис активний, якщо робочий день потрапляє в період з/по. У ШПО на цій посаді з’явиться друге прізвище з позначкою «ТВО». На одну посаду одночасно має бути лише один активний ТВО — інакше підсвічування червоним.

  3.8. Виключення зі списків

  1. На аркуші Статуси внесіть статус ВБВ (вибув) з датою виключення. Поточна посада на ООС стане 0, посада в ШПО звільниться. 2. Скопіюйте рядок людини з ООС і вставте як значення в кінець таблиці Виключені (стовпці від «Категорія в/с» до «Відзнаки» мають той самий порядок). 3. На Виключених заповніть: дата виключення (51), номер наказу (51_1), наказ по особовому складу (52, 52_1), куди вибув / куди направлено документи (53), підставу виключення (54, зі списку). 4. Рядок на ООС і в Табелі залишіть до кінця місяця (табель за місяць має бути повним). Видаліть виключених військовослужбовців при переході на новий місяць (розділ 3.14). Пам’ятайте про правило швидкого видалення (розділ 1.4, правило 8), якщо у вас великий підрозділ і виключати треба більше 5 людей, краще відсортувати тих кого треба видалити вниз і потім видалити. 5. У разі загибелі, смерті, полону чи зникнення безвісти заповніть також аркуш БезповоротніВтрати (3.11).

  Порада. Після видалення рядка з ООС усі записи людини на інших аркушах (статуси, переміщення, звання, контакти…) автоматично прив’язуються до рядка на Виключених: індекс ООС стає від’ємним. Історія зберігається, а документи на виключених формуються так само.

3.9. Повторне прийняття

З версії 3.2 повторне зарахування (наприклад, після повернення з призупинення служби після СЗЧабо повторного прийняття на службу) реєструється двома подіями на аркуші Переміщення: Вибуття і Призначення (з новою посадою і датою). Людина має бути на ООС (якщо її вже видалили — додайте новий рядок звичайним чином, дані можна взяти з Виключених або вони вже є на інших аркушах з демданими ). Дата і номер першого зарахування (13, 14) не змінюються — вони зберігаються для історії. Внесіть також новий статус на аркуші Статуси.

3.10. Тимчасово прибулі і тимчасово відсутні

• ТимчасовоПрибулі — особи, які тимчасово прибули і не зараховані до списків. Усі поля вносяться вручну; ІПН тут не обов’язковий (часто відсутній, але по-хорошому має бути). Записи — у порядку прибуття. При вибутті заповнюються дата і наказ на вибуття. Облік тимчасово прибулих (прикомандированих) в ЕЖООС «Кубик» спрощений і майже не відрізняється від офіційного зразка. Доопрацюйте його під свої потреби, якщо треба вести, наприклад, пункти дислокації тимчасово прибулих, їх переміщення або підрозділи, до яких вони прибули в підпорядкування.
• ТимчасовоВідсутні — офіційний облік тимчасово відсутніх (лікування, відпустка, відрядження, розпорядження). Вноситься ІПН; звання, ПІБ, крайня посада, статус і наявність підтягуються автоматично. Далі — підстава, місце, дата і наказ вибуття, строк і плановане повернення («?», якщо невідомо), фактичне прибуття і наказ.

  3.11. Безповоротні втрати

  На аркуші БезповоротніВтрати внесіть ІПН (81), вид втрати (87, зі списку), дату (88), обставини (89), місце (90), дані про сповіщення (93) і поховання (94). Звання, ПІБ, посада, вид служби, документ, дата і місце народження, дані призову, родичі, дата і наказ про виключення підтягуються автоматично з ООС або Виключених.

  3.12. Організаційно-штатні зміни

• Нова посада: аркуш Посади — новий рядок з новим індексом, підрозділом, ключем посади, ШПК, ВОС, тарифом, датою введення (115) і доповненням номеру штату (212). Додайте рядок на аркуші Посади в потрібне місце або в кінець списку; у великому підрозділі при великих змінах використовуйте стовпець «Індекс сортування» (290) і сортування, бо вставлення нового рядка в середину списку триватиме доволі довго. Новий індекс додайте і в ШПО. При великих змінах робіть так: на аркуші Посади відфільтруйте всі потрібні індекси і вставте їх на ШПО одним блоком — у великому підрозділі змін може бути кілька сотень за раз.
• Скорочення посади: у рядку посади вкажіть дату виведення (116). Рядок не видаляйте — посада залишається в історії і послужних списках. Після набрання чинності посада стане недіючою (214 = Ні, сірий текст на Посадах, рожеве на ШПО); з ШПО її треба прибрати після того як її звільнить людина, поки посада не звільнена рекомендовано залишати в ШПО.
• Зміна посади (нова назва, ШПК, підрозділ) — оформлюється як виведення старої і введення нової посади з новим індексом; людей переміщують наказом на нову посаду (3.3).
• Штат мирного / воєнного часу: у стовпці 212 Посад — 01 (воєнний), 51 (мирний), *1 (діє в обох); який штат діючий, визначає «Індекс до штату» на Налаштуваннях.
• Новий підрозділ: спершу додайте його на аркуші Підрозділи (і назву в довідник), потім посади.
• За потреби зміни порядок посад на аркуші Посади змінюйте його через поле «Індекс сортування» (290): змініть значення і відсортуйте.

  3.13. Табель

  Табель потрібно заповнювати щоденно якщо не має інших вимог. Є два способи:

• Макросом (рекомендовано). Макрос «Заповнення табелю ЕЖООС» на підставі аркуша Статуси заповнює дні місяця, з урахуванням пріоритету статусів, а також колонки додаткової винагороди по днях і тексти періодів ДВ. Режими: «Заповнити весь табель» або «Заповнити по ІПН» (для виділеного рядка чи введеного ІПН); задається дата розрахунку. Макрос перевіряє хронологію статусів і може відобразити список помилок у обліку. Підключення — частина 6.
• Вручну: після того як усі зміни статусів за добу внесено, скопіюйте стовпець «Сьогодні» і вставте як значення у стовпець поточного дня. Вставка з формулами зіпсує історію табеля. Якщо відбулись зміни за попередні дні, інформацію в табелі треба редагувати вручну, тому цей метод не рекомендовано, особливо для середніх і великих підрозділів! Додаткова винагорода: кількість днів за кожним видом ДВ і сума рахуються автоматично. Відсоток утримання (стовпець «Мінус») вноситься вручну. За статусу СЗЧ сума ДВ обнуляється — це спрощений запобіжник переплати. Механізм підрахунку спрощений, езультати підрахунку треба перевіряти і адаптувати під вимоги вашої частини.

  3.14. Перехід на новий місяць

  1. Збережіть копію файлу за минулий місяць (наприклад «2026-10 ЕЖООС НазваПідрозділу») — з неї формується архів (3.15). 2. На Налаштуваннях змініть Робочий місяць (B2) на перше число нового місяця. 3. Видаліть виключених з ООС: фільтр за статусом ВБВ, позначте рядки кольором, відсортуйте за кольором, видаліть одним блоком. 4. У Табелі рядки без відповідника на ООС підсвітяться червоним — видаліть їх так само. 5. Очистіть у Табелі значення днів 1–31 (і колонок ДВ по днях, текстів періодів.

  3.15. Архівування і друк (офіційна версія)

  1. Щоденно зберігайте копію робочого файлу з датою в назві. 2. Наприкінці місяця збережіть робочий файл під назвою з роком і місяцем. 3. Відкрийте його разом з офіційним файлом (ЕЖООС_Офіційний_в_3_2.xlsx). В офіційному файлі: Дані → Посилання на книги → змініть джерело на ваш файл. Аркуші заповняться автоматично (крім «Статистичного обліку»: його автоматизоване заповнення треба налаштувати один раз самостійно(рекомендовано), або копіювати з робочого ЕЖООС щомісяця). 4. Перевірте всі аркуші; за потреби відрегулюйте ширину стовпців. 5. Збережіть офіційний файл під назвою місяця, потім додаткову копію з позначкою «Архів». 6. В архівній копії: Дані → Посилання на книги → Розірвати все. Формули замінюються значеннями — файл стає незалежним і відкривається в будь-якому редакторі xlsx. Аркуш «Статистичний облік» налаштовується один раз: скопіюйте аркуш Статистика з робочого файлу в офіційний повністю. Коригувати треба лише після змін структури підрозділів при оргштатних змінах.

Важливо. Розрив зв’язків незворотний. Виконуйте його тільки в копії, і основний файл вам буде потрібен для формування архіву в наступному місяці.

3.16. Робота кількох виконавців

Аркуші Статуси і Переміщення на які приходиться основна частина змін побудовані так, щоб зміни можна було накопичувати окремо: відповідальний за рух особового складу веде записи у своїй копії, а потім одним блоком копіює нові рядки (як значення) в основний журнал. Для прозорості рекомендовано додати власні стовпці «дата реєстрації» і «автор».

3.17. Ведення стажу (вислуги років)

Стаж ведеться на аркушах Стаж (перелік осіб) і СтажБаза (періоди служби); форма для друку — СтажРозрахунок.

При надходженні людини

• На аркуші Стаж додайте рядок з ІПН («Показати» = Так, якщо потрібен текст періодів для цієї людини).
• На аркуші СтажБаза внесіть усі періоди з документів: календарну службу, навчання (вид «Навчання 1 до 0.5»), службу в МВС / СБУ / ДСНС, а також історичні пільгові періоди (участь у бойових діях тощо).
• Поточний період служби — вид «Календарна» без дати ПО: він рахується до дати розрахунку.

  При отриманні довідки Ф-6 про участь у бойових діях

  Додайте періоди з довідки на аркуш СтажБаза з видом пільгового періоду УБД (у прикладі — «Пільг. 1 до 3»; назва задається в налаштуваннях аркуша СтажРозрахунок).

  При СЗЧ

  Закрийте поточний календарний період датою ПО і внесіть період СЗЧ окремим рядком з видом «СЗЧ»: у підрахунок стажу він не потрапляє, але залишається в обліку, і видно, що відбувалося. Після повернення відкрийте новий календарний період.

  Сортування і перевірка

  З версії 3.2 таблицю СтажБаза достатньо сортувати за полем Ключ (або ПІБ і Ключ). Після внесення перевіряйте підсвічування: помаранчеве — період починається раніше, ніж закінчився попередній; червоне — дата ПО раніша за дату З або навчання понад 5 років.

  Друк розрахунку вислуги

  На аркуші СтажРозрахунок у клітинці L3 оберіть людину. Якщо періодів більше, ніж рядків форми, у A1 з’явиться попередження; зайві рядки ховаються фільтром «Відображати» = ТАК.

Для тих хто дочитав і кому треба ще

продовження в повній версії інструкції в форматі PDF Розділ 4. Опис усіх аркушів і полів Розділ 5. Налаштування і довідники Розділ 6. Технічні деталі

Типові помилки і як їх уникнути

Помилка	Наслідок	Як правильно
Звичайна вставка Ctrl+V	Ламається умовне форматування і контроль	Вставка як значення
Ручне виправлення жовтої клітинки	Формулу затерто, дані більше не оновлюються	Виправляти вихідний запис; відновити формулу — скопіювати її з сусіднього рядка
Зміна старого запису статусу замість нового рядка	Втрачається історія, неправильний табель	Кожна зміна — новий рядок
Записи не в хронологічному порядку	Поточним вважається не той запис	Нові події — внизу таблиці
Запис на Переміщенні / Статусах без «Дата з»	Подія не діє	Заповнити 432 / 252
Звання / статус / ТЦК не з довідника	«_Не знайдено», неправильна статистика	Обирати зі списку; спершу доповнити довідник
Помилка в ІПН	Людина не з’єднується з іншими аркушами (індекс 0)	Перевіряти зелений жирний ІПН на ООС
Повторне використання / зміна індексу посади	Плутанина в історії, ШПО	Новий індекс для нової посади
Видалення рядка посади	Ламається історія і послужні списки	Дата виведення (116)
Видалення розрізнених рядків у великій таблиці	Excel «зависає» надовго	Позначити кольором, відсортувати, видалити блоком
Рядки ООС і Табеля не збігаються	Неповний табель	ІПН нового — і в Табель; виключених видаляти з обох
Видалення виключеного з ООС посеред місяця	Табель за місяць неповний	Статус ВБВ; видалення — при переході на новий місяць
Перейменування таблиць / кодів	Помилки формул, офіційного файлу, макросу, складності при оновленні на нову версію	Не перейменовувати
Розрив зв’язків у робочому файлі	Робочий файл стає без формул	Розривати лише в архівній копії

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик для СОУ безкоштовна.

Для отримання шаблону залишьте запит