Розрахунок вислуги років і облік стажу військовослужбовця.

Стаття і наведений калькулятор розрахунку стажу в Excel допоможуть службам персоналу військових частин у процесі обліку і розрахунку стажу військовослужбовця.

Додаток 3 до Положення про організацію в Міністерстві оборони України роботи з обчислення вислуги років для призначення пенсій військовослужбовцям і забезпечення соціальними виплатами осіб, звільнених з військової служби у Збройних Силах України, та членів їх сімей https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1294-14#Text регламентує форму, в якій має проводитися розрахунок календарного та загального стажу військовослужбовця. Таку форму зазвичай складають при переведенні між частинами, звільненні, коли просто військовослужбовець має пільгові періоди служби і йому треба зробити перерахунок вислуги років. В поточних реаліях пільговий період є і далеко не один майже у всіх військовослужбовців, тому процес розрахунку і обліку стажу є важливою і доволі трудовитратною задачею, а форма, яку треба заповнювати та подавати, дуже незручна для ручного заповнення: спочатку потрібно вводити дату закінчення періоду, потім початку; дати пишуться в зворотному порядку: рік-місяць-день. Хто робив це вручну, знає, скільки це займає часу.

Для того, щоб спростити розрахунок вислуги років і дати можливість вести облік, надається шаблон у форматі Excel. Наведений інструмент — це більше ніж просто калькулятор для одного військовослужбовця: це варіант повноцінного обліку стажу, який не тільки спрощує процес введення періодів служби і дозволяє сформувати повноцінний розрахунок для друку в затвердженому вигляді, а й повноцінна база, яка дозволяє вести облік стажу військовослужбовців з накопиченням в одному файлі вислугу всіх військовослужбовців підрозділу. Наявність такої бази дозволяє швидко відповідати на питання, який стаж служби у всіх ваших військовослужбовців, кого треба подати на нагороду за вислугу 10, 15 років і т.д. В умовах відсутності повноцінної облікової системи наданий інструмент дозволяє сформувати загальний список, де буде відображено одразу календарну вислугу років, загальний і пільговий стаж, а також періоди служби і періоди участі в бойових діях.

З технічної точки зору, це звичайна таблиця Excel: всі формули відкриті, макроси відсутні. Ви можете використовувати інструмент, як вам зручно, за потреби змінювати і адаптувати під себе. Як і будь-яка звичайна таблиця Excel, розрахунок працює автономно, не потребує підключення до інтернету, може працювати на ДСК-комп'ютері. Єдиною вимогою для коректної роботи файлу є використання Microsoft Excel 2019 або новішого.

Як порахувати стаж військовослужбовців і користуватися таблицею:

Облік періодів стажу ведеться в аркуші "Стаж база".

Кількість періодів не обмежена. Можна внести одного, декількох або всіх військовослужбовців, накопичуючи інформацію для обліку. Заповнювати потрібно колонки ІПН, Дата початку періоду, Дата кінця періоду, Вид служби. Інші колонки заповнюються автоматично. При внесенні людини строки та формули в них додадуться автоматично.

Зверніть увагу, що для останнього періоду дату кінця періоду не треба заповнювати — період автоматично буде рахуватися до значення "Дата розрахунку" в клітинці налаштувань.

Ведення списку військовослужбовців

На аркуші Стаж (до версії 2.0 аркуш називався ОС) ведеться перелік військовослужбовців. Заповнюються стандартні реквізити ІПН, прізвище, ім'я, по батькові, звання, інші колонки розраховуються і підтягуються з аркуша Стаж база.

Так, по кожному військовослужбовцю можна бачити календарний, пільговий і загальний стаж, а також періоди служби і періоди участі в бойових діях у вигляді тексту, який зручно скопіювати для подальшого використання. Завдяки цьому достатньо один раз ввести періоди служби військовослужбовців і далі використовувати інформацію там, де це необхідно.

В версії 2.1 було проведено оптимізацію швидкості роботи файлу розрахунку, для великих обсягів даних — 10 000 рядків і більше. Виведення повних текстів періодів служби є найбільш важкою формулою, тому за замовчуванням воно не виводиться, а виводиться тільки якщо вказати значення "Так" в колонці "Показати" по окремому військовослужбовцю, коли це потрібно.

Перегляд розрахунку

Після внесення бази на аркуші Розрахунок в колонці L4 обирається військовослужбовець зі списку або вноситься ПІБ так, як зазначено на аркуші Стаж, для якого потрібно сформувати довідку згідно з формою, яка затверджена наказом Міністерства оборони України №530 від 14.05.2014.

Форма розрахована на досить велику, але все ж таки фіксовану кількість рядків у кожному розділі. Якщо у військовослужбовця в якомусь з розділів буде більше періодів, ніж закладено в шаблоні, то в клітинці А1 з'явиться попереджувальне повідомлення про нестачу клітинок. Якщо ж навпаки, у військовослужбовця кількість періодів невелика, щоб форма не була на 5 аркушах, в колонці Відображати потрібно встановити фільтр і залишити лише рядки з написом ТАК, щоб приховати зайві порожні рядки.

Контролі і правила внесення даних на аркуш Стаж база

В версії 2.1 було проведено ряд важливих оптимізацій для того, щоб зробити форму достатньо швидкою і зручною для роботи з великою кількістю даних. Відносно попередніх версій розрахунку швидкість інструменту при великій кількості даних(більше 10000 записів стажу) зросла в 10 разів. Повний розрахунок файлу йде 1–3 секунди.

Також для зручності роботи на аркуші Стаж база було додано умовне форматування, яке контролює коректність вводу періодів. Дати підсвічуються помаранчевим, якщо наступний період раніше або з тієї ж дати, що закінчився попередній для одного і того ж військовослужбовця. Контроль не працює для періодів навчання, які враховуються в календарну вислугу з коефіцієнтом 0.5. ВАЖЛИВО! Для коректного контролю таблиця має бути відсортована за полями: ІПН, КК(за зменшенням), Дата З як наведено на скріні.

Також працює ще декілька контролів, а саме:

• Якщо введено період навчання більше 5 років, він підсвічується червоним;
• Якщо Дата По менша за Дату До, то підсвітка червоним.

На аркуші "Стаж розрахунок" додано контроль і обмеження: якщо період навчання більше 5 років, то в підрахунок попаде тільки 2,5 року і буде відображена помаранчева підсвітка. Будьте з цим уважні: це спрацює ТІЛЬКИ на аркуші Розрахунку. В загальні підсумки на аркуші Стаж потраплять всі періоди навчання без обмежень. Тому у випадку, коли час навчання більше 5 років, цифри підрахунків на аркуші Стаж і Стаж розрахунок можуть відрізнятися. Загальна рекомендація: за такими випадками слідкувати і не вносити на аркуш "Стаж база" більше 5 років навчання, щоб не ускладнювати базу.