Електронний журнал обліку особового складу. Версія 3.

Що таке ЕЖООС від Кубика?

Проєкт з'явився в реаліях щоденної служби, як відповідь на потребу у зручному інструменті обліку особового складу. Мета ЕЖООС від Кубика — надати підрозділам Сил оборони України не черговий бланк, а практичний та ефективний інструмент оперативного обліку, який у першу чергу вирішує реальні завдання які стоять щоденно перед відділами персоналу та стройової частини (автоматичне зведення БЧС, швидке формування звітності, контроль переміщення і зайнятості посад, ведення штатно-посадового обліку).

Чим ЕЖООС від Кубика відрізняється від базового зразка МОУ?

1. Підхід, як до нормалізованої бази даних: реалізовано структуру таблиць, яка усуває надмірність даних та запобігає дублюванню, інформація вноситься лише один раз.
2. Аркуші «Переміщення» та «Статуси»: ключова особливість ЕЖООС від Кубика. Замість багаторазового внесення та точкового переписування інформації в різних аркушах і рядках, реєструються "події" (факти переміщення на іншу посаду чи зміну статусу або пункти наказів) як новий рядок у відповідній таблиці. Формули автоматично збирають актуальну інформацію та оновлюють аркуші ООС (Облік особового складу), ШПО (Штатно-посадовий облік).
3. Збереження історії. Завдяки накопичувальному принципу на всіх аркушах збирається хронологія зміни інформації по всіх військовослужбовцях в нормалізованому вигляді.

Минув рік від публікації першої версії Автоматизованого електронного журналу обліку особового складу від Кубик у межах циклу матеріалів «Непаперова армія». Надані зразки використовуються в різних підрозділах Сил оборони — від невеликих із чисельністю особового складу в 50-100 військовослужбовців до великих бригад. За рік функціонал суттєво розширився і вже охоплює більшість завдань обліку особового складу. Проведено значну оптимізацію та відпрацьовано методи, які забезпечують достатню швидкість роботи навіть тоді, коли кількість рядків на окремих аркушах сягає десятків тисяч записів.

Хронологія розвитку ЕЖООС від Кубика

Перш ніж перейти до версії 3, підсумуємо основні етапи еволюції, як сформувався поточний функціонал системи:

• Версія 1.7 (01.09.2025): Перший реліз із повним базовим функціоналом згідно з вимогами Наказу МОУ №687.
• Версія 2.0 (09.11.2025): Додано ієрархічну структуру підрозділів. Додано довідники назв підрозділів і посад, що дозволило автоматично генерувати повні назви посад, закладено сумісність для майбутнього експорту до ІКС.
• Версія 2.1 (01.12.2025): Розроблено першу версію макросу заповнення табеля на основі аркушу "Статуси".
• Версія 2.2 (14.12.2025): Проведено об'єднання ЕЖООС з попередньою розробкою "Облік стажу та розрахунок вислуги років військовослужбовця".
• Версія 2.3 (17.01.2026): Впроваджено механізми для зручності проведення організаційно-штатних змін, додана можливість ведення ТВО, перероблено аркуш Статистика.
• Версія 2.4 (28.01.2026): Додано облік історії військових звань та контрактів.
• Версія 2.5 (08.02.2026): Проведено оптимізацію швидкості розрахунку стажу для великих баз.
• Версія 2.6 та 2.7 (22.05.2026, 01.07.2026): Технічні оптимізації аркушів Посади, Підрозділи, Статуси та Переміщення для оптимізації швидкості і розміру електронного журналу і формування вивантаження в ІКС.

Якщо узагальнити еволюцію ЕЖООС від Кубик, то можна сказати: версія 1.7 - це базовий штатно-посадовий і статистичний облік; версії 2.х - розширений облік за рахунок реалізації ієрархічної структури підрозділу, повноцінної нормалізації інформації про історію військових звань, контрактів, ТВО, стажу, експортом до ІКС і правильними повними назвами посад, які формуються автоматично, що надає можливість формувати кадрові документи, рапорти та прості довідки.

Метою версій 3.х є створення на базі ЕЖООС ще і повноцінного персонального обліку з можливістю автоматизованого формування особової справи, і перший крок до цього у версії 3.0 додана можливість ведення історії служби і формування послужного списку. Паралельно у версіях 3.х планується реалізувати хоча б у мінімальному обсязі підрахунок грошового забезпечення і додаткової винагороди.

Огляд нового функціоналу версії ЕЖООС Кубик 3.0

1. Розрахунок додаткової винагороди (ДВ)

Раніше табель служив лише для фіксації присутності або статусу військовослужбовців. Тепер до табеля додано можливість попереднього підрахунку додаткової винагороди (відповідно до бойових днів, зон виконання завдань тощо) та автоматичної генерації текстових періодів перебування військовослужбовця в різних статусах. Для реалізації цього було зроблено такі доопрацювання:

1. На аркуш Налаштування додано таблицю «Види додаткових нагород». У таблиці "Статуси" для кожного статусу прописується код виду додаткової винагороди, який йому має відповідати, а в колонці «ДВ період» вказуються як сформувати текстові періоди за видами додаткових нагород і якщо потрібно, то декілька видів можна згрупувати для формування текстових записів періоду. У наведеному прикладі, на службовий код м100 об'єднуються дні з додатковою винагородою в розмірі 100, 170 та 270.
2. Контроль пріоритетів статусів. На аркуші Налаштування в таблиці «Статуси» додана колонка «Пріоритет». Це дозволяє вирішити поширену ситуацію, коли військовослужбовець протягом однієї доби має кілька різних статусів (наприклад, виїхав у район виконання завдань і повернувся назад до зону зосередження або на ППД), тепер при автоматичному заповненні табеля макрос проаналізує усі записи за день на аркуші Статуси та внесе у відповідну дату табеля статус, який має найвищий пріоритет, що в свою чергу дозволить правильно підрахувати додаткову винагороду за цей день. При цьому в статистику і БЧС потрапить останній статус військовослужбовця.
3. Розроблена нова версія макросу автоматичного заповнення табеля 2.0. Програма переписана під логіку пріоритетів статусів, і тепер алгоритм роботи макроса наступний: 3.1 Аналізується аркуш Статуси з урахуванням пріоритетів. 3.2 Автоматично заповнюються колонки 1..31 літерними кодами статусів. 3.3 Заповнюються періоди додаткової винагороди у колонках табеля з 1в по 31в відповідно до статусу з максимальним пріоритетом. 3.4 Генеруються готові текстові періоди у форматі з Дата 1 по Дата 2 у зведених колонках.
4. Реалізовано розрахунок сум додаткової винагороди та контроль СЗЧ. Додано колонки для автоматичного підрахунку кількості діб за кожним видом додаткової винагороди, додано колонки для автоматичного розрахунку сум виплат та відсотків утримання у випадку накладання стягнень на військовослужбовця в поточному місяці, а якщо статус військовослужбовця - СЗЧ, сума додаткової винагороди автоматично обнуляється.

2. Історія служби та формування послужного списку

У версії 3.0 зроблено ключовий крок до реалізації повноцінного персонального обліку, а саме автоматичного формування особової справи військовослужбовця на основі накопичених в ЕЖООС даних.

1. Додано аркуш «ІсторіяСлужби», це нова накопичувальна таблиця, де можна зафіксувати повну історію служби військовослужбовця в структурованому вигляді. Структура має підійти як для формування послужного списку особової справи, кадрових довідок, так і для імпорту в майбутню ІКС.

2. Аркуш «Послужний»: це практичний приклад реалізації друкованої форми «Довідки про проходження військової служби». Надається можливість обрати військовослужбовця, формулами збирається інформація з різних аркушів ЕЖООС (демографічні дані, звання, контракти, історія служби та інше) і формується документ у звичному вигляді для друку.

3. Додатковими покращеннями за результатам розробки аркушів Історія служби стали: 3.1 На аркуші Налаштування розширено таблицю «Види служби» варіантами для ведення історії служби і розширення довідника «ТЦК», який тепер містить повні назви ТЦК та СП у різних відмінках для підстановки в документи. 3.2. Проведено оптимізацію аркуша «СтажБаза», додано ключ і змінено логіку роботи умовного форматування, принципи роботи форматування реалізовано аналогічно аркушу "Історія служби", а на аркуш "Стаж" додано виведення інформації з аркушу "Історія служби".

3. Інші технічні оптимізації та доопрацювання

1. На аркуші «Контракти» додано більше стовпців для фіксації інформації про контракт і наказ згідно з яким він був укладений.
2. Проведено ревізію інтерфейсу. 2.1 На всіх аркушах виконано закріплення заголовків таблиць для зручності скролінгу великих списків. 2.2 Запроваджено нове колірне маркування заголовків: Зелені — офіційні обов'язкові поля згідно з базовим Наказом МОУ №687, Жовті — додаткові поля для розширеного обліку, додані у версіях 1.x., Оранжеві — додаткові поля та зв'язки, що з'явилися у версіях 2.x., Сині — додаткові поля, додані у версії 3х.

Новий функціонал версії ЕЖООС Кубик 3.1

1. Планування переміщень особового складу.

Додано можливість формувати попередні переліки планів переміщень особового складу і відображення запланованих змін на аркуші ШПО. В залежності від рівня вашого підрозділу, посади і звання це може бути рапорт, план переміщення, наказ по особовому складу і т. п. На новому аркуші "План переміщення" (скрін 1) вказується ПІБ, запланована подія і посада, після чого ця інформація відобразиться на відповідному рядку аркуша ШПО (скрін 2).

2. База населених пунктів

Для нормалізації роботи з адресною інформацією додано інформацію з офіційного кодифікатору адміністративних одиниць та територій станом на 31.12.2021. На аркуші ООС додано можливість вказувати окремо населений пункт і адресу в межах населеного пункту.

3. Розширений облік освіти

Для нормалізації обліку інформації про освіту додано інформацію з офіційних класифікаторів закладів освіти. Для ВНЗ, ВВНЗ та ліцеїв з ПВФП частково були сформовані більш читабельні назви, але також збережено коди і повні назви, такими як вони наведені в реєстрах. Додано окремий аркуш Освіта, на якому можна вносити усю інформацію про освіту в розширеному форматі, фіксувати курси які проходять військовослужбовці. Також Аркуш можна використовувати для планування і обліку військовослужбовців, хто зараз проходить курси.

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик для СОУ безкоштовна.

Для отримання шаблону залишьте запит