Електронний журнал обліку особового складу. Версія 3.

Що таке ЕЖООС від Кубика?

Проєкт з'явився в реаліях щоденної служби, як відповідь на потребу у зручному інструменті обліку особового складу. Мета ЕЖООС від Кубика — надати підрозділам Сил оборони України не черговий бланк, а практичний та ефективний інструмент оперативного обліку, який вирішує щоденні реальні завдання відділів персоналу і стройової частини (автоматичне зведення БЧС, швидке формування звітності, контроль переміщення і зайнятості посад, ведення штатно-посадового обліку).

Чим ЕЖООС від Кубика відрізняється від базового зразка МОУ?

1. Підхід, як до нормалізованої бази даних: реалізовано структуру таблиць, яка усуває надмірність даних та запобігає дублюванню, інформація вноситься лише один раз.
2. Аркуші «Переміщення» та «Статуси»: ключова особливість ЕЖООС від Кубика. Замість багаторазового внесення та точкового переписування інформації в різних аркушах і рядках, реєструються "події" (факти переміщення на іншу посаду, зміну стану), як нові рядки на відповідному аркуші. Формули автоматично збирають актуальну інформацію та оновлюють дані на аркушах ООС (Облік особового складу) та ШПО (Штатно-посадовий облік).
3. Збереження історії. Завдяки накопичувальному принципу на всіх аркушах збирається і зберігається хронологія зміни по всіх військовослужбовцях в нормалізованому вигляді.

Минуло більше року від публікації першої версії автоматизованого електронного журналу обліку особового складу від Кубика у межах циклу матеріалів «Непаперова армія». Надані зразки використовуються в різних підрозділах Сил оборони — від невеликих із чисельністю особового складу в 50-100 військовослужбовців до великих бригад. За рік функціонал суттєво розширився і вже охоплює якщо не всі, то принаймні більшість завдань обліку особового складу. Проведено значну оптимізацію та відпрацьовано методи, які забезпечують достатню швидкість роботи навіть тоді, коли кількість рядків на окремих аркушах сягає десятків тисяч записів.

Хронологія розвитку ЕЖООС від Кубика

Перш ніж перейти до версії 3, підсумуємо основні етапи еволюції системи:

• Версія 1.7 (01.09.2025): Перший реліз із повним базовим функціоналом згідно з вимогами Наказу МОУ №687.
• Версія 2.0 (09.11.2025): Реалізація ієрархічної структури підрозділів, довідників підрозділів і посад, що дозволило автоматично генерувати повні назви посад, заклало сумісність для майбутнього експорту до ІКС.
• Версія 2.1 (01.12.2025): Розроблено макрос заповнення табеля на основі аркушу "Статуси".
• Версія 2.2 (14.12.2025): Додано механізми обліку стажу та розрахунок вислуги років.
• Версія 2.3 (17.01.2026): Впроваджено механізми для проведення організаційно-штатних змін, додана можливість ведення ТВО, перероблено аркуш Статистика.
• Версія 2.4 (28.01.2026): Додано облік історії військових звань та контрактів.
• Версія 2.5 (08.02.2026): Проведено оптимізацію швидкості розрахунку стажу для великих баз.
• Версії 2.6 та 2.7 (22.05.2026, 01.07.2026): Незначні технічні оптимізації аркушів Посади, Підрозділи, Статуси та Переміщення для оптимізації швидкості і розміру електронного журналу і формування вивантаження в ІКС.

Якщо узагальнити, то можна сказати: версія 1.7 - це базовий штатно-посадовий і статистичний облік; версії 2.х - розширений облік за рахунок реалізації ієрархічної структури підрозділу, повноцінної нормалізації інформації про історію військових звань, контрактів, ТВО, стажу, можливість експорту ШПО до ІКС і база для формування кадрових документів, як рапорти, накази і прості довідки з правильними повними назвами посад.

Версія 3 - це подальший розвиток і створення на базі ЕЖООС повноцінного персонального кадрового обліку з можливістю автоматизованого формування особової справи, планування кадрової діяльності і базовими механізмами підрахунку додаткової винагороди.

Огляд нового функціоналу версії ЕЖООС Кубик 3

1. Розширено можливості для внесення персональної інформації про військовослужовця.

1.1 Освіта

Додано окремий аркуш Освіта, на якому є можливість внести усю інформацію про освіту в розширеному форматі, фіксувати курси, які проходять військовослужбовці. Також Аркуш можна використовувати для планування і обліку військовослужбовців, хто зараз проходить або має пройти курси. Для нормалізації обліку інформації про освіту додано інформацію з офіційних класифікаторів закладів освіти. Для ВНЗ, ВВНЗ та ліцеїв з ПВФП, частково були сформовані більш читабельні назви, але також збережено коди і повні назви, такими як вони наведені в реєстрах.

1.2 Контактна інформація

Додано аркуш «Контакти» для обліку контактної інформації про військовослужбовця, як його адреса, телефон, позивний і фіксації інформації про членів його родини. Для вказання контактної інформації по військовослужбовцю вноситься перший рядок, в якому заповнюється його контактна інформація, і далі додається рядок на кожного родича. Для нормалізації роботи з адресною інформацією додано базу населених пунктів з офіційного кодифікатора адміністративних одиниць та територій станом на 31.12.2021.

1.3 Документи військовослужбовця

Додано аркуш «Документи» для реєстрації інформації про документи військовослужбовця. Для кожного документа, як паспорт, військовий квиток, УБД або будь-який інший документ вноситься окремий рядок і вказується інформація про документ. Аркуш зроблено універсально, і крім базових документів, його можна додатково використовувати для ведення обліку особових справ. Для цього додано тип документа «Особова справа», а в відповідних полях дат достатньо вказувати відповідно Дату отримання та відправки особової справи.

2. Планування переміщень особового складу.

Додано можливість формувати попередні переліки планів переміщень особового складу і відображення запланованих змін на аркуші ШПО. В залежності від особливостей обліку і підрозділі, посади і звання це може бути рапорт, план переміщення, наказ по особовому складу. На новому аркуші "План переміщення" (скрін 1) вказується ПІБ, запланована подія і посада, після чого ця інформація відобразиться на відповідному рядку аркуша ШПО (скрін 2).

3.Облік відзнак і нагород.

Додано аркуш «Відзнаки», для обліку інформації про нагороди військовослужбовця. Реалізований зразок дозволяє вести облік нагород від етапу подання до вручення з автоматичним обчисленням статусу відзнаки, при заповненні відповідних дат вручення, отримання, тощо. Додана спрощена таблиця з переліком державних і відомчих нагород, яку треба доповнити згідно вашого обліку. На Аркушах ООС і Виключені додана колонка відзнаки, в яку автоматично заповнюються усі відзнаки військовослужбовця з аркуша Відзнаки.

4. Розрахунок додаткової винагороди (ДВ)

Раніше табель служив лише для фіксації присутності або статусу військовослужбовців. Тепер до табеля додано можливість попереднього підрахунку додаткової винагороди (відповідно до бойових днів, зон виконання завдань тощо) та автоматичної генерації текстових періодів перебування військовослужбовця в різних статусах. Для реалізації цього було зроблено такі доопрацювання:

1. На аркуш Налаштування додано таблицю «Види додаткових нагород». У таблиці "Статуси" для кожного статусу вказується код виду додаткової винагороди, який йому має відповідати, а в колонці «ДВ період» вказуються, як сформувати текстові періоди за видами додаткових нагород і якщо потрібно, то декілька видів можна згрупувати. У наведеному прикладі, на службовий код м100 об'єднуються дні з додатковою винагородою в розмірі 100, 170 та 270.
2. Контроль пріоритетів статусів. На аркуші Налаштування в таблиці «Статуси» додана колонка «Пріоритет». Це дозволяє вирішити поширену ситуацію, коли військовослужбовець протягом однієї доби має кілька різних статусів (наприклад, виїхав у район виконання завдань і повернувся назад в зону зосередження або на ППД), тепер при автоматичному заповненні табеля макрос проаналізує усі записи за день на аркуші Статуси та внесе у відповідну дату табеля статус, який має найвищий пріоритет, що в свою чергу дозволить правильно підрахувати додаткову винагороду за цей день. При цьому в статистику і БЧС потрапить останній статус військовослужбовця.
3. Розроблена нова версія макросу автоматичного заповнення табеля 2.0. Програма переписана під логіку пріоритетів статусів, і тепер алгоритм роботи макроса наступний: 3.1 Аналізується аркуш Статуси з урахуванням пріоритетів. 3.2 Автоматично заповнюються колонки 1..31 літерними кодами статусів. 3.3 Заповнюються періоди додаткової винагороди у колонках табеля з 1в по 31в відповідно до статусу з максимальним пріоритетом. 3.4 Генеруються готові текстові періоди у форматі з Дата 1 по Дата 2 у зведених колонках.
4. Реалізовано розрахунок сум додаткової винагороди та контроль СЗЧ. Додано колонки для автоматичного підрахунку кількості діб за кожним видом додаткової винагороди, додано колонки для автоматичного розрахунку сум виплат та відсотків утримання у випадку накладання стягнень на військовослужбовця в поточному місяці, а якщо статус військовослужбовця - СЗЧ, сума додаткової винагороди множиться на нуль, це може бути не завжли вірно, але такий собі запобіжник.

5. Історія служби та формування послужного списку

Важливим кроком для автоматичного формування особової справи військовослужбовця на основі накопичених в ЕЖООС даних є формування послужного списку. Додано аркуш «ІсторіяСлужби», де можна зафіксувати повну історію служби військовослужбовця в структурованому вигляді. Структура забезпечує, як формування послужного списку, особової справи, кадрових довідок, так і може використовуватися для експорту в майбутню ІКС. Аркуш «Послужний»: це практичний приклад реалізації друкованої форми «Довідки про проходження військової служби». Надається можливість обрати військовослужбовця, формулами збирається інформація з різних аркушів ЕЖООС (демографічні дані, звання, контракти, історія служби та інше) і формується документ у звичному вигляді для друку.

6. Структуровані примітки.

Додано окремий аркуш «Примітки», на якому реалізована можливість вказувати і одночасно структурувати, будь які примітки по військовослужбцю, які не передбачені іншими аркушами. Це нововведення дозволяє обліковувати будь яку додаткову інформацію, без розширення ЕЖООС новими аркушами. Колонка типи приміток, буде автоматично розшириватись по мірі того як ви будете додавати нові варіанти. Для прикладу до таблиці додано примітки, які стосуються Стягнень і ВЛК. Для ВЛК зроблено приклад, який витягує інформацію по останньому рішенню ВЛК на аркуш ООС в колонку придатність. Аналогічно за потреби можна відбирати інформацію з приміток схожим чином.

7. Технічні оптимізації та доопрацювання

І наостанок, було проведено ревізію:

• В релізі 3.2 було проведено рефакторінг аркуша ООС, оптимізовано його структуру і додано можливість вести обліковувати випадки повторного зарахування військовослужбовця до списків частини(наприклад повернення після СЗЧ) і облік військовослужбовців, які плануються до призначення;
• На усіх аркушах виконано закріплення заголовків таблиць для зручності скролінгу великих списків;
• На титульному аркуші додано змінні для фіксації скорочених і повних назв підрозділу, для зручності використання на інших аркушах і формуванні повних назв посад, підписів, тощо.
• Запроваджено нове колірне маркування заголовків: Зелені — офіційні обов'язкові поля згідно з базовим Наказом МОУ №687, Жовті — додаткові поля для розширеного обліку, додані у версіях 1.x., Помаренчеві — додаткові поля та зв'язки, що з'явилися у версіях 2.x., Сині — додаткові поля, додані у версії 3х.

Використання і підтримка ЕЖООС від Кубик для СОУ безкоштовна.

Для отримання шаблону залишьте запит