Як виконати налаштування звіту у програмі BAS

План

Налаштування звіту

Дії з налаштуваннями

Дії зі сформованим звітом

Завдання до самостійної роботи

Вміючи впевнено користуватися цим набором, користувач легко освоїть додаткові можливості самостійно. Головне, що треба розуміти, — це те, що звіти призначені лише для візуалізації вже введених даних у зручній структурі та їхнє формування ніяк не впливає на зміну цих даних.

У цій статті розберемося з такими питаннями:

• структура налаштування звітів та її основні розділи,
• приклади налаштувань звітів,
• Які дії можна виконати зі звітом. Також буде запропоновано практичні завдання для самостійної роботи.

Опис налаштувань моделювався на прикладі звіту "Аналіз рахунку" за рахунком 26. Звіт "Аналіз рахунку" показує обороти між вибраним рахунком та всіма кореспондуючими рахунками за певний період і навіть залишки за вибраним рахунком на початку і наприкінці періоду.

Форму звіту можна поділити на три частини: А. Панель швидких відборів – найчастіше використовувані відбори для оперативного отримання необхідної інформації. А також задається період формування звіту. Щоб виконати відбір, потрібно встановити прапор біля поля. Щоб скасувати вибір, потрібно зняти прапор біля поля відбору.

В. Командна панель – панель, на якій розташовані кнопки-дії:

• Сформувати;
• Налаштування (Показати налаштування) – відкриває вікно налаштувань звіту;
• Знайти;
• Вивести на друк;
• Попередній перегляд перед печаткою;
• Зберегти на комп'ютері;
• Відправити поштою;
• Згорнути всі групи, розгорнути усі групи;
• Сума чисел за виділеними осередками;
• Команда "Ще" - містить додаткові кнопки-команди, наприклад:
• Вибрати варіант звіту (вибрати збережене раніше налаштування);
• Відкрити нове вікно – дозволяє відкрити такий же звіт в іншому вікні програми;
• Інше –> Змінити варіант налаштування – більш просунутий рівень налаштування звітів з додатковими можливостями.

С. Результат формування звіту за заданими налаштуваннями.

Налаштування звіту

Для налаштування звіту необхідно натиснути кнопку "Показати налаштування". Налаштування представлені шістьма основними сторінками:

• Груповання
• Відбір
• Показники
• Додаткові поля
• Сортування
• Оформлення

Оскільки звіт “Аналіз рахунку” показує обороти з кореспондуючими рахунками, то є додаткова вкладка "Групування по кор. рахунках".

Розглянемо кожну вкладку.

Групування

На вкладці "Групування" позначаються прапорцем групуючі поля. Це поля, у яких відображатимуться підсумкові дані. Наприклад, залишки та обороти рахунку в розрізі підрозділів та/або статей витрат, склад та/або номенклатура. Угруповання можуть бути однорівневими (вибрано одне поле) або багаторівневими (вибрано кілька полів).

Доступним полем для аналізованого рахунку обліку є його аналітичний розріз. Для рахунку 26 це склад, номенклатура, партія, податкове призначення.

На вкладці можна виконати такі установки:

• включити прапор "За субрахунками" - якщо як рахунок обліку обраний рахунок, який є групою і має підлеглі субрахунки, то якщо буде включений прапор, в результаті у звіті будуть показані залишки та обороти по всіх підпорядкованих цій групі аналітичних субрахунків;
• вибрати "Періодичність" - варіант відображення оборотів за вибраний період формування звіту - це означає, що є можливість загальний період звіту розбити на менші періоди (наприклад, якщо звіт формується протягом місяця, то обороти можна відображати за кожен день обраного місяця);
• вибрати поля угруповання, встановити їх порядок розташування, вибрати тип угруповання:
• Без групи – у групуючому полі відображатимуться лише конкретні елементи довідника , без батька (папки), до якого вони належать (наприклад, номенклатура Диван або контрагент Будкомплект).
• З групою – відображатимуться і конкретні елементи довідників та їхні батьки (папки), до яких вони відносяться, до найвищого рівня (наприклад, номенклатура Диван та папка (батько) М'які меблі, контрагент Будкомплект та папка (батько) "Покупці").
• Тільки група – відображатимуться лише батьки (папки) (наприклад, М'які меблі або Покупці).

У прикладі виберемо періодичність "За період звіту" (тобто період оборотів дорівнюватиме періоду формування звіту), згрупуємо дані за Складом і Номенклатурою (для цього потрібно відзначити поля прапорцями). Поміняємо порядок угруповання за допомогою стрілок. Для поля Номенклатура виберемо тип угруповання "з групами".

Подивимося результат, натиснувши кнопку "Сформувати":

Групування по кор. рахунках

Вкладка "Угруповання по кор. рахунками" призначена для налаштування аналітичного розрізу кореспондуючих рахунків. На вкладці можна виконати такі установки:

• увімкнути прапор "По субрахунках кор. рахунків" - якщо як кор. рахунки обліку обрано рахунок, який має підлеглі субрахунки, то якщо буде включений прапор, в результаті у звіті всі кор. рахунки будуть деталізовані до субрахунків;
• для кожного кор. рахунки додати його поле угруповання — в табличну частину вручну можна додати той кор. рахунок, який потрібно деталізувати до субрахунків та/або до аналітичних розрізів. Наприклад, для рахунку 26 кореспондуючим рахунком є 23. Додамо рахунок 23, встановимо прапор "За субрахунками", автоматично підставляться аналітичні розрізи (субконто) вибраного кор. рахунки — залишимо лише аналітику "Підрозділ".

Подивимося результат, натиснувши кнопку "Сформувати":

Відбори

На вкладці "Відбори" накладаються фільтри на вибірку даних. Вкладка містить чотири колонки:

• Поле – перераховані поля, що беруть участь у відборах (наприклад, відбір за номенклатурою, за складом, за кор. рахунком). Нові поля для відбору можна додавати за кнопкою "Додати", непотрібні поля можна видалити за кнопкою "Видалити". Поля для відборів можна переміщувати за допомогою стрілки вгору та стрілки вниз. Відбори також можна згрупувати за допомогою команди, яка знаходиться у команді "Ще" -> "Згрупувати відбори". Об'єднати відбори можна у групи "І", "Або", "Ні". Щоб скасувати угруповання, потрібно виконати команду "Розгрупувати".

• Умова — вибирається тип порівняння для заданих значень відборів. Відбори можна виконувати як за одним полем, так і за взаємопов'язаними полями.

Варіант умови відбору	Опис	Приклад використання
Одиничний відбір (вибір одного значення)
Дорівнює	Вибір одного елемента довідника або іншого об'єкта; вибір конкретного числового значення або конкретної дати	Одна номенклатура, один склад, оборот за Дт = 10000
Не дорівнює	Виключення з відбору одного елемента довідника або іншого об'єкта; виключення конкретного числового значення або конкретної дати	Виключення однієї номенклатури, одного складу, обороту за Дт = 10000
У групі	Вибір однієї папки довідника або однієї групи рахунку обліку	Вибір усієї номенклатури з папки "М'які меблі"
Не у групі	Виключення з відбору однієї папки довідника або однієї групи рахунку обліку	Виключення всієї номенклатури з папки "М'які меблі"
Множинний відбір (вибір декількох значень)
У списку	Вибір декількох елементів довідника або інших даних; вибір декількох числових значень або дат	Декілька номенклатур, декілька складів
Не у списку	Виключення з відбору декількох елементів довідника або інших даних; виключення декількох числових значень або дат	Виключення декількох номенклатурних позицій, декількох складів
У групі зі списку	Вибір декількох папок довідника	Вибір усієї номенклатури з папок "М'які меблі", "Корпусні меблі"
Не у групі зі списку	Виключення з відбору декількох папок довідника	Виключення всієї номенклатури з папок "М'які меблі", "Корпусні меблі"
Для відбору числових значень або дат	Умови можна поєднувати в інтервал "від … до"
Більше	Відбір даних, що строго більші за задане значення	Дата партії > 01.01.2021
Більше або дорівнює	Відбір даних, що більші або дорівнюють заданому значенню	Дата партії ≥ 01.01.2020
Менше	Відбір даних, що строго менші за задане значення	Вартість БО < 10000
Менше або дорівнює	Відбір даних, що менші або дорівнюють заданому значенню	Дата партії ≤ 31.12.2020
Умови, які не потребують вибору значення
Заповнено	Значення заповнене	Відбір номенклатури, для якої заповнено артикул
Не заповнено	Значення не заповнене	Відбір номенклатури, для якої НЕ заповнено артикул

Для нашого прикладу зробимо відбір за номенклатурою та податковим призначенням:

Показники

Залежно від налаштувань рахунку обліку та програми, як показники можуть бути:

• сумові дані бухгалтерського (далі БО) або податкового обліку (далі НУ), а також різниця між БО та НУ,
• кількість (наприклад, для рахунків обліку запасів).

Додаткові поля

На вкладці "Додаткові поля" можна деталізувати поля, які вибрано як угруповання на вкладці "Групування". Склад полів може регулюватися кнопками "Додати" та "Видалити". Нове поле можна додати за кнопкою "Додати". Щоб змінити вже додане поле, можна двічі клацнути полем, і відкриється список доступних полів. Подальші дії однакові для обох варіантів.

Після натискання на кнопку "Додати" відкриється список доступних полів для вибору. У списку вибору поля звіту можна вибрати найвищий рівень – тобто саме поле (наприклад, поле "Номенклатура"). Якщо біля поля є +, його можна розгорнути і вибрати реквізит з верхнього рівня (наприклад, з поля "Номенклатура" вибрати поле "Повне найменування"). Стрілки "вгору" і "вниз" можна відрегулювати так, щоб поля розташовувалися в будь-якому порядку. І можна задати розміщення: в одній колонці або в окремій.

Для нашого прикладу додамо додаткові реквізити картки номенклатури: "Код" та "Базова одиниця виміру". Варіант розміщення – в окремій колонці.

Переформуємо звіт:

Сортування

На вкладці "Сортування" можна налаштувати, в якому порядку будуть відображатися дані за полем: зростання або спадання. Для текстових полів сортування виконується від А до Я (за зростанням) або від Я до А (за спаданням). Для числових полів сортування виконується від найменшого до найбільшого (за зростанням) або від найбільшого числа до найменшого (за спаданням). Одночасно можна задати сортування для кількох полів, для кожного поля — своє. У цьому випадку діятиме пріоритет. Спочатку сортування виконається за першим полем, потім за другим (з урахуванням сортування за першим полем), потім за третім і так далі. Сортування задається за допомогою кнопок "Ая" та "яА".

Умовне оформлення

На вкладці "Оформлення" можна вибрати варіант оформлення форми звіту (типовий, кольоровий або чорно-білий), виконати індивідуальні налаштування для полів (налаштувати шрифт, орієнтацію тексту, формат полів, ширину та висоту полів) з урахуванням заданих користувачем умов (відборів).

Дії з налаштуваннями

Зберегти налаштування

Користувач може зберегти налаштування звіту для подальшого використання. Для цього потрібно натиснути кнопку "Зберегти налаштування" у команді "Ще" форми звіту. У формі, що відкрилася, потрібно дати назву налаштуванню в полі "Ім'я настройки, що зберігається" і натиснути "Зберегти".

Вибрати налаштування

Для того, щоб скористатися збереженим варіантом налаштування, потрібно натиснути кнопку "Вибрати варіант налаштування" у команді "Ще" форми звіту.

Видалити збережене налаштування

Щоб видалити налаштування зі списку збережених налаштувань, потрібно натиснути на кнопку "Вибрати варіант налаштування" у команді "Ще" форми звіту, вибрати варіант та натиснути на клавішу Delete на клавіатурі.

Дії зі сформованим звітом

Результат можна зберегти на комп'ютері, роздрукувати. Дії можна виконати, натиснувши на кнопки на формі звіту:

Завдання до самостійної роботи

1. Звіт "ОСВ за рахунком 31" за рік. Виконати налаштування та зберегти варіант:
   • Показники: БО (дані бухгалтерського обліку).
   • Групування: Обороти — По місяцях. За субрахунками — Так. Поля: Організація, Банківські рахунки, Статті руху коштів.
   • Додаткові поля: Банківські рахунки. Номер рахунку, Банківські рахунки. Банк. Тип розміщення — В окремих колонках.
   • Умовне оформлення: поле Склади.Група <Без умов> Колір фону.
2. Звіт "Аналіз рахунку 70" за рік. Виконати налаштування та зберегти варіант:
   • Показники: тільки БО (дані бухгалтерського обліку).
   • Групування: Обороти — За період звіту. По субсчетам - Да. Поля: Статьи доходов.
   • Групування за кор. рахунками: 361 — лише контрагенти, 3771 — лише контрагенти. За субрахунками кор. рахунків — Так.
   • Сортування: БО Кт (оборот) — За спаданням.
   • Умовне оформлення: поле Кор. Субконто1 <Без умов> Мінімальна ширина (50).