Налаштування інтеграції Dilovod-Horoshop

Інтеграція інтернет-магазину Хорошоп із обліковою системою Діловод дозволяє автоматизувати завантаження замовлень, синхронізацію товарних залишків та актуалізацію цін інтернет-магазину.

Що дає інтеграція?

• Автоматичне імпортування замовлень: Нові замовлення з Хорошопа потрапляють у Діловод за розкладом, який створюється в інтерфейсі інтеграції.
• Синхронізація залишків та цін: Зміни в обліковій системі за розкладом передаються на сайт.
• Передача статусів замовлень: Зміна стану замовлення в Діловоді оновлює статус на Хорошопі. Статуси замовлень можна зв'язати зручним способом.
• Створення нових товарів: створення картки товару (назва, артикул, штрихкод) або зміна існуючого товару при відповідному налаштуванні.

Налаштування

Обмін даними між Хорошоп та Діловод налаштовується через API.

Крок 1. Підготовка даних у Діловод

Увійдіть у кабінет Діловод. Переконайтеся, що товари мають заповнені артикули — саме по них відбувається зв'язування товарів між системами. Перевірте, чи створено необхідний склад та прайс-лист, з якого будуть завантажуватися залишки та ціни. Перейдіть у розділ Підключення до API та згенеруйте ключ доступу. Автоматично створений користувач API повинен мати необхідні права для роботи інтеграції. Для цього потрібно створити підключення за шаблоном Інтеграція з Хорошоп в системі Діловод, де автоматично створюється користувач з необхідними правами доступу.

Крок 2. Підготовка сайту на Хорошоп

Для авторизації в інтеграції необхідно створити логін та пароль користувача, під яким буде працювати інтеграція, та скопіювати назву сайту.

Крок 3. Налаштування

1. Внесіть необхідні дані у полях вкладки Авторизація.
   • Після збереження в інтеграції є можливість перевірити підключення до систем відповідними кнопками.

2. Проведіть первинне завантаження даних у полях вкладки Налаштування.

   • Завантажте довідники за допомогою сервісної кнопки. У подальшому потрібно вручну перевірити довідники, пов'язати необхідні елементи між системами для правильної синхронізації даних.

   • Заповніть необхідні налаштування:	Налаштування	Призначення
     Папка номенклатури Dilovod	Призначена для синхронізації та правильної класифікації довідника товарів та послуг. Вказана папка буде основною папкою, з якої до інтеграції завантажуються товари. Якщо папка не вказана, з системи Діловод завантажуються всі товари довідника Товари та послуги.
     Папка клієнтів Dilovod	Призначена для визначення місця в довіднику контрагентів системи Діловод, куди за замовчуванням зберігатимуться всі нові покупці та звідки інтеграція завантажуватиме елементи. Існуючі клієнти при першому налаштуванні також завантажуються з цієї папки. Якщо існує необхідність обмежити завантаження клієнтів з Діловод — дане налаштування потрібно встановити до завантаження всіх довідників за замовчуванням.
     Організація Dilovod	Поле призначене для вибору конкретної юридичної особи чи ФОП для заповнення її при вивантаженні замовлення.
     Підрозділ Dilovod	Поле призначене для визначення конкретної структурної одиниці компанії, філії для створення замовлення в Діловоді.
     Менеджер Dilovod	Поле призначене для визначення співробітника, користувача системи Діловод для створення замовлення в Діловоді.

   • Поле "Автор замовлення в Dilovod" призначене для визначення системного користувача Діловод, від імені якого програма автоматично створює документи "Замовлення покупця".

   • У полі "Склад для вивантаження замовлень" вказується склад для створення замовлення в Діловоді. Дане налаштування не впливає на завантаження залишків.

   • Поле "Типи цін" відображає, яку саме ціну з Діловоду завантажувати на сайт (роздрібна, оптова тощо). При тарифі Хорошопа В2В типи цін для вивантаження налаштовуються окремо у довіднику Типи цін.

   • Поле "Номенклатура доставки" призначене для коректного відображення вартості доставки в документі "Замовлення покупця".

   • Поле "Номенклатура оплати" призначене для коректного відображення вартості комісії в документі "Замовлення покупця".

   • "Категорія магазину за замовчуванням" призначена для визначення розділу (категорії каталогу) на сайті Хорошоп, куди будуть автоматично завантажуватися нові товари.

   • Поле "Префікс" призначене для автоматичного додавання літерного або символьного позначення до номерів замовлень. Якщо налаштування не заповнене, номер замовлення в Діловод повторює номер замовлення Хорошопа. Рекомендуємо вказувати префікс для коректного розмежування замовлень та уникнення проблемної ситуації з унікальністю номера документа облікової системи.

   • Опція "Завантаження каналу продажів" необхідна для відкриття роботи з довідниками каналів продажів та для подальшої аналітики продажів в обліковій системі.

   • Опція "Завантажити ціни В2В" необхідна для вивантаження типів цін із системи Діловод на сайт Хорошоп для оптових покупців або В2В-партнерів. Після встановлення прапорця в довіднику Типи цін з'являється можливість завантажити Типи цін з Хорошопа та пов'язати їх з типами цін з Діловода для коректного завантаження різних типів цін на сайт. В Хорошоп завантажується лише та інформація про ціни товарів, типи цін, які мають зв’язок між системами.

   • Опція "Оновлювати товари після вивантаження" дає можливість при кожній наступній синхронізації Діловод перезаписувати зміни в картках товарів на Хорошопі (назва, артикул, штрихкод). За замовчуванням рекомендуємо не включати налаштування.

   • Опція "Використовувати одного контрагента для всіх замовлень" дає можливість у всіх замовленнях, які надходять із сайту Хорошоп, вказувати одного (знеособленого) покупця (наприклад, "Кінцевий споживач", "Клієнт")

3. Визначте налаштування вкладки Розклад синхронізації.
   • Вибір типів даних для розкладу дає можливість налаштувати окремий графік для оновлення різних напрямків обміну: замовлення, залишки та ціни. Розклад синхронізації можна встановити за допомогою рядка cron. Cron-вираз — це текстовий рядок з 6 часових полів, розділених пробілами [секунди ] [хвилини ] [години ] [день] [ місяць ] [рік ]. Наприклад: Кожні 30 хвилин, між 05:00 та 21:59,щодня,щомісяця /30 5-21 *

Розділ Довідники

Відповідає за базове налаштування зв'язків та відповідностей між двома системами. Можливе автоматичне завантаження всіх довідників у Налаштуваннях. Після автоматичного або ручного завантаження необхідно вручну перевірити коректність зв'язування елементів двох систем в довідниках інтеграції, при необхідності пов'язати елементи між собою.	Довідник	Призначення
Категорії товарів	Дозволяє налаштувати вивантаження асортименту за окремими категоріями товарів. Категорії завантажуються з Horoshop і використовуються для визначення категорії, до якої будуть додаватися нові товари на сайті (сторінка сайту).
Ставки ПДВ	Сервісний довідник для правильного завантаження налаштувань товарів. Дозволяє точно розмежувати, яка ставка застосовується до конкретних товарів або груп товарів при вивантаженні. Відповідає за коректне формування та відображення ціни в замовленні (з урахуванням чи без урахування податку).
Рахунки обліку	Сервісний довідник бухгалтерських рахунків обліку, призначений для коректного вивантаження бухгалтерських налаштувань у замовлення в Діловод.
Налаштування обліку	Сервісний довідник налаштувань товарів, призначений для коректного вивантаження бухгалтерських налаштувань у замовлення в Діловод.
Бренди	Довідник відповідає за синхронізацію та зіставлення інформації про виробників товарів (торгові марки) між двома системами, забезпечує коректну роботу товарних фільтрів.
Товари	Довідник номенклатури дозволяє автоматизувати/синхронізувати обмін даними про асортимент. Створення нових позицій, імпорт/експорт категорій, характеристик, артикулів (SKU) та штрих-кодів.
Типи цін	Довідник налаштування відповідності типів цін (наприклад, Роздрібна, Гурт) у Діловод до відповідних типів цін на Хорошоп.
Клієнти	Довідник контрагентів дозволяє синхронізувати клієнтів облікової системи та магазину. В довіднику зберігаються нові контрагенти з магазину та контрагенти з обраної в налаштуваннях папки. Якщо в обліковій системі є контрагент, але в іншій папці, інтеграція створить нового з даними з магазину.
Склади	Довідник дозволяє вказувати, з якого саме складу (або кількох складів) у системі Діловод брати залишки для відображення їх на сайті Хорошоп.
Статуси замовлень	Синхронізація етапів обробки замовлення (наприклад, В обробці, Нове, Доставлено) в Хорошоп із відповідними статусами/етапами замовлення покупця в Діловод.
Варіанти доставки	Довідник призначений для зіставлення способів доставки з сайту Хорошоп (Нова Пошта, Укрпошта, Самовивіз) із довідником послуг/способами доставки у системі Діловод.
Варіанти оплати	Довідник призначений для зіставлення типів оплати (Онлайн-оплата, Накладений платіж, Оплата на картку/IBAN) із методами оплати в Діловод.

Всі нові елементи довідників, створені у системі Діловод, автоматично завантажуються в інтеграцію завдяки налаштуванням вебхуків на стороні Діловод. Налаштування можна виконати у Діловоді на вкладці Веб-хук елемента довідника Підключення до API. Необхідні для заповнення налаштування потрібно скопіювати з інтеграції (Налаштування - Авторизація - Налаштування веб-хуків).

Нові елементи з сайту Хорошоп зберігаються тільки при завантаженні замовлення з сайту. В кожному довіднику є можливість ручного імпорту з доступних систем.

Розділ Документи

Відповідає за розміщення завантажених документів Замовлення з подальшою можливістю перевірки даних.

Документ

Призначення

Замовлення

Документ відображає інформацію, завантажену з сайту Хорошоп відповідно до зв'язків довідників інтеграції. Форма списку документа має у собі інформацію про наступне: номер замовлення (системний ІD із сайту Хорошоп); дата та час створення замовлення; поточний статус замовлення; контактні дані покупця (ПІБ або назва компанії/ФОП для B2B); склад замовлення (назва товарів,артикули, кількість, ціна); загальна сума замовлення; спосіб оплати; варіант доставки Також на формі списку є можливість фільтрації та ручного завантаження замовлень за вибраний період. Є можливість ручного синхронізування статусів замовлення.

Розділ Регістри

Відповідає за збереження даних для обміну за розкладом.

Регістр	Призначення
Ціни товарів	Регістр призначений для зберігання цін товарів у розрізі Товару та Типу ціни. В регістр завантажується вся інформація про ціни товарів з Діловоду. На формі списку є можливість фільтрації за артикулом або типом ціни. При ввімкненому прапорці в налаштуваннях "Завантажувати ціни В2В" в Хорошоп будуть завантажені всі ціни товарів, коди та типи цін, яких пов'язані у довіднику Типи цін.
Залишки	Регістр призначений для зберігання залишків товарів у розрізі складів. На формі списку є можливість фільтрації за артикулом або складом. В регістр завантажується вся інформація по залишкам товарів з Діловоду. В Хорошоп завантажуються залишки по тих складах, які відмічені до вивантаження у довіднику Склади.