Опис системи BAS Документообіг для України. Коротко про головне

Конфігурація "BAS Документообіг КОРП для України" — це сучасна багатофункціональна система електронного документообігу, скорочено СЕД, яка призначена для автоматизації документообігу та бізнес-процесів на підприємстві.

BAS Документообіг КОРП дає можливість:

• мати єдине середовище для зберігання всієї документації підприємства,
• чітко структурувати вхідні, вихідні та внутрішні документи,
• за допомогою механізму розмежування прав забезпечити конфіденційність документів та файлів,
• забезпечити збереження та створити електронний реєстр договорів та інших важливих документів;
• регламентувати бізнес-процеси та контролювати етапи їх виконання,
• підвищити ефективність взаємодії співробітників на підприємстві.

Конфігурація "BAS Документообіг КОРП для України" має чотири основні підсистеми:

1. Документообіг підприємства;
2. Сховище інформації, файлів;
3. Управління бізнес-процесами;
4. Організація спільної роботи та управління проєктами.

Організація електронного документообігу на підприємстві передбачає:

• ведення вхідної та вихідної кореспонденції (вхідні та вихідні документи) з контрагентами, з можливістю надсилати листи з документообігу або завантажувати листи з електронної пошти до документообігу;
• автоматизація та оптимізація внутрішнього документообігу: структурування за папками та видами внутрішніх документів;
• для виду внутрішнього документа можна налаштувати шаблон автоматичного заповнення реквізитів, а також виконати інші додаткові налаштування (наприклад, чи вказати цей документ договором або комплектом документів, чи враховувати суму, чи враховувати термін дії та інші);
• контроль передачі та повернення будь-якого типу документів - термін передачі та термін повернення оригіналів або копій, зовнішнім контрагентам або всередині підприємства, кількість примірників;
• забезпечення конфіденційності — розмежування прав на папки або види документів.

Організація роботи з файлами та їх зберігання передбачає:

• структурування списку файлів за папками;
• файли можна завантажувати з диска, створювати за шаблоном, створювати скануванням;
• для кожного шаблону файлу можна налаштувати автозаповнення: тобто під час створення нового файлу шаблону
• програма автоматично заповнить його реквізитами документа, до якого він прикріплюватиметься;
• файли можна відкривати в режимі відтворення або в режимі редагування; у режимі редагування файл блокується на редагування іншими користувачами, після закінчення редагування зберігається нова версія, що дозволяє бачити історію версій змін;
• файли можна зберігати або безпосередньо в програмі, або в окремому місці (томах на диску), що дозволить не завантажувати пам'ять програми;
• забезпечення конфіденційності файлів — розмежування прав на папки.

Управління бізнес-процесами передбачає:

• на підставі всіх типів документів, файлів запускати бізнес-процес (виконання, розгляд, ознайомлення, узгодження, затвердження) із зазначенням конкретного виконавця або групи виконавців, встановити термін виконання;
• для регулярних бізнес-процесів можна налаштувати шаблони, в яких можна задати значення за замовчуванням (наприклад, вказати список виконавців, завдання, терміни виконання);
• можна налаштувати автоматичне повторення процесів із певною періодичністю. Наприклад, проведення щомісячних зборів, здавання звітності, проведення інвентаризації, закупівля канцтоварів;
• використання комплексних процесів — об'єднує кілька однакових чи різних процесів, які запускаються у заданому порядку (по черзі, одночасно чи власний варіант) та у заданих умовах (наприклад, процес Виконання буде запущено лише після процесу Узгодження з результатом "Узгоджено", інакше потрібно внести коригування та надіслати на повторне узгодження); кожному процесу призначаються виконавець і термін виконання.

Організація спільної роботи включає:

• виконання поставлених завдань від інших співробітників;
• контроль за виконанням власних завдань іншими співробітниками, перевірка їх виконання;
• облік витраченого часу виконання поставлених завдань, можливість проводити аналіз трудовитрат за допомогою звітів;
• делегування повноважень на певний строк чи на постійній основі;
• організацію важливих заходів (нарад, зборів, зустрічей та іншого), оформлення протоколів рішень, на підставі протоколів є можливість запустити бізнес-процес;
• використання форуму — на форумі зберігаються всі теми, які обговорюються на підприємстві; на форумі можна проводити голосування, поділитися ідеями, дізнатися про думку колег з різних питань та інше.
• управління проєктами – підтримуються всі етапи проведення проєктів:
• створення картки проєкту (із зазначенням замовника, керівника проєкту, проєктної команди, планові трудовитрати та строки),
• Складання плану проєкту (проєктних завдань),
• виконання проєктних завдань через процеси із зазначенням фактичних трудовитрат, контроль виконання проєктних завдань,
• завершення проєкту.

В даному описі наведено, на наш погляд, функціонал, який максимально розкриває переваги конфігурації "BAS Документообіг КОРП для України". Ця програма стане надійним помічником в організації порядку та прозорості документообігу, а також зручною спільною роботою на підприємстві.

Фахівці компанії "Розумний кубик" мають практичний досвід впровадження та налаштування документообігу (/projects/ntru), у тому числі безшовної інтеграції системи документообігу з системами обліку на платформі 1С:Підприємство.